خطابات النوايا هي وثائق رسمية تكون جزءًا من الاقتراح والعقد القانوني. يضعون التفاصيل الرئيسية لصفقة تجارية أو اقتراح بحث بقصد جعل جميع الأطراف المعنية واضحة حول النقاط الرئيسية المعنية. بسبب طبيعتها ، هذه الرسائل لها هيكل معين ؛ لذلك من المهم معرفة كيفية تنسيق خطاب النوايا.
افتح ملفًا جديدًا في برنامج معالجة الكلمات. أدخل اسمك وعنوانك في أول ثلاثة إلى أربعة أسطر من المستند. اترك سطرًا فارغًا وأدخل اسم وعنوان مستلم الرسالة. اترك سطرًا فارغًا آخر وأدخل التاريخ. أضف سطرين فارغين إضافيين. ابدأ الخطاب الصحيح عن طريق مخاطبته للمتلقي بالاسم ؛ مثل "عزيزي السيد جونز".
ابدأ الفقرة الأولى من خلال توضيح سبب كتابتك. إذا كان هذا خطاب عمل ، أذكر التعاملات السابقة مع الشركة التي أدت بك إلى الاتفاقيات الأولية التي أبرمتها حتى الآن. إذا كان هذا خطاب نية للكلية أو الجامعة ، فشرح باختصار خلفيتك وأوراق اعتمادك. مثل المؤهلات والخبرات ذات الصلة.
بدء فقرة جديدة. حدد اقتراحك ، بما في ذلك التفاصيل ذات الصلة بجميع الجوانب المتفق عليها للمشروع. قد يستغرق ذلك فقرتين أو أكثر ، اعتمادًا على مدى تعقيد المشروع. بالنسبة إلى الأنشطة التجارية ، تأكد من وضع لغة بسيطة في كل جانب من جوانب المشروع ؛ من التسعير إلى تواريخ التسليم أو التسليم المتوقعة. للمقترحات البحثية ، اشرح الغرض من البحث وكيف سيتم تحقيقه.
إضافة فقرة أخيرة. في خطاب النوايا التجارية ، هذه الفقرة هي لتحديد أي شروط متخصصة المستخدمة في الخطوط العريضة للمشروع وتفاصيل أي معلومات إضافية ذات صلة ، مثل تحديد موعد نهائي للاتفاق على الشروط النهائية. بالنسبة إلى الرسائل البحثية ، أضف أي معلومات إضافية ذات صلة إلى الاقتراح ، مثل اسم أي معلم أو مرشد قمت بترتيبه بالفعل.
اكتب خط إقفال نهائي يطلب الرد على خطاب النوايا الخاص بك. أضف توقيعًا خارج الخط ، مثل "تفضل بقبول فائق الاحترام". اترك ثلاثة إلى أربعة أسطر فارغة يمكنك من خلالها تسجيل اسمك عند طباعة الرسالة. اكتب اسمك ومؤهلاتك (إذا لزم الأمر). إذا قمت بكتابة خطاب نوايا للعمل ، أضف موقعك في الشركة تحت اسمك. احفظ نسخة من الرسالة في سجلاتك.
نصائح
-
ولأن المستفيدين من خطابات النوايا هذه من المحتمل أن يتلقوا العديد من هذه الرسائل بالإضافة إلى وجود أعمال أخرى للتعامل معهم ، فمن الضروري أن تكونوا موجودين. يجب عليك تضمين فقط تلك التفاصيل ذات الصلة بالمشروع ، وحتى ذلك الحين ، لا تشمل سوى تلك التفاصيل التي تم الاتفاق عليها بالفعل. كل شيء آخر يمكن أن تنتظر مناقشات المتابعة.
تحذير
توجد خطابات النوايا ضمن المجال القانوني الضبابي بين العروض والعقود الفعلية. لأنها بيان للمكان الذي وصلت إليه المفاوضات بدلاً من وثيقة تفصِّل اتفاقية ملزمة ، سواء كانت أي شروط في العقد ملزمة في نهاية المطاف لأي من الطرفين ، ستكون مسألة تخص المحاكم إذا ما عانت الصفقة لاحقاً. دائما استشارة محام قبل التصرف اعتمادا على شروط خطاب النوايا.
