قد يكون من الصعب أحيانًا فرض النظام والانضباط في اجتماع جمعية المصاحبة. خاصة إذا كان هناك بعض النقاشات الرئيسية أو تغيير القواعد قيد المناقشة ، فقد تواجه العديد من وجهات النظر المختلفة ولا يوجد إجماع حقيقي على الطريق إلى الأمام. من المهم الالتزام بإجراءات الاجتماع المناسبة حتى يتم الاستماع إلى الجميع ويمكن اتخاذ القرارات بفعالية. يجب أيضًا قراءة قواعد الولاية الخاصة بك فيما يتعلق بجمعيات المسكن ، والتأكد من التزامك بالإجراءات القانونية المتعلقة بسلوك الاجتماعات.
استجداء بنود جدول الأعمال للمناقشة من جميع أعضاء المجلس ، لضمان معالجة جميع القضايا المعلقة.
قم بكتابة وتداول جدول أعمال في وقت مبكر من الاجتماع ، جنبا إلى جنب مع محاضر الاجتماع السابق. يمكن أن يكون أكثر فعالية إذا كان لديك عنوان البريد الإلكتروني لكل مالك لضمان التوزيع الفعال. يجب أن يوضح جدول الأعمال مكان وزمان الاجتماع وما سيتم مناقشته بالضبط. يجب أن يحتوي على اقتراحات صريحة حول الأعمال الأساسية.
تأكد من أن لديك سكرتير لتتخذ محاضر مناسبة في الاجتماع. بهذه الطريقة ، سيتم تسجيل الإجراءات المعتمدة في الاجتماع بشكل صحيح ويمكن تنفيذها.
السماح لفترة قصيرة في بداية الاجتماع للتعارف ، وتناول القهوة أو المرطبات الأخرى في متناول اليد. هذا يسمح للمالكين بالاختلاط وخلق جو أكثر تعاونًا ووديًا.
اعمل الاجتماع على الترتيب مع إعلان أن العمل الرسمي سيبدأ الآن. تأكد من انتباه الجميع قبل الشروع في العمل المطلوب.
الموافقة على محضر الاجتماع السابق ، إما كما هو أو مع أي تعديلات يقبلها الأعضاء.
تقديم تقارير أي ضباط ضرورية ، لإبلاغ أصحاب أي إجراءات اتخذت نيابة عنهم منذ الاجتماع الأخير.
الانتقال إلى العنصر الأول من العمل. اذكر الاقتراح واطلب المناقشة. يجب أن يعترف الأعضاء بالكرسي قبل أن يتحدثوا. يضمن هذا النظام أن المناقشة لا تتحول إلى منتج مجاني غير منتج للجميع ، والذي يمكن أن يحدث إذا كانت العواطف تدور حول قضية مسكن معينة.
نقل الاقتراح ، كما هو مذكور أولاً أو كما تم تعديله بالنقاش ، ثم قم بالتصويت.
تأكد من أن سكرتيرة الاجتماع تلاحظ الصيغة الدقيقة للاقتراح ونتائج التصويت قبل الانتقال. ثم توجه هذه الحركة الإجراءات اللاحقة للجمعية بشأن هذه المسألة بالذات.
العمل من خلال كل بند من بنود الأعمال بهذه الطريقة.
