إذا سبق لك أن بحثت عن موظف ، واكتشفت أخيراً - بعد سؤال ثلاثة أشخاص مختلفين - أنه في إجازة أو لتناول طعام الغداء ، فإن ورقة تسجيل الدخول إلى العمل يمكن أن تكون بمثابة توفير للوقت. يمكن أن تكون أوراق تسجيل الدخول مفيدة في مراقبة مداخلات الموظفين ووجودهم ، بالإضافة إلى طريقة غير رسمية لتتبع وقت الموظف من أجل حساب شيكات الرواتب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام أوراق تسجيل دخول العمل لتحديد المشروعات التي يعمل عليها الموظفون حاليًا.
حدد الغرض من ورقة تسجيل الدخول الخاصة بالعمل. تعيين أحد موظفي الموارد البشرية للحفاظ على دقة واكتمال وتخزين أوراق تسجيل الدخول. بعض أوراق تسجيل الدخول هي لأغراض ضبط الوقت التي تستخدمها كشوف المرتبات لحساب الأجور ، لذلك ، من الضروري أن تحافظ على هذه السجلات كسجلات رسمية تمامًا مثل سجلات التوظيف الأخرى. تعتبر أوراق تسجيل الدخول الأخرى مفيدة في تحديد الموظفين الموجودين في العمل وفي المبنى ، ومن هم خارج المكتب أو في العطلة. إذا كنت تستخدم أوراق تسجيل الدخول بالإضافة إلى سجلات الوقت الرسمية ، فليس من المهم تخزين أوراق تسجيل الدخول كجزء من سجلات الرواتب والرواتب الرسمية لشركتك.
الحصول على تعداد الموظف وفرز الموظفين حسب الرتبة أو الوظيفة والقسم والمسمى الوظيفي. استنادًا إلى ما تنوي إنجازه من خلال تتبع المستخدمين الذين يسجلون الدخول ، قد ترغب في اجتياز المديرين والمدراء التنفيذيين رفيعي المستوى من القائمة. إذا كانت القائمة مخصصة لأغراض الحضور أو لتحديد وقت وصول بعض الموظفين إلى المكتب أو خارجه ، فاترك القائمة سليمة بأسماء جميع الموظفين. إذا كان الغرض الخاص بك هو تفويض مهام العمل ، حدد ما إذا كان يجب أن يكون الموظفون مطلعين على مهام العمل للمديرين والمديرين التنفيذيين ومراجعة قائمتك وفقًا لذلك.
فرز الموظفين حسب التحول أو جدول العمل. على سبيل المثال ، قم بإنشاء ثلاث قوائم منفصلة أو أوراق تسجيل الدخول إذا كانت شركتك تعمل على مدار 24 ساعة. يجب فرز أسماء الموظفين حسب فترات النهار والمساء والتأخر في الليل.
أدرج أسماء الموظفين ، أولاً حسب القسم ثم بترتيب أبجدي ، على المحور الرأسي لجدول البيانات. على سبيل المثال ، في الهامش الأيسر للمحور العمودي ، ضع قائمة "الموارد البشرية" وأسماء موظفي الموارد البشرية تحت اسم القسم.
اكتب عناوين في الأعمدة على طول المحور الأفقي لجدول البيانات. إذا لم تقم بتضمين أسماء الأقسام على المحور الرأسي ، فقم بإنشاء عمود على يمين اسم كل موظف لإدراج الدائرة التي يعمل بها الموظف. استمر في استخدام رؤوس الأعمدة مثل "رقم معرّف الموظف" ، وعمود " خارج المكتب. "لتتبع ساعات العمل اليومية ، اكتب" Time in "و" Time out "، متبوعًا بعمودين متماثلين لـ" Time in "و" Time out "لتسجيل وقت الغداء. خذ بعين الاعتبار عمود آخر في أقصى يمين جدول البيانات للملاحظات أو المعلومات الإضافية ، مثل تعيينات المشروع أو العمل.
انشر أوراق تسجيل الدخول في مكان ظاهر عند مدخل الموظف واستبدلها يوميًا أو حسب الحاجة.
تحذير
إذا كانت أرقام تعريف الموظفين الخاصة بك هي نفس أرقام التأمين الاجتماعي ، احتفظ بسرية معلومات الموظف ولا تقم بتضمين هذا العمود في جدول البيانات الخاص بك. استخدم حكمك المستقل في قرارك لتضمين أي نماذج أخرى لأرقام تعريف الموظف.
