تصميم نظام التحكم الداخلي لعملك يأخذ التخطيط والتفهم للعمليات التفصيلية للشركة. تخدم الضوابط الداخلية عدة أغراض ، ولكن أهمها هو التأكد من أن الأعمال التجارية تعمل على النحو المنشود وأن تمنع الفرص للموظفين من إساءة استخدام السلع أو المال. تسمح الضوابط الداخلية لصاحب العمل بالسلام من معرفة كل شيء يعمل بشكل صحيح دون الحاجة إلى الإشراف شخصيا على كل جانب من جوانب العملية.
قم بمراجعة كل من العمليات الرئيسية في عملك: الإنتاج ، وإدارة المخزون ، والحسابات المستحقة القبض ، والحسابات المستحقة الدفع ، والمصالحة البنكية وأي عملية أخرى قد يكون من الممكن فيها ارتكاب عملية احتيال عن طريق السرقة أو الإخفاء. ضع أسماء أو عناوين وظيفية في كل جزء من العملية يكون الفرد مسؤولاً عنها. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية عمل العملية ، أمضي وقتًا "في الميدان" وشاهد العملية أو اطرح أسئلة حول المسؤولين عنها.
تقييم كل خطوة في كل عملية من نقاط الضعف في السيطرة التي من شأنها أن تتيح الفرصة لسرقة أصول الشركة. التركيز على المناطق التي يكون فيها فرد واحد حاضنة للأصول والمحاسبة الخاصة بها. على سبيل المثال ، إذا كان أحد الموظفين يتحكم في السجل النقدي ، كما أنه مسؤول عن التوفيق في نهاية الليل ، فإن الموظف لديه الفرصة لسرقة الأموال وإخفائها عن طريق تزوير التوفيق. مثال آخر هو وجود موظف واحد مسؤول عن فتح البريد الوارد ومسؤول أيضا عن تسجيل الشيكات المستحقة القبض التي تصل إلى البريد.
قم بتغيير الإجراءات الخاصة بتلك المناطق التي قمت فيها بتقييم عناصر التحكم الداخلية الضعيفة. فصل وظيفة الحضانة عن وظيفة الإبلاغ كلما أمكن ذلك. في حين قد لا يكون لديك ما يكفي من الموظفين لجعل الأشخاص المختلفين يقومون بكل وظيفة ، وظائف بديلة بين الموظفين لديك لفصل الوظائف غير المتوافقة حيثما كان ذلك ممكنًا.
توثيق الإجراءات الجديدة بدقة وإلمام الموظفين بها. التماس ردود الفعل من الموظفين على مدى كفاءة الإجراءات الجديدة. من المهم التأكد من أن الإجراءات منطقية من وجهة نظر تجارية وعملية وليس فقط كعنصر تحكم. اضبط الإجراءات وفقًا للتعليقات ولكن مع مراعاة دائمًا الغرض من عناصر التحكم.
تطبيق سياسة الإجازات الإلزامية ، إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. يُسمح باستمرار معظم مشاكل السرقة المزمنة في الشركات بسبب عدم قيام أي شخص آخر بمهام اللص.عندما يضطر موظفو السارقون إلى أخذ إجازة ويملأ شخص آخر لهم ، لا يمكنهم الاستمرار في إخفاء الجريمة. يمكن لهذه السياسة منع السرقة وكذلك كشفها إذا حدث.
نصائح
-
تقييم فعالية ضوابطك الداخلية على الأقل سنوياً وتحسينها إذا لزم الأمر.
تحذير
لا تخف من تنفيذ ضوابط داخلية قوية لأنك تخشى أن يظن مستخدموك أنك لا تثق بهم. الموظفون الصادقون يريدون العمل في بيئة مصممة بشكل صحيح.
