سواء كنت تقوم بكتابة خطاب توصية للحصول على منحة دراسية أو وظيفة أو تدريب أو مدخل لمدرسة الدراسات العليا ، يجب أن يكون خطاب التوصية قد حقق عدة أغراض. يجب أن يمنح المتلقي الثقة بأن الشخص الذي كتب الخطاب لديه الخبرة اللازمة والقدرة على القيام بالمهمة بشكل جيد ، يستحق الدخول إلى الكلية أو يستحق تلقي جائزة. عادة ما تكون المعلومات المحددة المدرجة في رسالة توصية أكاديمية أو عمل مختلفة. (انظر المرجع 1.)
أرباب العمل
عند كتابة خطاب توصية لصاحب العمل ، قم بتضمين معلومات حول الوظيفة السابقة للشخص في الشركة ، ومسؤوليات الوظيفة والمهارات (الولاء ، والموثوقية ، والقدرة على العمل بشكل مستقل وعلى فريق ، على سبيل المثال). (راجع المرجع 1.) قم أيضًا بتضمين وقت عمل الشخص مع الشركة وأي جوائز أو اعتراف مهني حصل عليه.
أكاديمي
غالبًا ما يجب إرسال خطابات التوصية الأكاديمية مباشرةً إلى لجنة القبول أو المراجعة. خصوصية الرسالة عادة ما تكون مطلوبة. عند كتابة الرسالة ، فكر مليًا في تجربتك في الحصول على الشخص كطالب. اطلب من الطالب الحصول على نسخة من بيانه الشخصي واستئنافه إذا قام بكتابته لطلب التقديم ، واطلب منه أن يخبرك ما هي تطلعاته ، وما هي الجوائز التي حصل عليها والمعلومات الأخرى ذات الصلة بطلبه. (راجع المرجع رقم 2.) تضمين معلومات عن أدائه الأكاديمي ونزاهته وتفانيه في عمله وقدراته على العمل بمفرده ومع الآخرين. خيار آخر هو أن تطلب من الطالب صياغة الرسالة بنفسه ثم مراجعتها والتوقيع عليها.
المقدمة
في مقدمة رسالتك ، عليك أن تكون صاحب توصية ، وأن تذكر منصبك المهني وأن تشرح كيف تتصل بمقدم الطلب. قل كم من الوقت عرفت مقدم الطلب. كما تشمل ملخصًا لمشاعرك العامة حول مقدم الطلب. قد تكتب ، على سبيل المثال: "أنا الدكتور سام سميث ، أستاذ علم الآثار في جامعة XYZ في بلدة ، ميريلاند. أكتب رسالة توصية إلى بوب هاريسون ، أحد الطلاب الأكثر موهبة وإثارة للإعجاب خلال العامين الماضيين للحصول على جائزة الشباب للمنح الدراسية. "(راجع المرجع 1.) قم أيضًا بتضمين معلومات حول كيفية مقارنة هذا الطالب بالآخرين. قد تقول أنك عملت عددًا من السنوات كأستاذ ودرّست عددًا محددًا من الطلاب. (انظر المرجع 2.)
الجسم
يجب أن تحتوي نص الرسالة على فقرات منفصلة لكل جودة من مقدم الطلب. اكتب أمثلة محددة لكيفية رؤية الشخص يوضح المهارة أو الجودة. قد تكتب ، على سبيل المثال ، عند مناقشة نوعية الثبات في المرشح: "جاء بوب إلى جميع جلسات التدريس الخاصة بي لضمان فهمه التام لجميع الدروس ، ونجح في الحصول على A ، واحد من خمسة أشخاص فقط في فصله المكون من 40 عامًا للقيام بذلك. "اكتب فقرين أو ثلاث فقرات فقط في هذا القسم. (راجع المرجع 1.) قم بتضمين بيان النقد الخفيف الذي يتضمن قوة أيضًا. على سبيل المثال ، قد تكتب: "في بعض الأحيان يكون بوب شديد الإصرار ، ويظهر أحيانًا كعناد. ومع ذلك ، فهو عادة ما يكون هادئًا ومبهجًا في عمله ". (راجع المرجع 2). إذا كنت معتادًا على الأنشطة خارج العمل أو المدرسة التي شارك فيها الشخص ، فقم بتضمين هذه المعلومات في نص رسالتك. (انظر المرجع 3.)
استنتاج
تلخيص مؤهلات الشخص وإضافة التعليقات الأخرى التي تعتقد أنه ينبغي تضمينها في الرسالة. اذكر أنك تعتقد أن مقدم الطلب يستحق المنحة أو القبول ، أو هو الشخص المناسب لهذا المنصب. تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك وتوقيع الرسالة. (انظر المرجع 1.)
