الرقابة الداخلية هي مصطلح يُستمع إليه عادةً في إعداد الأعمال وهو واسع في نطاقه. يمكن أن تشمل الضوابط الداخلية العديد من الجوانب المختلفة للأعمال التجارية وتهدف كوسيلة لتأمين الأعمال من العمل الخاطئ. عادة ما يكون لدى جميع الشركات شكل من أشكال الضوابط ، وأولئك الذين لا يدفعون أكثر من سعرها في يوم من الأيام.
وظيفة
الغرض من الضوابط الداخلية في الأعمال التجارية هو الحفاظ على عمل الشركة بسلاسة دون أي خطأ من قبل موظفيها. قد تكون هذه الأفعال الخاطئة مقصودة أو غير مقصودة ، ولكن وجود خطوات قائمة للوقوع في أخطاء أو الأنشطة المحسوبة يمكن أن يساعد الشركة في توفير المال أو المخزون أو الوقت أو حتى السمعة. تعني المراقبة الداخلية أنهم حراس آمنون وضعتهم الشركة نفسها لمراقبة الإجراءات غير الصحيحة. موظفو الشركة هم المسيطرون.
أنواع
يمكن وضع الضوابط الداخلية في أي مكان في الشركة. ستجد معظم الضوابط حيث المال. سواء كانت في مجال المحاسبة أو مناطق المخزون ، تريد الشركات التأكد من أنها لا تخسر المال. سوف ينشئون ضوابط لضمان أن السرقة من أي نوع صعبة للغاية. تندرج الضوابط الأخرى ضمن فئات الجودة لضمان أن المنتج هو تلبية توقعات الشركة ، وخدمة العملاء للتأكد من أن الموظفين يعاملون العملاء بالطريقة المطلوبة ، والسلامة لضمان عدم إصابة موظفيها.
هوية
مثال على الضوابط المحاسبية قد يكون موظف منفصل يوقع الشيكات أكثر من الذي طبعها. أيضا ، فإن معظم الشركات لديها أكثر من شخص واحد توقيع الشيك الذي هو أكثر من مبلغ معين من المال. قد تتم معالجة كشوف المرتبات من قبل موظف واحد وقد ينظر آخر في التقارير. قد تقوم الشركة حتى بإحضار مراجعي الحسابات من موقع مختلف للنظر في الكتب الشاملة للتأكد من عدم وجود خطأ. ضوابط المخزون سوف تتأكد من أن يتم عد جميع المنتجات بشكل صحيح. وهذا لا يمنع شخصًا من الخروج مع المنتج فحسب ، بل يضمن أيضًا أن المخزون صحيح للإبلاغ عن البيانات المالية. واحد مراقبة المخزون هو عدد الجرد. البعض يفعل ذلك مرة واحدة فقط في السنة بينما يقوم الآخرون بذلك شهريًا. تشمل ضوابط الجودة الموظفين الذين سيقومون بفحص المنتج العشوائي للتأكد من أنه متروك لمعايير الشركة. قد يقوم موظفو خدمة العملاء بمراقبة حواراتهم لمشاهدة الأخطاء في التواصل أو أخطاء الموظفين. ضوابط السلامة عادة ما تكون في جميع أنحاء الشركة. سيخلق معظمهم بيئة يمكن لأي موظف أن يذكّر الآخرين فيها بأنهم لا يفعلون شيئًا بالطريقة الصحيحة. يتم إعداد قواعد للسلامة ، وعادة ما يشجع أصحاب العمل الموظفين على تحويل الآخرين في ذلك يرفضون اتباع بروتوكول الأمان مثل ارتداء أحذية السلامة أو نظارات السلامة أو حتى عدم السير في منطقة معينة.
فوائد
فوائد الضوابط الداخلية كثيرة.من التأكد من أن الشركة لا تخسر المال بسبب أنواع مختلفة من السرقة للتأكد من أن الموظفين آمنون ودون أذى ، يمكن للضوابط أن توفر على الشركة الكثير من الصداع والتكلفة والوقت على المدى الطويل. يمكن تجنب الرسوم القانونية ، والمثول أمام المحكمة ، والأوراق ، ودفع الأضرار ، وفقدان العملاء ، والموظفين غير المنتجين من خلال وجود ضوابط داخلية مناسبة لمراقبة العملية ككل.
تحذير
يجب وضع الضوابط الداخلية في جميع بيئات العمل ، ولكن يجب على الشركة التأكد من إعدادها بطريقة تجعل الموظفين يشعرون أنهم يساهمون في العمليات ككل. إذا تم إعدادها بشكل خاطئ ، فيمكنها أن تظهر على أنها شعور بأن الشركة لا تثق في موظفيها أو أنها تضع الموظفين في مواجهة بعضهم البعض. قد لا يشعر الموظف وكأنه يساعد الشركة ولكن بالأحرى يزعج زميله في العمل أو صديقه.
