إذا اقترحت حلاً لمشكلة طويلة الأمد ، فستطلب منك مديرك أن تقدم عرضًا رسميًا. على الرغم من اختلاف الطول باختلاف المعلومات التي تحتاج إلى تغطيتها ، إلا أن معظم المقترحات الرسمية تتكون من مكونات رئيسية معينة شبيهة بتلك الواردة في التقارير الرسمية. وتشمل هذه عموما الأجزاء التمهيدية والجسم والتكميلية. كما يشير الاسم ، يدخل الجزء المسبق من الاقتراح القارئ إلى المفهوم.
تفاصيل العنوان
ذبابة العنوان هي الصفحة الأولى من الاقتراح الموضوعة مباشرةً بعد صفحة الغلاف التي لا تحمل أي شيء بخلاف العنوان. يلي ذلك صفحة العنوان التي تحمل ، بالإضافة إلى العنوان ، أسماء الكاتب والشخص الذي أذن للكاتب بتقديم الاقتراح ، إلى جانب تعيينه وعنوانه الرسمي وتفاصيل الاتصال به. يجب أن تحمل هذه الصفحة أيضًا تاريخ إرسال الطلب.
حروف
يجب أن تحتوي الاقتراحات المأذون بها كتابة على خطاب تفويض يتبع صفحة العنوان مباشرة. ويتبع ذلك خطاب الإحالة أو خطاب مكتوب من قبل الشخص الذي يكتب الاقتراح. يحتاج خطاب التغطية إلى معالجة المستلم وتحديد الاقتراح من خلال عنوانه. يقدم هذا الخطاب بشكل عام معلومات حول الغرض من الوثيقة ، دون الخوض في تفاصيل ما يغطي أو الاستنتاجات التي وصل إليها المؤلف. يمكن للكاتب استخدام رسالة الغلاف للإقرار بالمساعدة التي تلقاها في إعداد الاقتراح.
جدول المحتويات
يوفر جدول المحتويات الخطوط العريضة لهيكل الاقتراح. ويحتوي على قائمة شاملة بالعناوين الموجودة داخل المستند ، إلى جانب رقم الصفحة المناسب بجوار كل منها. من الضروري مواءمة هذه العناوين مع وجود فجوات وقادة كافية لتقديم عرض واضح للمعلومات. إذا احتوى الاقتراح على عدد كبير من الأرقام أو الجداول أو الرسوم البيانية أو غيرها من الوسائل البصرية ، فيجب إدراجها في صفحة منفصلة باسم "قائمة الرسوم التوضيحية" بعد جدول المحتويات مباشرةً.
ملخص تنفيذي
يحتوي هذا الجزء على معلومات موجزة حول المحتويات التي تظهر في الاقتراح. بعد الخطوط العريضة الواردة في جدول المحتويات ، يعرض الملخص التنفيذي الموضوع ، ويقدم بيانات ذات صلة ، ويلخص استنتاجات وتوصيات الشخص المقدم للاقتراح. الغرض من هذا الملخص هو توفير نظرة شاملة على الموضوع للاطلاع سريعًا على المسؤولين التنفيذيين المشغولين. على الرغم من أن هذا يظهر أمام النص الرئيسي للاقتراح ، إلا أنه من الأسهل إنشاء هذا الجزء الأخير ، بعد تجميع المستند بأكمله.
