تقدم معظم أنظمة المحاسبة تقارير الشيخوخة A / P (الحسابات المستحقة الدفع) لمساعدة المديرين على التحكم في المطلوبات المتداولة. يبين هذا التقرير ما هي الشركة مدين بها ، وإلى من وإلى أي مدة. عندما تكون النقود ضيقة ، من المعتاد جدولة دفعات الفواتير حسب وقت استحقاقها وعدم دفع جميع الفواتير في نفس الوقت.
الدلالة
لا يساعد تقرير الشيخوخة A / P الشركات على إدارة التدفقات النقدية فحسب ، بل يسمح لها أيضًا بالاستفادة من خصومات الدفع المبكر. يحتوي هذا التقرير الشائع على معلومات تفصيلية ، والتي يمكن للإدارة استخدامها في تحديد الأخطاء والاختلافات. عادةً ما يمثل الإجمالي في تقرير التقادم إجمالي المسؤولية الحالية لنشاط تجاري ويجب أن يتطابق مع الرصيد المستحق الدفع في دفتر الأستاذ العام. على سبيل المثال ، إذا أظهر تقرير التقادم أن مبلغ 200 دولار مستحق ، فيجب أن يكون هذا المبلغ في دفتر الأستاذ العام أيضًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فإن البحث مطلوب لتحديد المشاكل وتصحيحها.
صيغ
يمكن إعداد تقارير التقادم من قبل البائع وتواريخ الفاتورة وتواريخ الدفع وغيرها من التنسيقات. يعرض النمط الأكثر شيوعًا أسماء الموردين إلى اليمين وأربعة أعمدة تحمل الاسم "خلال 30 يومًا" ، "بين 30 و 60 يومًا" ، "بين 61 و 90 يومًا" ، و "أكثر من 90 يومًا". يتم وضع الأرقام داخل هذه الأعمدة اعتمادًا على المدة التي تكون فيها الفاتورة معلقة.عادة ما يحتوي هذا التقرير على عمود "الإجمالي" إلى اليمين ، حيث تتم إضافة جميع أرقام الأعمدة ويتم حساب إجمالي المسؤولية
تحليل
إلى جانب التأكد من دفع الفواتير في الوقت المحدد ، يستخدم المديرون تقرير الشيخوخة A / P لتحليل التدفقات النقدية وكيفية ارتباط الخصوم بالمخزونات وتكلفة السلع المباعة. يمكن أن تكون النسب المالية مفيدة في التحليل ، مثل نسبة "الأيام المستحقة الدفع" ، والتي يتم حسابها بتقسيم متوسط الحسابات المستحقة الدفع على تكلفة السلع المباعة في اليوم الواحد. عندما تكون هذه النسبة منخفضة جدًا أو عالية جدًا ، فقد حان الوقت لتحليل الشيخوخة وإيجاد المناطق التي يمكن تحسينها.
الاعتبارات
بالنسبة لتقارير التقادم لتوفير معلومات ذات معنى ، يجب أن تكون البيانات المدخلة على نظام الحسابات الدائنة دقيقة. تأكد من إغلاق الفترات السابقة لمنع نشر الإدخالات إلى فترات غير صحيحة في الماضي. أيضًا ، ابحث عن التكرارات في الملف الرئيسي للحسابات المستحقة الدفع ، وهي مشكلة شائعة في هذه المنطقة ، حيث قد يكون تم إدخال البائع أكثر من مرة. تسمح بعض الأنظمة بدمج المورّدين بسهولة ، مما يؤدي إلى تصحيح مشكلة تكرار السجلات. استخدم هذه الوظيفة إذا كانت متاحة ، لأن البديل هو نقل البيانات يدويًا ، وهو ليس عملية فعالة.
