تعني إدارة الأشخاص أحيانًا إصدار تحذيرات حول مخالفات القاعدة ، مثل التأخر. قد يكون التحذير الخطي الرسمي كافياً لتغيير سلوك الموظف الذي تظهر صفحته الزمنية عادة العودة إلى العمل متأخرة. إذا استمرت المشكلة وأجبرت على اتخاذ إجراء تأديبي ، فستكون التحذيرات المكتوبة بمثابة مسار ورقية تثبت جهداً لإعلام الموظف بالسلوك غير المرضي وإتاحة الفرصة لحل المشكلة.
تقديم معلومات ذات صلة بشأن تحذيرك ، مثل الاسم الأول والأخير للموظف ، والعنوان ، والقسم ، وتاريخ الانضباط. قم بطباعته على ورق الشركة أو قم بتضمين اسم الشركة وعنوانها. أيضا ، اكتب اسمك الكامل والعنوان والقسم. تناول التحذير مباشرة للموظف.
اشرح أن الموظف يتم كتابته للتأخر كما هو موضح في الجدول الزمني ، أو بطاقة الوقت. اذكر التاريخ (التواريخ) المحدد الذي حدث فيه المخالفة. حدد وقت بدء الموظف ، بالإضافة إلى الوقت المدرج في الورقة الزمنية لكل مخالفة.
اذكر نظام الشركة الذي يتطلب من جميع الموظفين أن يكونوا مستعدين للعمل في الأوقات المحددة. إذا تم نشر هذه المعلومات في كتيب الموظف أو مستند آخر ، فقم بتوضيح ذلك وإجراء نسخة لإرفاقه بالتحذير.
اذكر أن الوثيقة بمثابة تحذير مكتوب للموظف. إذا تلقى الموظف تحذيرات شفهية أو مكتوبة سابقة لنفس المشكلة ، قم بتضمين تواريخها أيضًا.
تفصيل ماذا سيحدث إذا استمر التأخير. بعض الشركات لديها إجراءات صارمة ، مثل قاعدة "ثلاث ضربات" ، في حين أن البعض الآخر يتخذ القرارات على أساس كل حالة على حدة. لتغطية جميع الاحتمالات ، يرجى تضمين البيان ، "التأخر المستمر يخضع للتأديب حتى ويشمل إنهاء العمل".
التوقيع على الوثيقة. تضمين العلامة "cc: file" في الجزء السفلي للإشارة إلى أنك تضع نسخة في ملف الموظف كنظام رسمي. لاحظ أيضًا أي أفراد أو إدارات أخرى سيحصلون على نسخة ، مثل الموارد البشرية أو رئيس قسمك. ترك الغرفة أو توقيع الموظف والتاريخ. إذا رفض المرؤوس توقيع المستند ، فذكر ذلك على سطر التوقيع. سيشير هذا إلى أن الموظف كان حاضراً وأطلع على محتويات التحذير.
تحذير
كل دولة لديها قوانينها الخاصة حول إنهاء الموظف. استشر محاميًا أو قسمًا قانونيًا لشركتك للتأكد من أن صياغةك قانونية.
