أدوات إدارة المشاريع هي أجهزة شائعة لتتبع الأنشطة والمواعيد النهائية والموارد في المشروع. وهي عادةً أدوات بصرية مصممة لتمثيل أهداف وأنشطة مشروع - على سبيل المثال ، مخططات جانت Gantt - أو مسؤوليات أولئك الذين يعملون في مراحل مختلفة من المشروع ، مثل مخططات الممرات الحارة.
المؤيد: المنظمة
تساعد أدوات إدارة المشاريع في الحفاظ على تنظيمك منذ بداية المشروع. من خلال تحديد جميع الأنشطة ومدتها ، ومواردها ، والأشخاص الذين يخضعون للمساءلة ، لن تضطر أبدًا إلى التساؤل عما يجب فعله بعد ذلك أو من المسؤول. من الأسهل تتبع التفاصيل نظرًا لأنها مكتوبة ومُعلمة عند اكتمالها. على مدار المشروع ، يساعد تنظيم أفضل على توفير الوقت والتوتر وتجنب الهرولة في اللحظة الأخيرة.
Pro: سهولة المشاركة
عادةً ما تقوم أدوات إدارة المشاريع بإنشاء مستند واحد يخدم "المشروع في لمحة". يتم مشاركة هذا المشروع بسهولة مع كل شخص يعمل على مكوناته المختلفة. يعرف الجميع حالة الأنشطة التي قد تؤثر على عملهم. تسمح بعض البرامج بتعديل الوصول المفتوح بحيث يمكن لأي شخص الاطلاع على جميع تفاصيل حالة المشروع أيضًا.
يخدع: الوقت للاستثمار
يمكن أن يكون هناك وقت كبير يستثمر في تعلم وإنشاء أداة أولية لإدارة المشروع للمشروع. من السهل تعلم أدوات معينة ، لكن يمكن أن تكون أدوات أخرى مفصلة وتقنية. يحتاج كل شخص في المشروع إلى تعلم كيفية تفسير الأداة ؛ يجب أن يكون شخص ما مسؤولاً عن تعلم كيفية إنشاء الأداة. في بعض الأحيان ، يمكن أن يستغرق تعلم البرامج المتخصصة ما دام إنشاء المستند نفسه.
يخدع: صيانة
أدوات إدارة المشاريع مفيدة فقط عندما يتم تحديثها بانتظام. الخطة الأولية قيّمة ، لكن في الواقع ، المشاريع لا تسير وفق الخطة. عند حدوث التغييرات ، مثل المهام الجديدة أو التأخير ، يجب تحديث المستند وفقًا لذلك. شخص ما يجب أن يكون مسؤولا عن هذه المهمة العادية.
