جرد في الوقت المناسب ، أو JIT ، هو عملية مصممة لخفض الاستثمار في الأعمال التجارية في المخزون ، وبالتالي تحرير الأموال للاستثمار في أجزاء أخرى من الشركة ، مثل العمل أو البنية التحتية. وتحمل الشركات كميات مخفضة من المواد الخام ، معتمدة على نظام محاسبة متطور يتنبأ باحتياجات المخزون المستقبلية وتطلبها قبل الحاجة إليها. التسليمات أصغر ولكن أكثر تكرارا ، مما يخلق مخزونًا صغيرًا دوارًا من الإمدادات الطازجة. الهدف من هذا النظام هو توصيل المكونات إلى المنشأة قبل وقت قصير من الحاجة إليها بدلاً من الاحتفاظ بمخزون كبير من الأجزاء أو المكونات المتوفرة. ومع وجود أقل من الأموال المرتبطة بالمواد الموجودة في مرافق التخزين ، فإن الشركات تتمتع بحرية التغيير أو التوسع بسهولة أكبر.
هناك عدد من مزايا وعيوب أنظمة المخزون في الوقت المناسب. على الجانب الإيجابي ، رأس المال العامل غير مقيد ، فهناك فرصة أقل في أن يصبح المخزون عفا عليه الزمن في التخزين ، كما أنه من الأسهل تغيير أوامر الإنتاج نظرًا لأنه لا يوجد سوى القليل من المنتجات التي يمكن الحصول عليها. ليس كل شيء إيجابي ، ومع ذلك. حتى مع وجود وفورات كبيرة في جميع المجالات ، يمكن أن تكون هناك مساوئ كافية من JIT لجعل أي صاحب عمل يلقي نظرة جادة على هذه العملية.
مساوئ الجرد في الوقت المناسب
في أنظمة المخزون في الوقت المناسب ، تطلب الشركات الحد الأدنى للمخزون حتى تصل إلى تاريخ التسليم التالي. إن أي مطعم يستخدم هذا النظام في جدول التسليم كل شهرين سيطلب فقط كمية كافية من الطعام لتدوم في المتوسط أربعة أيام من العمل. وتستند معظم هذه الأنظمة إلى أرقام مقارنة من العام السابق ، وهي تفترض أن النشاط التجاري سيظل ثابتًا نسبيًا من سنة إلى أخرى. إذا خرج المنافس الرئيسي للمطعم من العمل فجأة ، يمكنه أن يرى ارتفاعًا مفاجئًا في الإيرادات لم يتم التخطيط له مقدمًا. نتيجة لذلك ، قد لا يكون هناك ما يكفي من الطعام على الرفوف طوال الأسبوع. قد يكون العثور على مصادر بديلة للإمدادات الغذائية الطارئة مستحيلاً ، أو في أحسن الأحوال ، مكلفًا للغاية.
من ناحية أخرى ، قد يؤدي الانخفاض المفاجئ وغير المتوقع في الأعمال إلى وجود مكونات زائدة على الرفوف ، وربما تلفها قبل استخدامها. من خلال نظام آلي ، يمكن أن يكون هناك دورتان أو ثلاث دورات جرد قبل أن يتمكن مالك الشركة من ضبط كمية المنتج القادمة. وهذا أيضًا يضع مشكلة للسنة القادمة ، حيث أن النظام سوف يتوقع انخفاضًا في النشاط التجاري مرة أخرى وسوف من المحتمل عدم طلب مكونات كافية لهذا الأسبوع.
