تبني الشركات والمتعاقدين الأفراد والمنظمات غير الربحية بيانات السياسة العامة للتعبير عن المبادئ التوجيهية التي تحكم تنفيذ خدماتها والمشاركة فيها. تضع هذه السياسات البروتوكولات وتضع المعلمات التي يجب أن يلتزم بها جميع الذين يدخلون في عقد مع أو يزورون موقعًا ما. تبدأ صياغة هذه السياسات بمشاركة من جميع الكيانات التنظيمية ، بالإضافة إلى إنشاء علاقة مباشرة لأهداف الشركة. بالنسبة لكتاب السياسات ، فإن البحث والتحضير والقرارات المتعلقة بالتنسيقات والتوزيع تهيمن على الجزء الأكبر من عملية كتابة البروتوكول.
الاستعداد للكتابة. اجمع مواد تدوين الملاحظات وحافظ على جهاز كمبيوتر معين أو معالج كلمات واختر مساحة لإجراء الجزء الأكبر من الكتابة. بالإضافة إلى ذلك ، اختر لغة السياسة أو البروتوكول الأساسي أثناء التفكير في نمط الكتابة وأنواع الخطوط لمستند السياسة.
عقد اجتماع مع الموظفين الرئيسيين للحصول على مدخلات حول إنشاء سياسة أو وثيقة جديدة. على سبيل المثال ، تتطلب معايير السياسة الأمنية الفعلية وجود ممثل للموارد البشرية وموظفي الأمن لتقديم وجهات نظرهم حول متطلبات السياسة. خذ دقائق الاجتماع لاستخدامها في إنشاء سياسات أو بروتوكولات من المعلومات التي تم جمعها.
تقييم مهمة الشركة أو الخدمة. استخدم لغة وتطبيق مهمة الشركة كدليل للنبرة العامة للسياسة أو البروتوكول. على سبيل المثال ، يحمل تكرار التخطيط الدقيق وإجراءات الإبلاغ أهمية كبيرة لواضعي السياسات في مجتمع السلامة الصناعية.
بحث الجمهور. حساب عدد العملاء أو المقاولين أو الموظفين الذين يشكلون الجمهور الأساسي لوثيقة السياسة. حدد موقع هؤلاء الأفراد أو الأعمال ذات الصلة لتحديد متطلبات الموقع والتوزيع. بالإضافة إلى ذلك ، راجع أوصاف وظيفة الموظف والعقود لإدراجها المحتمل في وثيقة السياسة.
راجع التخطيط الفعلي لمكان العمل أو مساحة العمل. توثيق الأبعاد وطرق المرور الحالية والمناطق المخصصة ، مثل دورات المياه وصالات الموظفين ، لاستخدامها في إنشاء جزء البيئة والسلامة من وثيقة البروتوكول. الاتصال بالوكالات الخارجية ، مثل إدارة مكافحة الحرائق المحلية أو منظمة السلامة المهنية ، لتحديد المتطلبات مثل الحد الأقصى لسعة القدرات وأجهزة السلامة الإلزامية ضد الحرائق.
مراجعة وثائق الشركة الحالية. اجمع جميع خطابات سياسة الشركة الحالية وكتيبات البروتوكول السابقة والمستندات المتعلقة بالخدمة لاستخدامها في وضع وثيقة جديدة للسياسة والإجراءات. تحديد المعلومات القديمة وتحديث البيانات الأساسية حسب الحاجة. بالنسبة للأشكال التي تتطلب توقيعات رسمية ، حدد الموقع الأصلي أو البديل أو البديل المناسب. التخلص السليم من البيانات القديمة التي قد لا تزال تحتوي على معلومات حساسة.
سلامة المنتجات البحثية واستخدامها. يجب على موزعي المنتجات أو تجار التجزئة أو المصنعين البحث في الاستخدام السليم ومقاييس السلامة الخاصة بالمنتج الذي تم بيعه أو تصنيعه. أضف هذه المعلومات إلى القسم الإجرائي لأدلة سياسات الخدمات أثناء تقديم بيانات السلامة والطوارئ. إضافة بيانات المناولة والتخلص الآمن للعناصر الموجودة على أنها تحتوي على مواد خطرة أو تحتوي عليها.
قم بإنشاء تنسيقات متعددة. توفر الإصدارات الكتابية والإلكترونية للسياسة أو البروتوكول الراحة لجمهور المستند. تسمح وثائق السياسة الإلكترونية للقراء بمراجعة السياسة بسهولة من مواقع متعددة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر تنسيق الكتاب أو النسخة المطبوعة نسخة مادية للمراجعة السريعة عند الضرورة.
