يساعد إنشاء دليل السياسات والإجراءات على توفير بروتوكولات واضحة للاتساق في المؤسسة. يحدد أرباب العمل السلوك المقبول في المجالات التي تتراوح من الملابس إلى العلاقات مع العملاء. يقوم الموظفون بقراءتها والتوقيع على خطاب إقرار ، وقبول أي تداعيات لانتهاك السياسات الموضوعة في الدليل. التركيز على المجالات الرئيسية عند كتابة دليل السياسات والإجراءات لمنظمات غير ربحية.
المجالات الرئيسية للتركيز
التنظيم والإدارة: في هذا القسم ، حدد بيان المهمة والرؤية الخاصة بالمنظمة. تفصيل حالة عدم الربح من خلال تضمين اللوائح الداخلية ومواد التأسيس كما هو مسجل لدى وزير الخارجية. بعد تحديد المنظمة ، قم بتفصيل أدوار وواجبات الإدارة الرئيسية. يساعد المخطط التنظيمي جميع الموظفين على فهم من المسؤول عن ماذا وسلسلة القيادة.
الموارد البشرية: في قسم الموارد البشرية ، حدد مسؤوليات مجلس الإدارة ، كيف يتم تنمية وتطوير المتطوعين وكيف يتم تدريب الموظفين. وتشمل سياسات الموظفين بما في ذلك السلوك ، ونماذج الأداء ، والمزايا والقواعد المتعلقة بالتعويض.
جمع التبرعات: تُمنح المنظمات غير الربحية حالة الإعفاء من الضرائب من خلال خدمة الإيرادات الداخلية. هذه الحالة قابلة للإلغاء إذا لم يتم تنفيذ الربح بشكل مناسب. يشرح هذا القسم الوسائل التي يستخدمها غير الربحي لجمع التبرعات بما في ذلك المنح أو التبرعات أو الشركات الراعية أو الأحداث. يجب أيضًا توضيح الإدارة المالية ، مع تحديد الكيفية التي تحدد بها الميزانيات ما يتعلق بالبرامج غير الربحية وما ينطبق على العمليات.
القوانين واللوائح: الخطوط العريضة للقوانين والضرائب واللوائح التي تؤثر على العمليات غير الربحية. وتشمل هذه ، على سبيل المثال لا الحصر ، أنشطة الدعوة والضغط التي تقوم بها المنظمة.
تطوير السياسات والإجراءات
لأن دليل السياسات والإجراءات يصبح السبيل لمحاسبة الناس ، فمن المهم صياغة السياسات باستمرار في الشكل والنبرة.
سياسات: للحفاظ على الاتساق مع السياسات ، استخدم القالب. يجب أن يكون لكل سياسة عنوان سياسة يوضح المحتوى. حدد غرضًا للسياسة. مثال على غرض السياسة قد يكون ، "ضمان المسؤولية المالية مع عائدات جمع الأموال." إذا كان هناك قانون أو قانون يتعلق بالسياسة ، قم بتوضيح ذلك لتوفير التحقق الإضافي من الحاجة.
حدد نطاق السياسة. يمكن أن يشمل ذلك ما إذا كانت السياسة تخص الجميع ، أو أعضاء مجلس الإدارة ، أو مجموعة معينة فقط من الموظفين مثل فريق جمع التبرعات. بالنسبة للمؤسسات الكبيرة ، قم بتضمين الاسم ورقم الاتصال الخاص بالجهة المسؤولة ذات الصلة بالسياسة المحددة. على سبيل المثال ، قم بإدراج معلومات الاتصال بالمحامي القانوني مع المعلومات المتعلقة بسياسات ولوائح تنظيم الضغط.
الإجراءات: اشرح كيف تتم الأمور في خطوات بسيطة. في حين يمكن دمج السياسات والإجراءات في بعض السيناريوهات ، عادة ما تكون الإجراءات قسمًا منفصلاً للعمليات الرئيسية. تحديد الإجراءات الرئيسية ومناطق استكشاف الأخطاء وإصلاحها. وهذا يشمل فتح وإغلاق الإجراءات. تطوير إجراءات استكشاف أخطاء الكمبيوتر أو كلمة المرور أو المشكلات الفنية الأخرى وإصلاحها. إنشاء عمليات لمشكلات العملاء المتصاعدة. أي واجب يتم تنفيذه يتطلب اتساقًا أو قد يكون لدى الموظفين الذين يشككونه إجراءً موضحًا في الدليل.
توفر الإجراءات المتسقة وقت العمل لأن الموظفين لديهم الموارد اللازمة لإنجاز المهام دون مساعدة أو دعم أو تدخل قيادي.
