المزيد والمزيد من الشركات إما الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المشاريع أو توظيف المهنيين للتعامل مع هذه المهمة. مع التغييرات في الصناعة ، قد يكون من الصعب العثور على أشخاص مؤهلين على رأس أحدث الاتجاهات والاستراتيجيات. فقط 2.5 في المئة من المنظمات تنجح في استكمال جميع مشاريعها. تفشل 70 في المئة من المشاريع. وبالنظر إلى هذه الأرقام ، قد تتساءل عما إذا كان الأمر يستحق تعيين مدير مشروع أم لا. تماما مثل كل شيء آخر ، هناك مزايا وعيوب للنظر فيها. يمكن لمدير المشروع المهرة أن يقلل من نفقاتك ، ويسهل إدارة تدفق العمل ويساعد في تنمية عملك.
إدارة المشروع الايجابيات
سواء أكنت تدير مؤسسة صغيرة أو مؤسسة قائمة ، فقد لا تتمكن من التعامل مع جميع أنواع المشاريع من البداية إلى النهاية. بعض المشاريع معقدة للغاية ولها مهلة زمنية ضيقة أو تتطلب مهارات خاصة قد لا يملكها فريقك. يمكن أن يساعدك مدير المشروع المؤهل في تنظيم وإدارة المهام الأكثر استهلاكًا للوقت. كما سيحفز مدير مشروع ذي خبرة فريقك ، وإدارة الموارد ، وقياس النتائج ، وتقديم التعليقات وإيجاد طرق لزيادة الجودة وخفض التكاليف أو الوقت. وتشمل مهارات إدارة المشاريع الأخرى تقنيات جدولة معززة ، والاستجابة للتغيير ، وتحسين الاتصال ، ومراقبة الجودة وإدارة المخاطر.
إعداد الهدف الفعال
تفشل معظم المشاريع ببساطة لأن المديرين يفتقرون إلى هدف واضح. في عام 2013 ، تم تسليم أقل من ثلث جميع المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المخصصة. لهذا السبب ، فإن تحديد أهداف SMART هو أمر بالغ الأهمية. أهداف SMART محددة ، قابلة للقياس ، قابلة للتحقيق ، واقعية ومحددة زمنياً. هذا هو ما يرمز إليه المختصر SMART. سوف تضمن أهداف SMART أن يتم تسليم مشاريعك في الوقت المحدد دون تجاوز الميزانية. يتمتع مديرو المشاريع المحترفون بالخبرة والأدوات اللازمة لإنشاء توقعات وإدارة تكاليف المشروع وتحديد المخاطر عبر دورة حياة المشروع بأكملها.
تحسين الاتصال
تسمح إدارة المشروع بتواصل أكثر كفاءة بين القادة والموظفين الآخرين المشاركين في المشروع. يكون مديرو المشاريع ذوي الخبرة فعالين في إدارة أصحاب المصلحة الذين يعتبرون عاملين أساسيين لنجاح المشروع. يحافظ مديرو المشاريع على تماسك الفريق ، ويسهلوا الاجتماعات ، ويجتهدون خبراء الموضوع ، ويقومون بعصف الأفكار ، ويرصدون التغذية المرتدة في الوقت الفعلي. التواصل هو بسهولة الجانب الأكثر أهمية في أي مشروع ، وهو مهارة ضرورية لكل محترف في المشروع.
زيادة رضا العملاء
يمكن للمشروعات تقديم ميزات جديدة وفتح خدمات أو منتجات جديدة لإرضاء العملاء ، أو يمكن للمشاريع المساهمة في خفض التكاليف للعملاء. نظرًا لأن منهجيات إدارة المشاريع تعطي الأولوية لعوامل الجودة ، مثل الميزات التي يريدها العملاء ، فإن الشركات التي تتمتع بإدارة ناجحة للمشروعات تختبر رضا العملاء بشكل أكبر. هذا يترجم إلى المزيد من الإيرادات ونمو الأعمال. ستعرف منظمتك بتقديم نتائج ممتازة.
مستوى عال من الخبرة
من خلال الاستعانة بمدير مشروع أو الاستعانة بمصادر خارجية ، ستستفيد شركتك من مستوى عالٍ من الخبرة. سيتعلم الأشخاص داخل مؤسستك أشياء جديدة ويكتسبون منظورًا جديدًا سيساهم في نموهم المهني. بالإضافة إلى ذلك ، ستعمل إدارة المشروع على توفير وقتك حتى تتمكن من التركيز على الجوانب الأساسية لنشاطك التجاري. سيتمكن مدير مشروع ذي خبرة من توضيح عملية المشروع وإدارة جميع مجالات المشروع بما في ذلك الموظفين والامتثال.
