عندما يقل أداء الموظف عن مستوى توقعات الشركة ، يضع العديد من أرباب العمل خطط لتحسين الأداء. الغرض من خطة تحسين الأداء هو إعطاء الموظف فرصة لتصحيح أوجه القصور في الأداء باستخدام أسلوب منظم يتضمن إرشادات المشرف والمراقبة المنتظمة لقياس التقدم. بعض خطط تحسين الأداء هي الفرصة الأخيرة التي يجب على الموظف أن يظل يعمل بها. لذلك ، قم ببناء خطط مع إرشادات صارمة تدرج النتائج التي يتعرف عليها الموظف عند كتابة الخطة.
مراجعة تقييم أداء الموظف لفترة التقييم الحالية. قارنها بتقييم الأداء للتقييمات السابقة لتحديد ما إذا كان الموظف قد أثبت كفاءته في الماضي فيما يتعلق بالقضايا الحالية.
اذكر معايير الأداء حيث يقل أداء الموظف عن مستوى التوقعات. على سبيل المثال ، إذا أشارت معايير الأداء إلى أن وكيل خدمة العملاء يجب أن يحافظ على نسبة رضا تبلغ 85 بالمائة على ملاحظات العملاء ، فإن الموظف الذي يحتاج تقييمه إلى 60 بالمائة فقط يحتاج إلى التحسين. قد تشمل مجالات التحسين مهارات الاتصال وإجراءات مساعدة العملاء ، وربما مهارات التفاوض وحل النزاعات.
ناقش نقاط القوة لدى الموظف وكيفية استخدام هذه المهارات لتحسينها في المناطق التي يحتاج إلى تحسين أدائه فيها. على سبيل المثال ، يمكن للموظف الذي يظهر الكفاءة الممتازة في تقديم المساعدة للعملاء عبر الهاتف العمل على نقل مهارات التواصل الجيدة هذه عند مساعدة العملاء في التفاعل وجهاً لوجه. اطلب من الموظف إدخال معلومات عن كيفية تحسينه ، مثل التدريب على مهارات العمل أو التوجيه الشخصي من مشرف أو موظف متمرس.
حدد مناطق للتحسين حسب ترتيب أولوياتها. تأتي المناطق الحرجة أولاً ، وتليها المناطق التي يمكن للموظف فيها إجراء تحسينات لاحقة أو تعديلات ثانوية. فكر في دمج التعديلات الطفيفة للتحسين إذا كانت إصلاحات سهلة نسبيًا يمكن للموظف حلها على الفور.
توثيق تعليقات الموظف وتوصيات المشرف. إنشاء خطة مكتوبة تسرد أوجه القصور في الأداء ، وفقًا لمعايير الأداء. بالإضافة إلى ذلك ، قم بإدراج الأنشطة التي سيقوم الموظف بتحسينها والموارد اللازمة للتحسين.
جدول المعالم لمراقبة التقدم في خطة تحسين الأداء. على سبيل المثال ، إذا كانت مدة الخطة 45 يومًا ، يجب أن تكشف مؤتمرات المتابعة الأسبوعية مع المشرف عن التحسينات الإضافية.
اذكر عواقب عدم اتباع شروط خطة تحسين الأداء. واعتمادًا على المناطق وأنواع التحسين ، يمكن أن ينتج الإبعاد من المركز أو حتى الإنهاء من الموظف الذي لا يستكمل شروط الخطة.
الحصول على موافقة من الموظف على شروط وأحكام خطة تحسين الأداء. تزويد الموظف بنسخة من الخطة واطلب منه التوقيع عليها للإشارة إلى أنه يفهم المتطلبات والعواقب.
إرفاق نسخة من خطة تقييم الأداء الحالية بخطة تحسين الأداء وتقديم كلتا الوثيقتين في ملف موظفي الموظف.
