تعد مخططات الرسوم البيانية مفيدة لإظهار كيفية ملاءمة الخطوات في عملية الأعمال معًا. عند استخدامها لتوثيق دورة المحاسبة ، فإنها لا تخدم فقط كقائمة تحقق ملائمة للتأكد من أن الموظفين يكملون كل خطوة في دورة المحاسبة الكاملة كل شهر ، ولكنهم أيضًا يساعدونك على تحليل وتحسين سير العمل المحاسبي. بمجرد فهم الرموز التي تستخدم فيها المعلومات التي يحتاج إليها كل منها ، لا يصعب إنشاء مخطط انسياب لعملية حسابية.
فهم رموز مخطط انسيابي
تظهر رموز مخطط الانسياب الخطوات والمقررات والمهام التي تنطوي عليها دورة المحاسبة. على الرغم من أنه يمكنك استخدام أي رمز لتصوير كل منها ، فإن العديد من الأشخاص يستخدمون الرموز القياسية. بالنسبة إلى مخطط انسياب العملية الحسابية ، تشمل هذه الأشكال البيضاوية والمستطيلات والمتوازي الأضلاع ، وهي أشكال مسطحة ذات جوانب متوازية موازية ومتساوية الطول. ومن المفيد أيضًا الأسهم التي تشير إلى الاتجاه الذي تتدفق فيه عملية المحاسبة. وكما يوضح موقع Mind Tools على الويب ، فإن الأشكال البيضاوية تصور في الغالب بداية أو نهاية العملية ، حيث تحدد المستطيلات المهام المحددة وتصف تعليماتها أو اتجاهاتها ومتوازياتها النواتج المحاسبية.
إنشاء بنية تخطيط انسيابي
دورة المحاسبة هي مجموعة من 10 خطوات تحدث بنفس الترتيب كل فترة محاسبية. في الترتيب الذي تحدث فيه كل خطوة ، تتكون دورة المحاسبة من تحديد المعاملات ، وتحليل المعاملات ، وإدراج مدخلات دفتر اليومية ، ونشر الإدخالات إلى دفتر الأستاذ ، وحساب رصيد التجربة ، وإجراء التعديلات ، وحساب رصيد المراجعة المعدل ، وإعداد البيانات المالية ، والنقل. أرصدة في الحسابات المؤقتة عبر إدخالات الإقفال وحساب رصيد ما بعد الإغلاق التجريبي. حدد كل خطوة رئيسية داخل سهم اتجاهي واستعمل اتجاهي لإنشاء هيكل مخطط انسيابي رأسي.
إضافة تفاصيل المهمة
إجراء تحليل مهمة لتحديد المهام الفردية في كل خطوة من دورة المحاسبة. كلما زودتنا بمزيد من التفاصيل ، كلما كان المخطط أكثر فائدة. على سبيل المثال ، بدلاً من استخدام مستطيل واحد يشير إلى "تسجيل إدخالات دفتر اليومية كديون أو أرصدة ،" قم بسرد كل خطوة أو تقديم إرشادات لإكمال هذه المهمة في مستطيلها الخاص. بالنسبة للخطوات التي تنتج المخرجات ، مثل إعداد البيانات المالية ، حدد المخرجات باستخدام متوازي الأضلاع ، ضعها على يمين المستطيل المقابل وقم بتوصيلها بالسهام الاتجاهية. كرر هذه الخطوة حتى اكتمال مخطط انسيابي.
اختبار والتحقق
وبمجرد اكتمال المخطط الانسيابي ، تنصح أدوات Mind بالتحقق من المعلومات واختبارها للتأكد من دقتها. تتمثل إحدى طرق تحقيق ذلك في مطالبة موظفي المحاسبة بمراجعة المخطط واختباره باتباع الخطوات تمامًا كما تم تقديمها. وهذا أيضا هو الوقت المناسب لتحليل دورة المحاسبة لتحسين الكفاءة والضوابط الداخلية. حدد كلاً من الخطوات غير الضرورية والمطلوبة ، بالإضافة إلى الخطوات التي يجب عليك تضمينها. انظر لمعرفة ما إذا كانت الإجراءات المحاسبية توفر الرقابة الداخلية الكافية ، مثل أمن المعلومات وفصل الرسوم.
