واحدة من أكثر الجوانب المحبطة لإدارة الأعمال هي التعامل مع الشيكات السيئة. قد يكون التعامل مع الشيكات المرتجعة أمرًا معقدًا. تتمثل المشكلة الأكثر شيوعًا التي يواجهها مالكو الأنشطة التجارية والمديرون في كيفية طرح الموضوع على العميل ، خاصةً إذا كان شخصًا عاديًا. ولعل الطريقة الأكثر شيوعا ومهذبا لجمع الأموال هي مع خطاب متقن الصنع بشأن الديون.
اكتب الرسالة على قرطاسية شركتك. لا تخلط بين المشكلة بطلب الدفع على القرطاسية الشخصية.
استخدم التحية المناسبة لعميلك ، ومساحتين تحت عنوان المرسل. استخدم المصطلح "عزيزي" بالإضافة إلى الاسم الأخير مثل "عزيزي السيد جونز" أو "عزيزي السيدة سميث". يمكنك استخدام "مرحبا" أو "تحيات" عامة بدلاً من ذلك ، ولكن العنوان الشخصي أفضل. تجنب استخدام اسم أول أو تحية غير رسمية مثل "مرحبًا".
تبدأ الرسالة من خلال معالجة الديون بطريقة غير مهددة. مثال على ذلك ، "نكتب إليك لنعلمك أنه قد تم إرجاع شيك شخصي قمت بإصداره لنا إلينا بدون أجر من البنك". استمر بطريقة تمنح المتلقي فائدة الشك: "نحن على يقين هذا لا يمثل أكثر من مجرد إشراف من جانبك ، وبأنك ستصحح الخطأ بسرعة ".
اعط جميع التفاصيل المتعلقة بالفحص السيئ ، مثل اسم البنك ورقم الشيك والتاريخ بالإضافة إلى المبلغ. يُرجى أيضًا الرجوع إلى رقم حساب العميل مع شركتك وتوثيق الرصيد على ذلك الحساب.
يرجى الرجوع إلى سياسة "التحقق من رسوم الإرجاع" إذا كان لديك واحد. على سبيل المثال ، إذا كانت لديك سياسة مكتوبة تحدد رسمًا قدره 20 دولارًا لجميع الشيكات المرتجعة ، يمكنك اقتباسها وطلبها مع مبلغ الشيك. احرص دائمًا على تزويد العميل بقيمة الرصيد الكامل المستحق مثل "الرجاء تحويل 150.00 دولارًا مقابل الشيك المرتجع بالإضافة إلى رسوم الشيكات المعادة البالغة 20 دولارًا إلى ما مجموعه 170.00 دولارًا".
إرشاد العميل لكيفية تحويل الأموال إليك. على سبيل المثال ، يمكنك طلب إحضار الأموال إلى مكان عملك أو إرسال حوالة بريدية أو شيك مصدق إلى عنوان عملك. اذكر أيضًا ما إذا كان بإمكانك قبول بطاقات الائتمان أو الخصم عبر الهاتف أو شخصيًا.
اذكر شروط الدفع: "يُرجى إعادة الدفع في غضون 15 يومًا". أغلق مع دعوة المستلم للاتصال بك بأي أسئلة.
تسجيل الخروج ونسخ المحامي الخاص بك. إلحاق "esquire" إلى اللقب المدعي ، وبالتالي فإن المتلقي يعرف مهني قانوني يراقب الوضع. لا ترغب في تهديد الإجراء القانوني في أول حرف. تسوية الديون ودياً هو الخيار المفضل. يؤدي نسخ المحامي بمهارة إلى تحذير المستلم من أنك قد تأخذ المتلقي إلى المحكمة إذا لم يتم حل المشكلة.
نصائح
-
إذا لم تسمع من المدين الخاص بك في غضون 10 أيام عمل ، فقم بمتابعة خطاب آخر يؤكد على حاجتك لسماع ردك منه خلال أسبوع. إذا لم تتلق ردًا ، أو رفض المدين السداد ، فقم بتحويل الأمر إلى محاميك.
