يوفر نظام المعلومات المحاسبية معلومات مالية دقيقة وفي الوقت المناسب لأغراض الإدارة الداخلية. في حين أن هذه الأنظمة يمكن أن تتضمن أدلة و دفاتر ورقية ، فإن معظم الأنظمة في بيئة الأعمال اليوم تعتمد على برامج أو تطبيقات برمجيات محاسبية. توفر هذه الأنظمة تقارير مالية أو تشغيلية لأصحاب الأعمال لاتخاذ القرارات. يمكن لنظام المعلومات المحاسبية أيضًا دمج الأهداف على مستوى الشركة والوفاء بها وتحقيقها.
جمع المعلومات المركزي
نظم المعلومات المحاسبية تجمع المعلومات لأغراض مختلفة في الأعمال التجارية. غالبًا ما تستخدم المؤسسات الكبيرة هذا النظام لجمع وتنظيم المعلومات المالية وغيرها من أقسام أو أقسام عمل متعددة. يمكن أن يفيد النظام المحاسبي أيضًا المؤسسات التي لديها عدة مواقع وطنية أو دولية. يسمح هذا النظام بالانتقال الإلكتروني للمعلومات من مصادر عديدة إلى موقع مركزي حيث يجمع المحاسبون هذه البيانات ويعالجونها. يمكن لبعض الأنظمة أيضًا جمع المعلومات بتنسيق في الوقت الفعلي.
الضوابط والتوازنات
يستخدم مديرو الحسابات والمشرفون نظام معلومات محاسبية لفصل المهام وضمان وجود ضوابط لوظائف المحاسبة المختلفة. الحسابات الدائنة ، والحسابات المستحقة القبض ، والمرتبات ، والبيانات المالية للإدارات ، والأصول الثابتة ، وشراء كل عمل بموجب وحدات منفصلة في نظام محاسبة متقدم ، ومطالبة بعمليات وإجراءات تداول فردية. تقوم كل وحدة من هذه الوحدات الفردية بتغذية البيانات الملخصة في دفتر الأستاذ العام ، ولكنها تسمح بإجراء فحوصات وأرصدة النظام على طول الطريق. يمكن إنشاء التقارير من الوحدات الفردية لضمان دقة البيانات قبل أن يتم نقلها إلى دفتر الأستاذ العام للشركة.
تحسين تدفق العمل
غالباً ما يحصل تحسين تدفق العمل في الإدارات الفردية على دفعة من خلال تنفيذ نظام معلومات محاسبية. يجب أن تفهم الأقسام خارج نطاق المحاسبة كيفية معالجة المعلومات المهمة من خلال نظام المعلومات المالية الداخلية للشركة لأسباب متعددة. يجب أن تجد الوثائق المصدر - مثل الفواتير وأوامر الشراء وتقارير نفقات الموظفين والبطاقات الزمنية لإدخال كشوف المرتبات والفواتير ونماذج حيازة الأصول - طريقها من المنشئ إلى قسم المحاسبة.
اعتمادا على البرنامج ، يتطلب نظام المحاسبة مجموعة متنوعة من المعلومات لأجزاء مختلفة من العملية يمكن إدخالها يدويا في النظام. هذا غالبا ما يحدد تدفق العمل من الإدارات الأخرى فيما يتعلق بمعالجة البيانات المالية. إن الإجراءات والعمليات التي تحدد بوضوح المعلومات المطلوبة ، والخطوات اللازمة لمعالجة تلك المعلومات وعملية الموافقة ، تساعد في تقليل العمل الزائد وتضمن أن يكون لدى إدارة الحسابات الموافقات اللازمة لمعالجة البيانات المالية.
