إذا كنت ترسل رسالة أعمال ذات نسخ مطبوعة ، فأنت الأكثر أمانًا إذا كنت تمسّك بتنسيق قياسي تقليدي. تقترح جامعة بوردو أن تبدأ باسمك وعنوانك - ما لم تكن في ترويسة - ثم التاريخ تحته. أدناه ، اكتب اسم المستلم وعنوانه ، ثم التحية. إذا قمت بإرسال الكثير من الأحرف ، يمكنك توفير الوقت عن طريق إعداد قالب في جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
تحقق من الحقائق الخاصة بك
لن تفوز بالعملاء أو تؤثر على الناس إذا كانت الحقائق الأساسية خاطئة. يقول معهد Emily Post أنه يجب أن تكون على يقين من اسم المستلم وعنوانه ، واسم العمل الخاص به تمامًا ، قبل أن تقوم بإرسال بريد إلكتروني. إذا كان اسم المستلم محايدًا بالنسبة إلى النوع ، مثل Pat أو Sam ، فابحث ، إن أمكن ، عما إذا كنت تكتب إلى رجل أو امرأة. عند كتابة الرسالة ، تدقيق لتأكيد أنك تهجئت كل شيء بشكل صحيح.
الكتابة للغرباء
إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا ، مثل أحد العملاء المحتملين ، فاحرص على أن تكون الأمور رسمية باستخدام السيدة ، أو السيد ، أو الدكتور ، حسب الاقتضاء. إذا كنت لا تعرف الجنس ، فقم بتشغيله بأمان مع "عزيزي بات سميث". إذا كان كل ما لديك هو عنوان مثل مدير المبيعات ، فإن "مدير المبيعات العزيز" مقبول. ومع ذلك ، تقول مجلة إنك إن كان بإمكانك معرفة الاسم الصحيح ، فهذا أفضل. إذا كان شخصًا تعرفت عليه ، فقد تكون "عزيزتي بات" مقبولة - إنها دعوة يجب عليك اتخاذها.
يبقيه موجزة
عندما تكتب رسالة أعمال ، اجعلها موجزة. إذا كان لديك اتصال ما - فقد اجتمعت في غرفة التجارة ، أوصها أحد الزملاء - قد ترغب في تقديم ذلك ، تلاحظ زيروكس على موقعها على الإنترنت. ثم نصل إلى نقطة الرسالة ، التي يجب أن تكون في ما يتعلق بالمستلم. إذا كان خطاب المبيعات ، على سبيل المثال ، كنت ترغب في إظهار مزايا الشراء منك. لا تقترب من ذلك مثل انفجار البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنك - حتى لو كنت ترسل رسائل مشابهة ، فاجعلها فردية قدر الإمكان.
اختر الكلمات بعناية
إذا كنت تكتب إلى شخص ما في شركتك ، فإن اختيارك للتحية قد لا يعتمد فقط على ما إذا كنت تقابلها ولكن على ما إذا كان المشرف الخاص بك أو المدير التنفيذي أو أحد مرؤوسيك. تقول شركة الاستشارات في العالم العام أنه يجب عليك اختيار كلماتك بعناية لتجنب أي شيء يعود ليؤذي حياتك المهنية. حتى إذا كنت تناقش مشكلة أو ترسل رسالة تحذير ، احتفظ بنبرة معتدلة مهذبة - لا تكتب عندما تكون غاضبًا.لنفترض أن كل ما تقوله لن يتم إبقائه خاصًا ، لأنه في الغالب لن يحدث.