صعوبة في العمل الإضافي المفاجئ
واحدة من أكبر عيوب العمل في الوقت المناسب هو الافتقار إلى المرونة عندما يتعلق الأمر بحسن الحظ. في معظم الأعمال التجارية ، يكون أحد العملاء القادمين ويريدون طلب كمية هائلة من المنتجات أمرًا جيدًا. بالنسبة لشركة T-shirt مع حساب مدرسي جديد ، يمكن أن يعني ذلك جعل العميل الجديد ينتظر لمدة أطول مما يريد فقط للحصول على طلب كامل. لا تستطيع الشركات الصغيرة تحمّل انخفاض مكاسب الرياح ، ولكن قد يكون من المستحيل العثور على مواد خام كافية في غضون مهلة قصيرة لرعاية هؤلاء العملاء الجدد المربحين.
يمكن حل هذا بإحدى طريقتين. في الحالة الأولى ، يمكن للعملاء الجدد الحصول على الطلب المرغوب ، ولكن عليهم الانتظار لفترة أطول للحصول عليه بسبب نقص المخزون. اعتمادا على نوع معين من القمصان التي يريدونها ، يمكن أن يستغرق الأمر أسابيع للحصول على إمدادات كافية لإرضاء العملاء الجدد. من ناحية أخرى ، إذا تمكن مالك متجر T-shirt من العثور على عرض جاهز من القمصان الأساسية التي من شأنها إرضاء العميل ، فمن المحتمل أن تكلف أكثر من المال الذي سيتقاضاه المورد العادي للمتجر. يمكن للعميل المفاجئ في نهاية المطاف أن يكلف أموالا الشركة بتخفيض هامش الربح إلى لا شيء.
المزيد من التخطيط والتدريب مطلوب
تقوم العديد من الشركات الصغيرة بإجراء عمليات الجرد والمواد المطلوبة يدويًا باستخدام الورق وقلم الرصاص ، على الأقل في البداية. حتى تلك الكبيرة بما يكفي لتحتاج أو تريد برنامج جرد كمبيوتر تفعل ذلك مع تطبيقات بسيطة. في معظم الحالات ، يكفي أن تأخذ المخزون بضع مرات في الشهر ، فقط لتتبع ما ستحتاج إليه. في هذه الحالات ، يكون المخزون عملية بسيطة ويمكن تعليمه بسهولة لأي موظف في فترة زمنية قصيرة.
مع نظام جرد JIT ، فإن عملية المخزون بالكامل أكثر تعقيدًا. يجب تدريب الموظفين على أخذ قائمة مفصلة للغاية على أساس متكرر للغاية. الدقة أمر بالغ الأهمية لأن نظام الترتيب بأكمله للشركة يستند إلى هذه الأرقام. سوف يحتاج الموظفون إلى تعلم كيفية استخدام أنظمة الكمبيوتر المفصلة ، والتي قد تكون صعبة بالنسبة لأولئك الذين ليسوا على دراية بأجهزة الكمبيوتر المثبتة في المكتب. من أجل تدريب الموظفين الذين يمكنهم التعامل مع واجبات الجرد هذه والحفاظ عليها ، قد تضطر إلى زيادة تكاليف العمالة. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى العثور على موردين على استعداد للعمل معك من خلال تسليم الإمدادات عدة مرات كل أسبوع دون إضافة رسوم تسليم باهظة لكل طلب. كما أنه من الممارسات الذكية إنشاء علاقات مع موردين أقل لمستلزمات الطوارئ في حالة حدوث انقطاع في عملية المخزون / التسليم.
سلسلة التوريد الضيقة تعني التحكم الأقل
يفتخر معظم أصحاب الأعمال الصغيرة بقدرتهم على التدوير وتغيير الأمور بسرعة عندما تدعو القوى الاقتصادية من حولهم إلى ذلك. مع أنظمة المخزون في الوقت المناسب ، يكون الأمر أكثر صعوبة للقيام بذلك. سيعرف مخبز الحي عمومًا متى ستتم الاحتفالات المحلية وسيطلب ذلك وفقًا لذلك. ولكن إذا اكتشف الخباز أن مخططا جديدا للزفاف يبحث عن إمدادات طارئة من الكعك الفاخر ، فليس أمامها فرصة كبيرة للتقدم والوصول إلى الوظيفة.
