بالنسبة لأي منظمة ، فإن الاحتفال بتكريس مبنى هو تتويجا لسنوات من العمل والتخطيط. هناك العديد من الطرق للتخطيط لهذا الاحتفال. استمتع بالوقت المستغرق في تحديد المكونات الأكثر ملاءمة لحدثك بشكل خلاق. هل سيكون هناك قص الشريط؟ ماذا عن مأدبة غداء؟ هل تريد تضمين مكون ديني؟ قد تعتمد العديد من هذه الأفكار على ميزانيتك ، ولكن تستحق الاستكشاف. بمجرد الحصول على بعض الإرشادات ، ابدأ عملية التخطيط.
اضبط التاريخ عدة شهور مقدمًا. التنسيق مع مقاول البناء الخاص بك في تاريخ الانتهاء المتوقع. تحقق من لوائح البناء المحلية - قد تحتاج إلى شهادة إشغال تصدر قبل أن تتمكن من استضافة حدث في المبنى الجديد بشكل قانوني. إذا كنت تخطط لإقامة احتفال على مستوى المجتمع ، فتحقق من تقاويم المجموعات أو المؤسسات الأخرى حتى لا تحجز في مواعيد مبكرة.
إعداد قائمة الضيوف عدة أشهر مقدما. إخطار الأشخاص المهمين المدعوين من التاريخ وإخبارهم أنك ستحجز أماكن وقوف السيارات وأماكن جلوس خاصة لهم. تقدير عدد الضيوف الذين يحضرون: انظر بعناية في قائمتك واحتمالية حضور الأشخاص. عادة ، كلما كانت قائمة المدعوين أكبر ، كلما انخفضت نسبة الحضور. بالنسبة للقوائم التي تضم 500 شخص أو أكثر ، يمثل الحضور بنسبة 25 بالمائة تقديرًا أوليًا. يعتبر القائمون على إعداد الطعام مصدرًا معتمدًا لتقدير عدد الضيوف الذين سيحضرون.
قبل عدة أشهر ، قم بدعوة أعضاء من رجال الدين وغيرهم من المتحدثين الذين ترغب في المشاركة في الخدمة.
أرسل إشعارات "احفظ التاريخ" عن طريق البريد إلى قائمة المدعوين بالكامل حتى شهرين مقدما.
احجز واجتمع مع متعهد الطعام في أقرب وقت ممكن. اتخاذ القرارات بشأن تخطيط الفضاء ، والقائمة ، واحتياجات المعدات ، وقوف السيارات ، وترتيبات الأزهار وموظفي الخدمة.
تأجير معدات الكتاب والخدمات. ابدأ في عقد اجتماعات تخطيطية لكل منها قبل عدة أشهر. قد تشمل هذه المعدات (الكراسي والطاولات ، والبياضات ، ومرحلة ، ونظام الصوت ومنصة) ، والخادم ، والزهور ، والموسيقيين ، والطابعة والمصور. ابدأ العمل مع أي وسائط قد تغطي الحدث.
دعوات البريد قبل ثلاثة أسابيع من الحدث. معالجة اليد إذا كان ذلك ممكنا.
أعد التأكيد على مزودي الخدمة قبل أسبوعين وافحص كل التفاصيل مرة أخرى. قم بعمل جدول تفصيلي للأحداث الخاصة بيوم الحدث وتوزيعها على مزودي الخدمة. قم بتضمين معلومات الاتصال بأرقام الهواتف المحمولة. يجب إرسال البرامج أو أوامر الخدمة إلى الطابعة قبل أسبوعين من الحدث.
في اليوم الذي يسبق الحدث ، حجز مواقف سيارات لكبار الشخصيات ورجال الدين ومقدمي الطعام مع مخروط المرور وعلامات وقوف السيارات المحجوزة. التقاط البرنامج / أوامر الخدمة من الطابعة. استلام عناصر التأجير وبدء الإعداد. أعد الاتصال بأفراد وسائل الإعلام وحجز مواقف السيارات لهم إذا لزم الأمر.
في يوم الحدث ، اعمل الخطة واعتمد على المهنيين الذين عينتهم للقيام بأعمالهم.
نصائح
-
تصميم التفاني لتكريم بنية المبنى. على سبيل المثال ، يمكن للطلاب أن يلعبوا أدوارًا ذات مغزى في تكريس مبنى مدرسي جديد ، أو يمكن دعوة الضيوف لرمي بذور زهرة برية عند تكريس مركز حديقة عام. إذا تم التبرع بالمال الخاص بالمبنى الجديد ، فقم بالتخطيط للحصول على حفلة "خاصة للتسلل" للمتبرعين في الليلة التي تسبق التفاني.
