كيفية الرد على البريد الإلكتروني للنشاط التجاري

إن صياغة رد على البريد الإلكتروني للنشاط التجاري بعناية - سواء كان ذلك من عميل أو عميل متوقع أو مدير أو زميل عمل - يمكن أن يحدث فرقًا في ضمان التفاعل والاستجابة المرغوبين.

فهم الكاتب

ننظر بعناية إلى من كتب البريد الإلكتروني لأن هذا يلعب دورا في مستوى الشكلي كنت تستخدم للرد. على سبيل المثال ، يقترح خبير البريد الإلكتروني في آداب السلوك Lindsay Pollak الرد على رسالة إلكترونية تستخدم لغة رسمية باستخدام لغة رسمية ومهذبة مماثلة. إذا كان المرسل يستخدم نغمة غير رسمية ، فاستخدم نغمة أكثر استرخاءً ، ولكن احتفظ بها احترافية.

تحديد النتيجة

معرفة ماذا الإجراء الذي تريد أن يأخذه القارئ بمجرد الرد. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل ردًا على أحد العملاء المحتملين ، فأنت تريد منهم الشراء. ومع ذلك ، إذا كنت ترسل ردًا إلى رئيسك في العمل ، فأنت تريدها أن تعتقد أنك محترف وقادر. ردود على الناس حول قضايا خدمة العملاء يجب أن يؤدي إلى عميل سعيد يشعر أنه تم تلبية احتياجاته.

نصائح

انتظر حتى تهدأ للرد على رسالة إلكترونية مثيرة للجدل.

وصف النتيجة في الجملة 1

استخدم الجملة الأولى من ردك على وصف ما تريد تحقيقه، يقترح جيفري جيمس ، محرر مشارك في شركة. على سبيل المثال ، إذا أرسل العميل بريدًا إلكترونيًا بشكوى ، استخدم الجملة الأولى لتقول أنك تريد حل المشكلة حتى يشعر الزبون بالسعادة والرضا بالشراء.

اجعل نقاطك

الآن حان الوقت لشرح كيف تخطط لجعل الجملة الأولى الخاصة بك يحدث. استعمال فقرات صغيرة لجعل نقاطك. يوصي جيمس باستخدام الأدلة لدعم الأفكار التي تصفها في ردك. اعتمادًا على الموضوع والإجراء المطلوب ، يمكن أن تكون الأدلة بسيطة مثل الإشارة إلى حقيقة أو على نطاق واسع مثل تقديم تفاصيل متعددة خاصة بالموضوع. على سبيل المثال ، إذا سأل رئيسك في العمل عن سبب رغبتك في الموافقة على مصروف ، قم بتقديم حقيقة أو اثنتين حول كيفية استفادة الإدارة أو الشركة بشكل عام من المصاريف.

تقديم دعوة للعمل

استخدم الجملة النهائية الخاصة بك كرر ما تريد أن يفعله القارئ بعد ذلك. هذه الجملة يجب أن تسير جنبا إلى جنب مع فقرة الافتتاحية الخاصة بك. على سبيل المثال ، لجعل عميلك سعيدًا ، اشرح الخطوة التي ترغب في اتخاذها لحل المشكلة.

تسجيل خروج

أخيرا ، استخدم كلمات الخروجمثل "أفضل" أو "شكرًا لك" حتى يعلم المتلقي أنهم وصلوا إلى نهاية البريد الإلكتروني ، يقترح الكاتب سوزان أدامز. أضف اسمك ، وقم بتضمين توقيع عملك في جميع رسائل البريد الإلكتروني. يجب أن يتضمن التوقيع اسمك الكامل واسم الشركة ومعلومات الاتصال ، بما في ذلك رقم الهاتف وعنوان موقع الويب.