خلال فترة شهر عمل الشركة ، يقوم المحاسبون بالعديد من الإدخالات في نظام المحاسبة. بعض هذه الإدخالات تحدث كإدخالات لدفتر الأستاذ تسمى "إدخالات دفتر اليومية" ، يتم إجراؤها مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام. بعض هذه الإدخالات ، عند إدخالها في شهر واحد ، يجب أن تنعكس في الشهر التالي لإزالة الحساب. أحد المجالات التي ينطبق عليها هذا هو المستحقات الشهرية.
عكس المداخل
يشتمل الإدخال الذي يتطلب عكسًا على المبالغ التي تم إدخالها في النظام المحاسبي لتخصيص النفقات التي تمتد لفترتين محاسبيتين. على سبيل المثال ، إذا كانت فاتورة لدفع قرض بفائدة فقط مستحقة كل شهر في يوم 15 ، فإن نصف الإدخال فقط ينطبق على الشهر الحالي ، بينما ينطبق النصف الآخر من الإدخال على الشهر التالي. لاستيعاب هذه الصفقة ، يقوم المحاسب بتغطية نصف المبلغ في الشهر الحالي وإجراء إدخال تعديل للنصف الثاني من المبلغ. في بداية الشهر التالي ، سيحتاج المحاسب إلى عكس إدخال الضبط لمسح الحساب. ميزة الاستفادة من إدخالات العكس هي أنه يسمح للمحاسب لتعكس النفقات في الفترة التي تحدث فيها.
مستحقات
ينشئ المحاسبون إدخالات لعناصر المصروفات التي لم يتم استلامها. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أصدرت فاتورة عميل بمبلغ 500 دولار أمريكي ، ولكن يلزم دفع مبلغ 100 دولار أمريكي لأحد الموردين لإكمال العمل في هذه الفاتورة ، ولم تستلم فاتورة البائع ، فستحتاج إلى الحصول عليها. والغرض من ذلك هو التأكد من أن النفقات المحققة يتم تسجيلها أيضًا. بالنسبة للشهر الذي دفعت فيه العميل مبلغ 500 دولار ، ستتراكم على حسابك نفقات قدرها 100 دولار للمورّد ، الأمر الذي يتطلب إدخال عكسي في الشهر التالي. ومع ذلك ، عندما تتراكم وتعكس الإدخالات ، لا يمكنك أن تنسى جعل إدخال العكسي أو حساب المصاريف الخاص بك مبالغًا فيه. من عيوب استخدام الإدخالات العكسية هي إمكانية نسيان إنشائها.
العمل المزدوج
يتطلب جعل إدخالات الانعكاس نظامًا لتتبعها لضمان اكتمالها بنجاح. بدون تتبع إبطال الإدخالات في جدول البيانات ، لن تعرف ما تريد عكسه في الفترة التالية. تتطلب الأنظمة المحاسبية التي تتطلب منك إدخال إدخالات العكس يدوياً أن يقوم المحاسب بعمل مضاعف. بالنسبة لكل إدخال يتم إجراؤه يتطلب عكسًا في الفترة التالية ، يجب على المحاسب إدخال مدخلين ، واحد في كل فترة. يمكن أن تكون هذه مهمة مرهقة وتتطلب تتبع أي أخطاء ، لأن المبالغ التي تم إدخالها في فترة واحدة وعكسها في المرة التالية يجب أن تكون هي نفسها عند الصفر.
حسابات مبالغ فيها أو مبالغ فيها
يتمثل العائق الآخر لاستخدام إدخالات العكسي في أن الأخطاء قد تؤدي إلى المبالغة في تقدير أو تقصير الحساب. في حين أن الاستحقاقات تسمح للمحاسب بتتبع الدخل أو المصروفات المتكبدة ولكن غير المستلمة ، فإن نسيان عكس الإدخال قد ينتهي بكمية مبالغ فيها أو مبالغ فيها في الحساب ، لأن إدخال العكسي سيكون غائباً.
المزيد من المدخلات ، المزيد من الأخطاء
يؤدي استخدام الإدخالات العكسية إلى مضاعفة عمل المحاسب ، وتزداد فرصة حدوث أخطاء عند زيادة العمل اليدوي. قد يكون النظام الذي يوفر إمكانية الإلغاء التلقائي للإدخالات المتراكمة هو الأكثر فعالية ، لأنه يجب إجراء الإدخال الأصلي مرة واحدة فقط. على الرغم من أن المحاسب سيظل يراجع مدخلات العكس ، إلا أنها لن تضطر إلى مضاعفة عملها.
