سوف تؤثر قدرتك على التواصل بفعالية بشكل مباشر على نجاحك في العمل. من الأهمية بمكان أن تعرف كيف تكتب وإرسال المراسلات المختصرة والمفهومة. مذكرة الأعمال هي وثيقة موجزة تتناول مجموعة محددة من الأشخاص وتركز على غرض معين. ستساعدك مذكرة مكتوبة بشكل جيد على التواصل بكفاءة وتحقيق النتائج. بالإضافة إلى كتابتها بشكل صحيح ، من الضروري التأكد من إرسال مذكرتك بشكل صحيح ، إلى الأشخاص الذين يحتاجون إلى قراءتها أكثر من غيرها.
صياغة المذكرة الخاصة بك
فكر في جمهورك. قبل البدء في تأليف مذكرتك ، ضع في اعتبارك مستوى التعليم وخبرة الأشخاص الذين تتواصل معهم. ضع في اعتبارك أيضًا احتياجات المستلمين. قد يحتاج بعض الأفراد إلى تعليمات أكثر تفصيلاً ومبادئ توجيهية محددة ومحددة ، بينما يمكن تزويد الآخرين بمعلومات عامة جدًا ثم اتخاذ المبادرة بمفردهم.
استخدم تنسيق رأس صحيح. في سطر "التاريخ" ، استخدم الاختصارات القياسية. بالنسبة إلى "إلى" ، يجب عليك سرد كل شخص سيحصل على المذكرة بالاسم. لا تستخدم الألقاب. استخدام الاسم الأول والأخير ، ووضعها بالترتيب الأبجدي أو حسب الموقع داخل الشركة. بالنسبة إلى السطر "من" ، استخدم اسمك الأول واسم العائلة ، بالإضافة إلى القسم الذي تتواجد فيه ، إن أمكن.
اختر سطر موضوع محدد وغني بالمعلومات. في كثير من الأحيان ، يرسل الأشخاص المذكرات بخطوط موضوعية مبهمة وعامة. سوف يعطي واحد محدد وموجز المستلمين فكرة أفضل بكثير عما تشير إليه المذكرة. على سبيل المثال ، يمكن قراءة سطر الموضوع العام "الاجتماع" ، ولكن يمكن أن يقول سطر موضوع محدد "عرض تقديمي لفريق المبيعات لاجتماع يوم الجمعة".
مفتوحة مع تفاصيل. لا تضيع الوقت مع chit-chat أو الخلفية. يجب أن ينص الجزء الأول من مذكرتك على ما تحتاج إليه بالضبط. باستخدام المثال الوارد أعلاه ، لعرض تقديمي لفريق المبيعات ، قد يتم فتحه ، "في اجتماع يوم الجمعة ، سيقدم فريق المبيعات عرض شرائح يتضمن أرقام الدخل والحسابات المستحقة الدفع للربع الأول."
اكتب مذكرتك ، وتجنب الصوت السلبي. تم تصميم مذكرة لتبادل المعلومات وطلب المساعدة ، لذلك تحتاج إلى استخدام صوت نشط. في قواعد اللغة والكتابة ، يعني الصوت النشط أن موضوع الجملة نشط - القيام أو شيء ما - بدلاً من حدوث أشياء أخرى له. ستتم قراءة الصوت النشط باسم "سيعرض فريق المبيعات عرض شرائح". يمكن صياغة النهج السلبي كما يلي: "نود من فريق المبيعات التفكير في عرض شرائح عرض تقديمي".
اكتب الاستنتاج. لا يجب أن يكون استنتاجك معقدًا ، ولكن يجب أن يلخص النقاط الأساسية المشار إليها في المذكرة نفسها.
تحرير عملك. هناك أشياء قليلة محرجة مثل إرسال مذكرة أعمال وتحقيق ما بعدها أنك تركت خطأ إملائيًا كبيرًا في وسطها. تدقيق المذكرة الخاصة بك قبل إرسالها ، بالإضافة إلى إجراء التصحيحات ، والقضاء على الكلمات غير الضرورية. احفظ مذكرتك موجزة.
أرسل مذكرك
أرسل مذكرتك. إذا كنت ترسلها عبر البريد الداخلي ، فتأكد من أن كل شخص يعالج في المذكرة يحصل على نسخته الخاصة. لا ينبغي لأحد أن يشترك في أي وقت مضى في مذكرة مع الرجل في الجناح التالي.
استخدم البريد الإلكتروني إذا كان خيارًا. يجب إرسال مذكرة بريد إلكتروني إلى الجميع في نفس الوقت ، ولكن قد ترغب في تحويل بعض المستلمين. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مذكرتك ، فضع موضوع المذكرة في سطر الموضوع في عنوان البريد الإلكتروني. لا تستخدم الخطوط أو الصور الملونة أو غيرها من الإضافات الأخرى.
متابعة بمجرد إرسال المذكرة الخاصة بك. إذا كان هناك موعد نهائي مذكور في المذكرة ، تأكد من التحقق مرة أخرى مع المستلمين في وقت لاحق.
نصائح
-
تأكد من أن مذكرتك تتبع أي إرشادات خاصة بالشركة فيما يتعلق بالنقاط ، والتباعد بين الفقرات ، وما إلى ذلك.
تحذير
إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني لإرسال مذكرة ، تحقق مرة أخرى قبل الضغط على مفتاح "إرسال". ستحتاج إلى توخي الحذر بشأن من الذي يتلقى معلومات خاصة أو سرية عبر البريد الإلكتروني.