تقييم دقيق للمخاطر
أكثر من 75 في المئة من الشركات تفتقر إلى الثقة في نجاح المشروع. غالباً ما تكون إعادة صياغة العمل المفرط وزحف النطاق وسوء الاتصالات وأهداف غير واضحة هي السبب. تسمح لك إدارة المشروع بأخذ المخاطر المحسوبة وتخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة. سوف تحدد ما هي المخاطر قبل حتى البدء. بهذه الطريقة ، يمكنك التخطيط لأية مشكلات في المراحل المبكرة واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً مع ظهور المخاطر طوال دورة حياة المشروع. كما تسمح لك إدارة المخاطر الفعالة بالاستيلاء على المخاطر أو الفرص الإيجابية عند ظهورها.
سلبيات إدارة المشاريع
إذا لم يكن لدى مدير المشروع الخبرة أو المعرفة الصحيحة ، فهناك الكثير من المشاكل التي يمكن أن تنشأ. إن فقدان الموارد ، ومشاكل الجدولة ، والمسائل الأمنية ، والنزاعات بين الأشخاص هي مساوئ رئيسية لإدارة المشاريع. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتحمل مؤسستك تكاليف عالية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل أو عن طريق توظيف موظفين جدد لإكمال المشروع. في بعض الأحيان ، يمكن لإدارة المشروع أن تتداخل مع عملياتك اليومية أو أن تخطئ بشكل كبير.
ارتفاع التكاليف
إذا كنت تستعين بمدير مشروع ، فتوقع أن تستثمر في برامج متخصصة. هذه البرامج يمكن أن تكون مكلفة ويصعب تنفيذها. بما أن فريقك سيستخدمها أيضًا ، فقد يحتاجون إلى التدريب. اعتمادًا على احتياجاتك ، قد تضطر أيضًا إلى الاستعانة بخبراء في الموضوع أو متخصصين للمساعدة في مشروع. في كثير من الأحيان ، سيكون هناك دفعة من أصحاب المصلحة لتشمل الميزات التي لم تكن مخططة في البداية. يمكن لجميع هذه القضايا بسرعة إضافة تكلفة المشروع.
زيادة التعقيد
إدارة المشروع هي عملية معقدة ذات مراحل متعددة. يميل بعض الخبراء إلى تعقيد كل عملية ، مما قد يربك فريقك ويتسبب في تأخير تسليم المشروع. كما يمكن أن تصبح صارمة أو دقيقة في خططهم ، مما يخلق بيئة مرهقة داخل المنظمة. عادة ، سيكون تنفيذ المشاريع ذات النطاق الواسع أكثر تعقيدًا ، خاصةً إذا لم يكن هناك فريق مخصص فقط للعمل في المشروع. قد يتأخر أعضاء الفريق المتعدّد الوظائف عن عملهم اليومي ، مما يضيف طبقة أخرى من التعقيد.
الاتصالات العامة
عند تعيين فريق إدارة مشروع ، ينضم موظفون جدد إلى شركتك. هذا يضيف طبقة إضافية من التواصل وقد لا تتطابق دائمًا مع ثقافتك التنظيمية. لهذا السبب ، يوصي الخبراء بإبقاء فريقك صغيرًا قدر الإمكان. وكلما كان الفريق أكبر ، كان مستوى الاتصال أعلى. في بعض الأحيان ، يلزم وجود فريق كبير لمشروع ، لذا من المهم العثور على مديري مشروعات لديهم مهارات اتصال قوية عبر مجموعة متنوعة من الأشخاص.
الافتقار إلى الإبداع
في بعض الأحيان ، لا تترك إدارة المشروع سوى القليل أو لا مجال للإبداع. يركز قادة الفريق إما بشكل مفرط على عمليات الإدارة أو يضعون مواعيد نهائية ضيقة ، مما يجبر موظفيهم على العمل في إطار معايير صارمة. هذا يمكن أن يثبط التفكير الإبداعي ويعرقل الابتكار الذي قد يفيد المشروع. من المهم أن يعرف مدير المشروع متى يكون مصدر إلهام للإبداع ومتى يجب اتباع خطة المشروع بصرامة.
يمكن للمنظمة أن تحقق النجاح وتحقيق النجاح بدون فريق إدارة المشروع. ومع ذلك ، فإن الاستعانة بأخصائي ماهر للتعامل مع هذه الجوانب يمكن أن يفتح فرصًا جديدة ويساعد شركتك على تحقيق أهدافها بشكل أسرع.
