كيفية تنسيق التقرير الرسمي

التقارير الرسمية هي وثائق مهمة ، وعلى هذا النحو ، يتم الاعتماد عليها لاحتواء معلومات محددة ، مكتوبة في شكل محدد لمرجع سريع وسهل والاستخدام. تتبع معظم التقارير الرسمية أمرًا محددًا للمحتويات يسمي مسألة أو مشكلة ، واقتراحات لعلاج و / أو تعويضات مطبقة بالفعل ، وعواقب الإجراءات المتخذة لحل المشكلة أو المشكلة وأي تفاصيل أخرى ذات صلة. واعتمادًا على موضوع التقرير الرسمي ، قد يتم ترتيب هذه المكونات المركزية بشكل مختلف مع تركيز متفاوت. باتباع بضع خطوات تضمن تقريرا منسقا بشكل صحيح.

قم بإنشاء صفحة الغلاف أولاً. أدرج عنوان المشروع واسمك / اسم مقدم التحضير ونوع التقرير الذي تم إعداده وتاريخ التقرير الرسمي. قم بتوسيط هذه المعلومات على الصفحة واستخدم خطوط أكبر ولكن رسمية.

اكتب "الملخص التنفيذي". احتفظ به لصفحة واحدة. قم بتضمين مطالبة توضح المشكلة أو القضية وسياقها. اذكر أي مشكلة فنية مرتبطة أو المهمة أو المهمة المنجزة أو في طور إكمالها. تعداد الأسئلة الفنية المرتبطة بالمهمة والغرض الخطابي من أجل معالجة المشكلة أو القضية.

قم بإنهاء "الملخص التنفيذي" مع ملخص موجز. اذكر فرضية أو هدف المشروع ، أو طرق أو إجراءات معالجته والنتائج. قم بتضمين استنتاجات مرسومة ، وتوصيات تنظيمية وأي نشاط متابعة مطلوب ، ووصف جميع المزايا المرتبطة بها وتكاليفها.

بناء "جدول المحتويات" المقبل. استخدم القواعد القياسية لكتابة جدول المحتويات. توسيط العنوان ، وسرد المحتوى المشار إليه وموقع الصفحة المصاحبة له.

استخدم الصفحة التالية لكتابة "مقدمة". أذكر المشكلة أو القضية التي عجلت الإجراء في الأصل ، وهذا هو سبب هذا التقرير. اكتب نص الإجراء أو الواجب الذي يمثل مصدر التقرير. اكشف للقارئ صيغة / هيكل ما تبقى من التقرير.

أدخل الصفحة التالية "الخلفية". أذكر هنا الإجراءات التي تم اتخاذها حتى الآن لمعالجة المشكلة / المشكلة. قم بتضمين أي من مصادر الأدبيات التي تمثل خلفية المشكلة أو القضية. أكتب هنا أيضا كيف أن ما تم القيام به يتماشى مع الجهود المحددة لمعالجة ذلك ، وأذكر هنا أي تعليمات محددة اتبعتها.

اكتب الصفحة التالية لتضمين "مناقشة النتائج". حدد ما تم تعلمه ، أو يجب أن يكون ، وتبرر استنتاجاتك بناء على نظرية "الخلفية" ، والإجراءات المتبعة.

اختتام الجزء الرئيسي من التقرير مع صفحة "الاستنتاج" أو "التجميعي". قم ببساطة بإعادة التأكيد على المشكلة / القضية التي تسببت في العمل والتقرير ، ورمي النقاط الرئيسية والتوصيات. قم بتضمين الصفحة الأخيرة بعنوان "المراجع" واختيارياً ، إذا لزم الأمر ، "الملاحق".