عند البدء في إنشاء مؤسسة جديدة أو بناء فريق أو تحديد مشروع ، من المهم معرفة المقصود من الغرض والنطاق. ويطلق على الوثيقة المستخدمة في توضيح ذلك اسم وثيقة الميثاق.
ما هي وثيقة الميثاق؟
الميثاق هو وثيقة رسمية تشبه خارطة طريق لما تهدف إليه المنظمة أو الفريق أو المشروع. ويشمل ذلك من يشارك ، وما هي الأهداف ، ومن لديه السلطة وعلى ماذا وممن ، وإذا كانت هناك دورة حياة للمجموعة أو المشروع عند اكتماله.
تمرين تاريخي
وثائق الميثاق موجودة منذ العصور الوسطى. أوضحت ماجنا كارتا ، التي يعود تاريخها إلى عام 1215 ، دور ملك إنجلترا في حين أنشأت حقوق البارونات ، وأصحاب العقارات الآخرين والكنيسة.
على مدار التاريخ ، قيّمت المواثيق قيمة الوثائق التي تحدد حقوق المؤسسة والمشروع ، بالإضافة إلى ما يلزم إنجازه. من الشركات المستأجرة الممنوحة بالقوى الملكية لأنها وضعت لاكتشاف العالم الجديد من خلال الوثائق التي تملي الحقوق الاستعمارية ، فإن مواثيق الأمس متشابهة في إطار الوثائق التنظيمية اليوم.
ما هو ميثاق المشروع؟
لا يحدد ميثاق المشروع فقط الطموحات واللاعبين في المشروع ؛ يحمي الفريق من "زحف النطاق" المخيفة التي ترى العديد من المشاريع تصبح جامحة.
يتم وضع ميثاق قبل خطة المشروع ؛ تفاصيل أهداف وغايات المشروع. كما يتضمن خلفية المشروع ، وشرح هدفه وما يحتاج إلى إنجازه. يحدد الميثاق نطاق المشروع ويوضح ما هي التسليمات ، والمهام التي يكون الفريق مسؤولاً عنها والوظائف التي لا يتوقع من الفريق أداءها كذلك. وهذا الأخير حاسم في منع "زحف النطاق" الذي يمكن أن يؤدي إلى مسؤوليات تتزايد باستمرار ، مما قد يهدد في آخر الأمر المواعيد النهائية.
ينبغي أن يفرض الميثاق أيضًا القيادة وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. سيحدد التواريخ الحرجة في المشروع والميزانية ، إلى جانب المخاطر والافتراضات ، وكذلك التبعيات والقيود. يجب أن يوضح مستوى سلطة مدير المشروع ، بما في ذلك ما إذا كان بإمكانه تعيين الموظفين أو إقالتهم. وأخيرًا ، يجب أن تضع خطة لعب الاتصالات ، بما في ذلك المعلمات حول مدى سرعة الاستجابات المتوقعة في الاستعلامات.
ويهدف ميثاق المشروع إلى التوقيع عليه من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين والإدارة. ينبغي أن يقلل من سوء الفهم ويوفر ضوءًا قويًا لحياة المشروع. ويعتبر أيضًا طريقة "لبيع" مشروع للإدارة للموافقة عليه.
كتابة ميثاق فريق جيد
يشبه ميثاق المشروع ، يجب على ميثاق الفريق تحقيق نفس الأشياء لأي فريق. مكوناته متشابهة ولكنها مطبقة على الفريق بدلاً من المشروع.
سوف يشرح لماذا يتم إنشاء الفريق وما هي أنواع المشاريع التي سيقودها مع تحديد أهداف مستقبل الفريق وتوضيح المعلمات لقياس مدى نجاح الفريق.
سيشير الميثاق بوضوح إلى الأدوار - من هو المسؤول ، وما تستلزمه السلطة ، ومن هم أعضاء الفريق ، وما هي المهارات التي يجلبونها جميعًا إلى الطاولة ، وكيف سيتم استخدام هذه المهارات على أفضل وجه. ستقوم الوثيقة باستكشاف الميزانية المخصصة للفريق وكذلك الموارد المتاحة لهم. كما تحدد كيفية إجراء مراجعة الحسابات الداخلية والمراجعات فيما يتعلق بالتقدم المحرز في مشاريع الفريق ، إلى جانب تنفيذ عمليات تقييم الفريق وتكرار ذلك. وينبغي أيضا الخطوط العريضة لطرق التواصل والتوقعات.
يجب أن يساعد ميثاق الفريق الجيد في الحد من سوء التواصل إلى الحد الأدنى والحفاظ على تركيز الفريق على أهدافه.
المواثيق كقوات توجيه
توضح وثيقة الميثاق هياكل القوة ، وتضع خطط الاتصالات وتخدم كدليل تقريبي عن الميزانيات والمخصصات. كل هذا يمكن أن ينظر إليه على أنه يفسد الأمور قبل أن تبدأ. لكن الميثاق يساعد على حماية المشاريع والفرق من خلال وضع مبادئ توجيهية وتطلعات واضحة بالإضافة إلى قيود على التوقعات والأدوار. سوف توفر وثيقة ميثاق مكتوبة بشكل جيد وتحمي نطاق الفرق والمشروعات والمنظمات.