حتى إذا تمكنت من الحصول على طلب الكب كيك ، إذا كان مزوّد الخباز بزخارف كعكة الفضة غير متوفر ، فلديها خيارات أقل لتقديم العميل الجديد المحتمل. أي نوع من التعطيل في سلسلة التوريد في أي مكان في النظام سيؤثر في النهاية على الحد الأدنى للنشاط التجاري الصغير الذي يستخدم هذا النظام. مع وجود عدد أقل من الخيارات لتزويد العملاء وفرص أقل لتغيير خطط العمل في غضون مهلة قصيرة ، يمكن أن يؤدي المخزون في الوقت المناسب إلى تقليص الفرص التي قد تؤدي إلى نمو أعمال صغيرة.
مشاكل مع الكوارث الطبيعية
فالأعاصير والأعاصير والفيضانات والكوارث الطبيعية الأخرى يمكن أن يكون لها تأثير كبير على أي عمل تجاري ، مثلما يمكن أن يكون للاضطرابات المدنية أو أعمال الشرطة. الفرق مع أنظمة المخزون في الوقت المناسب هو أن التأثير يمكن أن يكون أكثر قسوة. الخطر ليس فقط ما يحدث عندما تنشأ حالات الطوارئ بالقرب من العمل ، ولكن أيضا عندما تحدث في مناطق أخرى حيث يحدث المورد التجاري.
سيحتفظ المقهى المحلي الذي يستخدم طلب JIT بصفة عامة بما يكفي من الفول في متناول اليد لمدة ثلاثة أو أربعة أيام من متوسط المبيعات. قد يقومون بتخزين يوم إضافي من الإمدادات ولكن ليس أكثر من ذلك. إذا كان محمصًا ، يقع في الدولة التالية ، مصابًا بإعصار أو حريق ، فلن يكون لدى صاحب المقهى سوى القليل من الوقت للتزاحم والعثور على مورد حبوب تجارية جديدة. إذا تم استخدام زبائنه لمزيج معين من الخلطات الخاصة ، فقد لا يتمكن من إبقاء أبوابه مفتوحة لأكثر من بضعة أيام قبل نفاد المخزون.
الحاجة إلى استثمارات أعلى في تكنولوجيا المعلومات
إن أنظمة الجرد في الوقت المناسب معقدة للغاية بحيث يستحيل استخدامها عمليًا بدون كمبيوتر وبرامج مخصصة. ستحتاج الشركات إلى تعقب المخزون ، وإنشاء الأوامر ، والتنبؤ بالمبيعات ، ومجموعة من البرامج الأخرى لجعل هذا النظام يعمل بشكل صحيح. وهذا يعني استثمارًا كبيرًا في كل من الأجهزة والبرامج بالإضافة إلى وقت التدريب للإدارة والموظفين. ستكون هناك تكاليف إضافية للعمالة ، واجبات إشرافية إضافية والمزيد من الوقت اللازم لإدخال البيانات.
وبمجرد تركيب جميع هذه الأنظمة وتدريب الأشخاص ، تعتمد الشركة بأكملها الآن على نظام الكمبيوتر للعمل بشكل لا تشوبه شائبة. في معظم الحالات ، يفعلون ، ولكن تنشأ مشاكل. هذا هو السبب في وجود أقسام تكنولوجيا المعلومات. يجب أن يكون لأي عمل يمتلك نظام JIT علاقة مع أحد متخصصي تكنولوجيا المعلومات المطلعين على الأجهزة التي قام بتثبيتها ، بالإضافة إلى الإلمام بالمحترفين العاملين في شركة JIT. لا يمكن لأي شركة تحمل نظام المخزون الخاص بها في وضع عدم الاتصال لعدة أيام ، سواء كان ذلك بسبب وجود خلل في البرنامج أو خلل في الكمبيوتر. قد يكون إصلاح الطوارئ مكلفًا وربما لا يكون متاحًا في الليالي أو العطلات. ينشئ أصحاب الأنشطة التجارية الذكية خطة احتياطية لحالات الطوارئ ، ولكنهم يوقفون مؤقتًا في أفضل الأحوال.
