تبدأ العديد من الشركات أعمالها باستخدام نظام محاسبة يدوي. بالنسبة لمعظم رواد الأعمال ، يسمح هذا المسار لبدء الأعمال بالعمل دون الحاجة إلى استثمار كبير لنظام محاسبة محوسب. وتشمل تكاليف تركيب نظام محاسبي محوسب شراء النظام والعمل لتثبيت النظام وتكاليف التدريب لتعلم النظام. يتضمن النظام اليدوي كتابة كل معاملة في دفتر الحسابات المحاسبي وحساب جميع الأرقام يدويًا. في كثير من الأحيان ، يدرك نشاط تجاري الحاجة إلى التحويل من النظام اليدوي إلى نظام المحاسبة المحوسب.
تثبيت نظام جديد
تتضمن الخطوة الأولى للتحويل من نظام المحاسبة اليدوي إلى نظام محاسبي محوسب تثبيت نظام المحاسبة على كمبيوتر الشركة. يراجع مالك الشركة حزم البرامج المختلفة لتحديد ما يلبي احتياجات أعماله ويقوم بشراء هذه البرامج. يقوم المالك بتنزيل البرنامج على الكمبيوتر حيث سيحدث العمل المحاسبي.
إنهاء البيانات في النظام اليدوي
تتطلب الخطوة الثانية للتحويل من مالك الشركة إنهاء البيانات. بمجرد تحميل النظام المحوسب على الكمبيوتر ، يحتاج المالك إلى إنهاء جميع البيانات الموجودة في النظام اليدوي. يضمن المالك أن جميع المعاملات تظهر في سجلات المحاسبة وأن جميع الحسابات تظهر بشكل صحيح. قد تختار توظيف شركة محاسبة لتدقيق السجلات المالية اليدوية.
أرصدة نقل إلى نظام جديد
مع أرقام الحساب النهائية المسجلة في النظام اليدوي ، يمكن للمالك نقل الأرصدة المنتهية إلى النظام المحوسب. يقوم المالك بإعداد كل حساب في النظام المحوسب عن طريق إدخال اسم حساب ونوع الحساب ورصيد البداية. بعد إدخال كل رصيد ، يحتاج المالك إلى مقارنة الأرصدة بأرصدة النظام اليدوية للتحقق من إدخال جميع البيانات في النظام بدقة.
تشغيل النظم الموازية
تتطلب الخطوة الرابعة من المالك استخدام كل من النظام اليدوي والنظام المحوسب لفترة زمنية مؤقتة. يسمح ذلك للمالك بالتأكد من أن النظام الجديد يعمل كما هو متوقع.
توقف النظام اليدوي
في نهاية الفترة التجريبية ، يوقف المالك النظام اليدوي. يحتاج المالك إلى التركيز على استخدام نظام المحاسبة المحوسب. يمكن تعبئة جميع السجلات من النظام اليدوي وتخزينها.
