يجب أن تحتفظ الشركات بسجلات دقيقة للمشتريات والنفقات والأموال المستحقة والعوامل المحاسبية الأخرى. تقليديا ، تتبع الشركات سجلات المحاسبة يدويا ، والتي يمكن أن تكون مستهلكة للوقت ومكلفة لإكمالها. مع تحول الشركات بشكل متزايد إلى أنظمة المحاسبة المحوسبة ، قد تبدأ في التساؤل عما إذا كان هذا هو القرار المالي المناسب لمؤسستك. تعرف على إيجابيات وسلبيات المحاسبة المحوسبة لتحديد ما إذا كان يمكن أن يساعد عملك على النمو.
صحة
تعمل المحاسبة المحوسبة على تقليل هامش الخطأ البشري ، مما يؤدي إلى أخطاء أقل ودقة أكبر في تتبع الأمور المالية لنشاطك التجاري. نظرًا لأن أجهزة الكمبيوتر تؤدي وظائف المحاسبة الأساسية ، فهناك فرصة أقل أن تؤدي الأخطاء البشرية البسيطة إلى مشكلات محاسبية خطيرة. الدقة هي واحدة من الايجابيات الرئيسية للمحاسبة المحوسبة ، حيث أن الشركات يجب أن تعتمد على الحسابات الصحيحة لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.
التمكن من
زيادة الوصول هو المحترف الآخر المتعلق بالمحاسبة المحوسبة.وجود سجلات دقيقة يمكن تتبعها يزيد من المصداقية مع المستثمرين الخارجيين والشركاء التجاريين ؛ يمكن للشركات مشاركة السجلات المختارة بأمان مع الأطراف ذات الصلة بشكل آمن وفعال عن طريق مشاركة رابط أو رمز مرور أو ملف إلكتروني. يمكن مشاركة البيانات من العديد من أقسام الشركة بسهولة لمزيد من الشفافية والحصول على مزيد من المعلومات أثناء اتخاذ القرار. يمكن لأكثر من شخص واحد عرض السجلات المحاسبية المحوسبة والتعامل معها دون المخاطرة المرتبطة بعمل نسخ متعددة من المستندات المالية الحساسة.
المسائلة
آخر للمحترفين المحاسبة المحوسبة هو زيادة المساءلة. عندما يتم حفظ ملفات المحاسبة وإجراء نسخ إحتياطي إلكترونيًا إلى محرك أقراص ثابتة خارجي أو نظام كمبيوتر خارج الموقع ، يكون هناك خطر أقل في تدمير السجلات أو فقدها في حالة حدوث حريق أو تلف في الفيضان أو جنون التنظيف. يمكن أن توفر لك سجلات العمل الدقيقة والمحفوظة جيدًا الوقت والمال أثناء عمليات التدقيق ، نظرًا لأن المعلومات يجب أن تكون متاحة بسهولة.
حدود
المحاسبة المحوسبة لها حدودها. أحد المحاولات المتعلقة بالمحاسبة المحوسبة هو أنه في حين أن البرامج قد تكون مجهزة لإجراء تقييمات متطورة للسجلات المالية ، فإنك ستظل بحاجة إلى شخص يتمتع بشغف في مجال الأعمال ويفهم البرنامج وقدراته بما فيه الكفاية لتصريح التقارير. تظل الدقة مشكلة عندما يجب على البشر إدخال البيانات في الحقول المطلوبة. يمكن أن تؤدي الفواصل أو النقاط العشرية في غير موضعها إلى أخطاء محاسبية خطيرة بالرغم من وجود آليات برمجية مصممة للقبض على الأخطاء.
مال
ومن بين المحاولات الأخرى المرتبطة بالمحاسبة المحوسبة ، تكلفة شراء أجهزة كمبيوتر وبرامج محاسبة كافية. يمكن بسهولة فقدان الأموال التي يتم توفيرها من دفع أجور الموظفين لساعات طويلة لتسجيل معلومات الحسابات يدويًا مقارنةً مع التكلفة العالية للمحاسبين المدربين تدريباً عالياً والمعروفين بالبرمجيات. تخرج شركات البرامج بانتظام مع أنظمة محاسبية جديدة ومحدثة يمكن أن تكون باهظة الثمن ولكنها تعتبر ضرورية بسبب التعرض لعيوب النظام أو إمكانية الوصول إلى الهاكرز في الإصدارات القديمة.
