الفصل النقدي للواجبات هو تكتيك لتقليل مخاطر فقدان المال العرضي والمقصود من قبل الموظفين. الشخص الأكثر احتمالا لسرقة النقود من شركة هو موظف طويل الأجل في بيئة عمل تفتقر إلى الفصل بين الواجبات. والفصل النقدي للواجبات هو الأكثر شيوعًا في الشركات الأكبر ، ولكن الشركات الصغيرة يمكنها أيضًا الاستفادة من الحد الأدنى من الفصل بين الواجبات أو وجود مدير يشرف على المهام النقدية ويراجعها بدقة. الفصل السليم بين الواجبات في الأعمال النقدية يتطلب التفويض والحضانة والتسجيل والمصالحة.
تفويض
التخويل هو الخطوة الأولى في سلسلة الاحتجاز. شخص واحد فقط مخول لأداء واجب. على سبيل المثال ، يمكن للشخص أن يتلقى البريد والشيكات ، ولكن لا ينبغي عليه الاحتفاظ بالشيكات في عهدته أو تسجيلها أو التوفيق بين دفتر الأستاذ الذي تم إدخال الشيكات عليه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنه تفويض أو إعداد الودائع ، لكنه لا يستطيع الذهاب إلى البنك لإيداع الأموال. في بعض الأحيان ، في الأعمال التجارية الأصغر ، لا يمكن للشخص الذي يفوض الشيك تسوية ذلك إلا إذا قام موظف أو مدير آخر بإيداعه وتسجيله.
عهدة
طول فترة الحضانة يعتمد على الواجب. على سبيل المثال ، لا ينبغي لصرف أمين الصندوق الذي يتعامل مع النقود لمدة ثماني ساعات في معظم الحالات أن يوفق بين درج النقود الخاص بها. سيكون من المقبول لها أن تحسب وتسجيل مجاميعها في نهاية اليوم ، ولكن ينبغي على التوفيق بين الإجماليات للتحقق من النقد مقابل الإيصالات. هذا يضمن أن يتم احتساب جميع الأموال وليس في عداد المفقودين.
تسجيل
التسجيل هو الواجب النقدي الذي يتطلب من المدير أو الموظف تسجيل إجمالي ماديًا في دفاتر حسابات الشركة بشكل فعلي أو إلكتروني. يضمن هذا الرسم النقدي مسارًا ورقيًا يتبع الأموال. في مثالنا السابق ، يجب على المدير الذي قام بتسوية درج النقود الحصول على مدير آخر لتسجيل النقد للإيداع أو نقد في متناول اليد. عندما يتعامل عدة أشخاص بالنقود ، من الضروري الفصل بين الواجبات طوال سلسلة الاحتجاز.
تصالح
المصالحة هي الخطوة الأخيرة في الفصل بين الواجبات النقدية وسلسلة الحراسة. وهو يضمن أن كل من يتعامل مع الأموال يمثل الأموال أو الشيكات أو الودائع بشكل صحيح. عندما يقوم مدير أو موظف بالتوفيق بين الإجماليات النقدية لليوم أو الأسبوع ، فإنه يوفر فرصة للأعمال التجارية للقبض على أي أخطاء في المحاسبة أو اكتشاف سرقة داخلية محتملة. يجب أن يكون لدى العمل دائمًا شخصًا مختلفًا عن التوفيق بين الشخص الذي استلم الأموال أو قام بالتعامل معها أو سجلها.
