في كثير من الأحيان عندما تطلب منظمة مساعدة خارجية لمشروع ، فإنها تصدر طلب تقديم العروض ، أو طلبًا للمقترح. ثم يستجيب المتعاقدون لطلب تقديم العروض ، ويحددون كيف يمكنهم المساعدة في المشروع ولماذا تعتبر الشركة أو الفريق أفضل خيار لهذه الوظيفة. من أجل الحصول على أكثر الردود اكتمالاً وتحديد الاختيار الصحيح ، يجب أن تشتمل طلبات تقديم العروض على بعض المعلومات الأساسية.
يجب أن يبدأ طلب تقديم العروض دائمًا بمقدمة ونظرة عامة على المنظمة التي تصدر الطلب والمشكلة أو المشروع حيث تكون هناك حاجة للمساعدة. لا تكون المقدمة عادة أكثر من فقرة أو فقرتين ، ويجب أن تتضمن أيضًا تاريخ الاستحقاق للمشروع والميزانية المقترحة. ويساعد تضمين هذه المعلومات الشركات على اتخاذ قرار بشأن الرد على طلب تقديم العروض.
تفاصيل المشروع
يجب أن يقدم الجزء الثاني من طلب تقديم العروض تفاصيل حول المشروع أو البرنامج المحدد. تقديم تفاصيل حول الغرض من المشروع وهيكله بالإضافة إلى التفاصيل المتعلقة بالفريق الذي يعمل عليه والموقع والجدول الزمني والحالة. تساعد هذه المعلومات المستجيبين على فهم سياق المشروع ؛ يمكنهم بعد ذلك تكييف استجابتهم لاحتياجات المنظمة الطالبة.
نطاق الخدمة
يجب أن يقدم طلب تقديم العروض تفاصيل عن الخدمات التي تبحث عنها من شركة خارجية. من المحتمل أن يكون نطاق الخدمة هذا هو القسم الأكثر أهمية في طلب تقديم العروض ، حيث ستحرص الشركات المستجيبة على تطوير مقترحات تلبي جميع احتياجاتك. في حين أنه يجب عليك تضمين مهام محددة تعتبر أساسية لإكمال المشروع ، يجب أن تكون قائمة الخدمات المطلوبة عامة إلى حد ما ، حيث سيكون لكل شركة مستجيبة نهجها الخاص في المشروع. إن السماح للشركات الخارجية بتفصيل أفكارها وعملياتها يمكن أن يساعدك في اتخاذ قرار أكثر استنارة بشأن أفضل شركة لهذا المنصب.
ميزانية
في حين أن بعض الشركات التي تصدر طلبات تقديم العروض تتردد في تضمين معلومات الميزانية ، إذا كانت لديك ميزانية صارمة ، قم بتضمينها في طلب تقديم العروض. يجب أن يشتمل طلب تقديم العروض على قسم يطلب من الشركات توضيح كيفية تخطيطها لاستخدام الميزانية ، بالإضافة إلى تحليل متطلبات وإجراءات الفوترة والدفع الخاصة بها. قم أيضًا بتضمين معلومات حول نوع العقد الذي تمنحه ومدة العقد.
مؤهلات
عندما تختار شركة خارجية للعمل مع شركتك ، فأنت تريد أفضل شركة مؤهلة وأكثرها قدرة على تحمل تكاليفها. يجب أن يشتمل طلب تقديم العروض على قسم حيث يمكن للشركات التي تم الرد عليها تقديم تفاصيل عن مؤهلاتهم لهذه الوظيفة. إذا كنت تبحث عن تجربة محددة ، اطلب من المستفتيين أن يشرحوا بالتفصيل مهاراتهم وخبراتهم في هذا المجال. بالإضافة إلى ذلك ، طلب المراجع ، سواء للشركة ككل أو لأعضاء الفريق الفردية.
التقييم والقبول
يجب أن تتضمن طلبات العروض تحليلاً لمعايير التقييم واتجاهات تقديم الاقتراح. كن واضحًا ومحددًا ، مع ذكر تاريخ ووقت الموعد النهائي ، بالإضافة إلى عنوان محدد حيث ستتلقى اقتراحات. إذا كانت هناك ظروف من شأنها أن تؤدي إلى عدم الأهلية على الفور ، فقم بتضمينها أيضًا.
