تعتمد الشركات على إجراءات الضوابط الداخلية للحفاظ على صدق موظفيها والشعور بالثقة فيما يتعلق بأصول الشركة وإعداد التقارير المالية. تختلف طرق التحكم الداخلية المحددة حسب الشركة ، اعتمادًا على التشغيل المحدد لذلك العمل. تحتاج الإدارة إلى النظر في نوع الضوابط الداخلية التي تلبي احتياجات الشركة وتنفيذها.
مناطق عالية المخاطر
يحتوي كل نشاط تجاري على مناطق ذات خطورة عالية بسبب عدم دقة التقارير أو السرقة أو عدم توفر العلاج المناسب. تحتاج الإدارة في كل شركة إلى تحديد المناطق التي تفرض أعلى مخاطر على النشاط التجاري. يتضمن تقييم المخاطر هذا تحديد إمكانية وصول الموظفين أو العملاء إلى المعلومات الحساسة أو أصول الشركة. يشمل تقييم المخاطر هذا أيضًا تحديد أعلى تأثير محتمل للدولار لأفعال غير ملائمة للموظف أو العميل. بمجرد تحديد الإدارة لأعلى مناطق الخطر ، يمكن للإدارة تنفيذ خطوات لتقليل تلك المخاطر.
أصول الحماية
تستخدم الشركات أصولها لتعزيز أعمالها. وتشمل هذه الأصول المخزون والنقد والمعدات. تتطلب معالجة النقد ضوابط داخلية محددة ، مثل التوفيق بين الحساب النقدي بانتظام ، وفصل مسؤوليات التعامل النقدي بين العديد من الموظفين وتدقيق المعاملات النقدية. يتطلب المخزون الحماية من العملاء والموظفين. تستخدم العديد من متاجر البيع بالتجزئة مرايا للسقف لمشاهدة العملاء والأجهزة الإلكترونية لمنع العملاء من مغادرة المتجر دون أن يدفعوا. يمكن لأي عمل لديه مخزون أن يرتقي بموظفي الفريق عند تحميل الشاحنات أو تفريغها لمنع موظف من السرقة.
ضمان الامتثال
تقدم الشركات تقارير عن نتائجها المالية والتشغيلية لمجموعة متنوعة من الوكالات ، بما في ذلك مصلحة الضرائب الأمريكية والمجلس الأعلى للتعليم. الشركات العاملة في صناعات محددة ، مثل الطاقة أو الخدمات المصرفية ، كما تقدم نتائجها إلى الهيئات الحكومية التي تشرف على هذه الصناعات. تحتفظ كل وكالة بمتطلباتها الخاصة لإعداد التقارير ، مثل المعلومات المحددة المطلوبة والتنسيق المستخدم للإبلاغ عن البيانات. تنفذ الشركات ضوابط داخلية لضمان اتباع متطلبات إعداد تقارير محددة. وتشمل عناصر التحكم الداخلية هذه الحصول على موافقة المدير قبل تقديم التقارير والحصول على مراجعة ثانوية لموظف للبيانات.
ضمان دقة التقارير
يعمل إعداد التقارير المالية على دفع مالك النشاط التجاري إلى مواصلة تطوير الأعمال أو تغيير الاتجاه عند الضرورة. يحتاج صاحب العمل إلى بيانات مالية دقيقة لاتخاذ قرارات جيدة بشأن تصرفات الشركة. تضمن الضوابط الداخلية تسجيل كل معاملة والإبلاغ عنها بدقة.