الاعتماد الضروري على مورد واحد
يتطلب إنشاء نظام JIT إنشاء علاقات مع الموردين الرئيسيين الذين سيوفرون المواد الخام الأسبوعية احتياجات العمل. في حين أن هذه العلاقات التجارية يمكن أن تكون مفيدة لأية شركة ، هناك سلبيات لهذا الترتيب أيضا.
يمتلك صاحب مطعم البيتزا الذي يعتمد على إحدى شركات توريد المطاعم ميزة معرفة المبلغ الذي ستدفعه مقابل الببروني والدقيق كل أسبوع ، مما يسهل السيطرة على تكاليف الطعام. من ناحية أخرى ، كانت محدودة في قدرتها على النظر حول منافسي مورديها لمعرفة الأسعار التي تقدمها لنفس المنتجات. إذا كان أحد الموردين في جميع أنحاء المدينة يقدم ببيروني لنصف السعر في ذلك الأسبوع ، فلا يمكنها ببساطة وضع أمر واحد قبل العودة إلى موردها الثابت. يمكنها تغيير الموردين ، ولكن لا توجد طريقة للتسوّق ببساطة للعثور على أفضل الأسعار كل أسبوع.
تحدث نفس المشكلة إذا قرر المورد رفع الأسعار. صاحب متجر البيتزا عالق في دفع أسعار أعلى حتى تتمكن من العثور على مورد مماثل يقدم أسعارًا أفضل ومن يرغب في العمل معها وفقًا لجدول طلبها. وفي كلتا الحالتين ، يخفض مخزون JIT بشدة قدرة صاحب العمل على العثور على أفضل تكلفة للمواد الخام في الوقت المناسب.
مشاكل مع رضا العملاء
عندما تعمل أنظمة المخزون في الوقت المناسب ، فإنها تعمل بشكل جيد. ومع ذلك ، عندما تتعطل هذه الأنظمة ، يمكن للشركات أن تعاني على جبهات متعددة. نقص المخزون يعني فقدان العمل ، ولكن هذا هو التأثير المباشر فقط. العملاء غير الراضين الذين لا يستطيعون الحصول على ما يريدون أو الذين يجب عليهم الانتظار لفترة أطول من المعتاد لإتمام طلباتهم يمثلون مشكلة حقيقية في بيئة الأعمال اليوم.
يتمتع الإنترنت بتأثير كبير على كل الأعمال الصغيرة تقريبًا ، ويمتلك العملاء غير السعداء قدرًا أكبر من القوة لإلحاق الضرر بالأنشطة التجارية أكثر من أي وقت مضى. تتيح لك مراجعة المواقع مثل Yelp و Facebook و Twitter ومواقع الشبكات الاجتماعية الأخرى صوتًا لم يسبق له مثيل من قبل. مراجعة سيئة واحدة ، إذا كانت مكتوبة بطريقة مسلية أو صادمة ، يمكن أن تكون كافية لإيذاء أي أعمال صغيرة اليوم. تعتبر مراجعات النشاط الفيروسي هي مادة أسطورة الإنترنت ، وقد تكرر بعضها لسنوات. في عصر يتمتع فيه كل عميل بالقدرة على إغلاق الأعمال التجارية إذا كان دافعًا بما فيه الكفاية ، فإن مالكي الشركات يذهبون إلى أبعد الحدود لإبقائهم سعداء. يمكن أن يكون الاحتفاظ بمخزون كافٍ من المخزون للحفاظ على رضا العملاء جزءًا كبيرًا من هذه الإستراتيجية.
