تتطلب اجتماعات العمل جدولة وتنظيم وتنظيم وقيادة وحفظ السجلات والمتابعة. تعتمد كيفية المضي قدمًا في مشروعك على عملية اتخاذ القرار والإجراءات التي ستتدفق من الجهد التعاوني الممكن من الاجتماع.
العناصر التي ستحتاجها
-
جدول أعمال
-
قاعة الاجتماعات
مشروع جدول أعمال الاجتماع. جدول الأعمال هو موجز لجميع القضايا التي تتطلب مناقشة للقرارات التي لا غنى عنها لتعزيز مشروعك أو أهدافك. سرد كافة المشكلات المعروفة في تنسيق المخطط التفصيلي الموجز مع نقاط. وبمجرد الانتهاء من صياغة جدول الأعمال ، ستعرف المسائل ، ثم ستعرف من الذي يحتاج إلى حضور الاجتماع.
إرسال بريد إلكتروني كبير أو إجراء مكالمات هاتفية لجميع الأشخاص الذين يحتاجون لحضور الاجتماع وطلب الحصول على التواريخ والأوقات خلال فترة أسبوع واحد إذا كان لديك العديد من الحاضرين. هذا وحده يمكن أن يكون تحديا هائلا نظرا لجداول مزدحمة. بعد توفر الجميع ، يمكنك الرجوع إلى الجداول الزمنية للتاريخ والوقت المتوفرين. التخطيط للحصول على وقت كاف لعقد الاجتماع ، وإرسال إشعار إلى جميع الحاضرين في التاريخ ووقت البدء ووقت الانتهاء وموقع الاجتماع ، بالإضافة إلى نسخة من جدول الأعمال.
عند التحضير للاجتماع ، يتم توزيع نسخ من جدول الأعمال على جميع الحاضرين مع أي وثائق ستكون موضوع المناقشة. يجب أن تكون لوحات العرض وعروض باور بوينت جاهزة للعرض مع الحوامل وأي أجهزة عرض ضرورية وأجهزة كمبيوتر محمول وشاشات. كما ينبغي إعداد منظم الاجتماع لقيادة الاجتماع ويجب أن يحضر مسؤول التسجيل الاجتماع لتدوين الملاحظات.
يحتاج منظم الاجتماع / الزعيم إلى الحفاظ على المناقشة على المسار الصحيح. ستؤدي المناقشة حتمًا إلى قضايا عرضية ونقاش خارج الموضوع ، لذا يجب على القائد التأكد من أن المناقشة تعود في نهاية المطاف إلى بنود جدول الأعمال. يجب على القائد أيضا تتبع الوقت والحفاظ على تدفق المناقشة لتصل إلى جميع بنود جدول الأعمال. يجب على القائد تقديم وصف موجز لبنود جدول الأعمال لبدء المناقشة وطرح أسئلة أو طلب مدخلات من الحاضرين للحصول على المعلومات اللازمة. يجب على القائد أن يختتم كل بند من بنود العمل مع الشخص المسؤول عن إنجاز العنصر والجدول الزمني المقدر للانتهاء منه.
بمجرد الانتهاء من جميع بنود جدول الأعمال ، يجب على المجموعة جدولة اجتماع المتابعة إذا لزم الأمر أو جدولة الاجتماعات التي تحدث بانتظام في يوم ووقت متفق عليهما.
يجب على أمين السجل تجميع ملاحظاته في محضر اجتماع منظم بتنسيق المخطط التفصيلي. بعد ذلك يتم إرسال مسودة المحضر إلى الحاضرين في الاجتماع للحصول على التعليقات أو التصحيحات أو التغييرات. وينبغي بعد ذلك توزيع محضر الاجتماع النهائي على الحاضرين واستخدامه في إجراءات المتابعة وكقاعدة لجدول أعمال الاجتماع التالي إذا لزم الأمر.
