كيفية كتابة البريد الإلكتروني للنشاط التجاري لإعداد اجتماع غداء

سواء كان الاجتماع مع العملاء لتقديم اقتراح أو إجراء غداء عمل مع الموظفين ، فإن إرسال دعوة عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يكون وسيلة سريعة وفعالة لتنسيق الحدث.

فكّر في جمهورك. ستحتاج نغمة رسالتك الإلكترونية إلى التكيف مع من تدعوهم إلى اجتماع الغداء. نبرة غير رسمية تعمل بشكل جيد إذا كان اجتماع الغداء مع الموظفين وستقضي الوقت في مناقشة الاستراتيجيات والعصف الذهني. إذا كان الغرض من الاجتماع أكثر جدية ، فستحتاج إلى توضيح ذلك في مراسلاتك للموظفين المدعوين. إذا كان اجتماع الغداء مع العملاء ، فقد تحتاج إلى نغمة أكثر رسمية ، اعتمادًا على علاقة العمل الخاصة بك معهم.

حدد موقع مطعم يمكنه استيعاب مجموعتك. اعتمادًا على عدد المدعوين ، قد ترغب في البحث عن منشأة تحتوي على غرفة خاصة. عند التخطيط لاجتماع غداء مع العملاء ، قد يساعدك ذلك في العثور على مطعم أقل نشاطًا ، حيث لا تكون المحادثة متوترة بسبب الضوضاء.

قرر الشخص الذي ستتم دعوته إلى اجتماع الغداء والتشاور مع تقويم المكتب لتحديد ما إذا كانت جميع الأطراف ستكون متاحة في التاريخ المعني. بالنسبة لاجتماعات غداء الموظفين ، قم بإجراء مكالمة هاتفية سريعة للتساؤل عما إذا كان المدعوون المختارون سيكونون متاحين في ذلك اليوم ثم يطلب منهم إبقائه مفتوحًا أثناء وضع الخطط في صيغتها النهائية.

اتصل بالمطعم المفضل وقم بإعداد حجز مبدئي. أخبرهم أنك قد تحتاج إلى ضبط عدد الحاضرين بالقرب من ذلك التاريخ. إذا اكتشفت أنك ستحضر عدة مرات أكثر مما كان مخططا له أصلا ، تأكد من إخطار المطعم في أقرب وقت ممكن بحيث يمكن للموظفين تلبية احتياجاتك.

اكتب بريدك الإلكتروني ، بما في ذلك عناوين البريد الإلكتروني لكل شخص ترغب في دعوته. استخدم سطر الموضوع لتوضيح سبب البريد الإلكتروني. تضمين كلمات مثل "مهم" أو "وضع علامة على التقاويم" ، وتضمين التاريخ والسبب. على سبيل المثال ، قد يكون الموضوع الخاص بك كما يلي: "هام: غداء العمل في 2/18/09-RSVP مطلوب." لتناول طعام الغداء مع عميل ، بالطبع ، ستحتاج إلى براعة سطر الموضوع وتحويله إلى طلب ، بدلاً من الطلب.

استخدم نص الرسالة الإلكترونية لشرح ضرورة اجتماع الغداء وما ترغب في أن يجلبه المشاركون أو يشاركونه أثناء الاجتماع. اعتمادًا على مدى صعوبة تثبيت الأشخاص ، قد تحتاج إلى مطالبتهم بالرد على الدعوة ، حتى تتمكن من إنهاء الحجز مع المطعم.إذا كنت تقوم بإعداد غداء عميل ، قد ترغب في طلب اجتماع الغداء ، وتحديد ما هي العناصر التي ترغب في مناقشتها معهم