عندما تحدث الأزمة ، يكون الاتصال الفعال أحد الخطوات التي يجب أن ترافق الإجراءات المحددة التي تتخذها المنظمة لمعالجة وتخفيف التداعيات. يجب على الشركات التواصل مع العملاء والعملاء ، وكذلك إبلاغ الموظفين والسياسيين والهيئات التنظيمية والجمهور. وكجزء من خطة أكبر للاتصال بالأزمات ، تعد النشرات الصحفية وسيلة رئيسية لنشر المعلومات على جميع المكونات المتأثرة. يمكن للطريقة التي تستجيب بها الشركة لأية أزمة أن تشكل على الفور تصورات عامة وأن تكون لها عواقب بعيدة المدى. لقد تعلمت المنظمات أن تكون سباقة ، حيث يمكن الوصول إلى القادة وشفافيتهم. عندما يتم تحديد ومعرفة المجموعات المتأثرة بدقة ، يكتسب المسؤولون عن التعامل مع الأزمة وقتًا حرجًا لحلها بفعالية.
النغمة والشفافية
يمكن للأزمات أن تحدث لجميع أنواع المؤسسات ، من الشركات العامة والشركات الخاصة إلى المستشفيات والحكومات. للمساهمين والعملاء والموظفين والمرضى والناخبين الحق في معرفة الحقيقة في الوقت المناسب وبطريقة شفافة. يمكن للمنظمات غير المرتقبة أن تدعم نفسها بسهولة في دورة مدمرة قد تجد من الصعب أو المستحيل التعافي منها. يجب على القادة بذل كل جهد للحفاظ على إمكانية الوصول والعلاقات الإيجابية مع الصحافة ، قبل وأثناء الأزمة ، حيث أن المصداقية يمكن أن تحدد كيف يتم الإبلاغ عن الأزمة وكيف يدركها الجمهور. الصحافة هي بارعة في تمييز الحوار المفتوح والشفافية مقابل التأخير والتشويش ، والتقارير وفقا لذلك.
خطوات ملموسة
يجب على المنظمات تطوير وممارسة إجراءات استباقية بحيث يتم إعدادها عند وقوع الأزمة. العمل Levelheaded يطغى الذعر في كل مرة. يجب إخطار أعضاء الإدارة العليا على الفور حتى يمكنهم البدء في التعامل مع الأزمة بدلاً من التعرف عليها على الإنترنت أو وسائل الإعلام المحلية الخاصة بهم. يجب على الشركات المنظمة والمرخصة إخطار الوكالات المختصة مثل إدارة السلامة والصحة المهنية أو الوكالة الفيدرالية لإدارة الطوارئ. تشير البيانات الصحفية الفعالة إلى جميع الخطوات المحددة التي تم اتخاذها ، بما في ذلك التواريخ ومعلومات الاتصال والموظفين المعنيين والخطط الجارية.
المسئولية
لقد أظهر التاريخ مراراً وتكراراً أن المنظمات الراغبة في قبول المسؤولية بسرعة وبصورة لا لبس فيها يمكن أن تستعيد بسرعة ثقة وثقة العناصر الأساسية. في حالة معروفة منذ ثمانينيات القرن العشرين ، كان من الممكن أن يؤدي تخريب تيلينول بسهولة إلى إرسال مالك العلامة التجارية ، جونسون آند جونسون ، لأعوام طويلة. كما ذكرت صحيفة نيويورك تايمز ، "لكن بعد شهرين فقط ، عاد تايلينول إلى السوق ، هذه المرة في عبوة واقية من العبث ، وعززتها حملة إعلامية واسعة. وبعد عام ، حصتها من سوق مسكن 1.2 مليار دولار ، التي تراجعت إلى 7٪ من 37٪ بعد التسمم ، ارتفعت إلى 30٪ ". وضعت الشركة عملائها لأول مرة عن طريق استدعاء 31 مليون زجاجة واستبدالها مجانا في شكل مقاوم للعبث.
الطول
يجب أن تكون البيانات الصحفية الدقيقة والموجزة ملائمة بشكل عام على صفحة واحدة وتقع ضمن 300 إلى 500 كلمة. أبعد من هذا الطول ، يميل المحررون إلى أخذ الوقت الكافي للقراءة بعناية. عند إرسالها بالفاكس ، فإن البيانات الصحفية من صفحة واحدة تتجنب أيضًا احتمال فقدان الصفحات أو عدم تطابقها. إذا لزم الأمر ، يمكن إرسال مزيد من الاتصالات عند توفر معلومات أو تحديثات إضافية عن الأزمات.
