يتمثل أحد الأهداف الرئيسية المرتبطة بالإدارة المالية لنشاطك التجاري في ضمان تلقي العملاء والعملاء للفواتير في الوقت المناسب للمنتجات والخدمات التي يشترونها. استنادًا إلى طريقة المحاسبة ، يمكنك استخدام أوامر الشراء وإيصالات المبيعات والفواتير لطلب وتلقي وتسجيل المدفوعات للمنتجات والخدمات.
طلبات الشراء
يتم إتمام أمر الشراء من قبل المشتري ويتم إرساله إلى البائع لطلب شراء المنتجات أو الخدمات. يستخدم المشتري أمر الشراء لتحديد عدد العناصر وأنواع الخدمات والأسعار المرتبطة بعملية الشراء. أمر الشراء هو عقد يُلزم المشتري بتعويض البائع عن المنتجات والخدمات المدرجة في المستند بمجرد تقديم البائع لها. يبدأ المشتري المعاملة عن طريق إصدار أمر الشراء.
إيصالات المبيعات
إيصال المبيعات هو مستند يعرض إثبات الدفع بمجرد أن يشتري المشتري السلع والخدمات من البائع ويعوضه عن تلك المشتريات. بخلاف أمر الشراء ، لا يتم إصدار إيصال المبيعات للمشتريات المستقبلية ولكن يتم إصداره فقط عندما يقدم المشتري دفعة مقابل البضائع والخدمات. يتم إصدار إيصال المبيعات دائمًا من البائع إلى المشتري في وقت الدفع.
الفواتير
الفاتورة هي فاتورة تحتوي على تفاصيل السلع والخدمات التي اشتراها المشتري أو سيتم شراؤها. تشبه الفاتورة أمر الشراء ، ولكن يتم إرسالها بواسطة البائع ويتم إصدارها إلى المشتري. تصف فاتورة الزبون السعر والكمية والتفاصيل المرتبطة بالمعاملة. عندما يتلقى المشتري الفاتورة ، يقوم باتفاق تعاقدي لدفع ثمن المنتجات والخدمات التي اشتراها من البائع.
تصحيحات
بسبب خطأ بشري ، يمكن أن تحدث مشاكل مع أوامر الشراء وإيصالات المبيعات والفواتير. مع كل شكل من أشكال التوثيق ، من الممكن تصحيح التفاصيل والتفاوض عليها وتعديلها. إذا كان هناك خطأ ، يمكن للبائع الاتصال بالمشتري ، أو بالعكس ، لمناقشة التناقضات وإصدار الوثائق المنقحة. يتم التعامل مع أوامر الشراء وإيصالات المبيعات والفواتير بنفس الطريقة عندما يتعلق الأمر بالتصحيحات.
