كيف لتتبع التدريب في مايكروسوفت أوفيس

التدريب هو قلب أي عملية تجارية. سواء تعلمت تحية العملاء والخدمة أو استخدام التكنولوجيا المتطورة ، فإن الشركات الملتزمة بالتدريب تتمتع بموظفين أكثر كفاءة وإنتاجية وتقدم خدمة عملاء أفضل من أولئك الذين لا يفعلون ذلك. بعض فئات الأعمال لديها متطلبات تدريب قانونية. يحتوي Microsoft Office Suite على خيارين لتتبع تدريب الموظفين: Microsoft Excel أو Microsoft Access. يمكن تنفيذ نظام Excel بواسطة أي شخص لديه خبرة في جدول البيانات الأساسي. ومع ذلك ، يوفر الوصول ، طرقًا أكثر تعقيدًا لإعداد التقارير والتتبع.

تفوق

قم بإعداد قائمة بعناوين جلسات التدريب المتوقع أن يكملها الموظفون. في جدول بيانات جديد ، أدخل عناوين الأعمدة التالية: "الاسم الأول" ، "اسم العائلة" والموضوع أو اسم الجلسة في كل عمود لاحق ، باستخدام العدد المطلوب. يمكن أيضًا إضافة عمود لرقم الموظف أو معرف آخر. حدد أمر "طباعة العناوين" من مجموعة "إعداد الصفحة" في علامة التبويب "تخطيط الصفحة" في الشريط وأنشئ صف "العنوان". أدخل "$ 1: $ 1" في حقل "عنوان الصف".

أدخل أسماء جميع الموظفين وأية أرقام تعريف في الأعمدة المناسبة.

حدد الخلية "A1" وأثناء الضغط مع الاستمرار على زر الماوس الأيسر ، اسحب لتحديد جميع الصفوف وكل الأعمدة التي سيتم إدخال البيانات بها. حدد أمر "تنسيق كجدول" في مجموعة "الأنماط" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". تحقق من حقل "نطاق البيانات" وحدد المربع الذي يحتوي على "My Table has Headers".

حدد جميع الصفوف والأعمدة التي سيتم إدخال تواريخ التدريب فيها. في علامة التبويب "الرئيسية" ، حدد تنسيق التاريخ المفضل من مربع القائمة المنسدلة "عام" في مجموعة "الرقم". احفظ جدول البيانات.

أدخل التاريخ المناسب في العمود والصف الصحيح عندما يكمل الموظف التدريب المطلوب. يسمح استخدام تنسيق "الجدول" بالفرز بنقرة واحدة حسب العمود عند إعداد التقارير. احفظ جدول البيانات بعد كل إدخال بيانات جديد.

التمكن من

إنشاء قاعدة بيانات Access جديدة. إعادة تسمية "جدول 1" كـ "سجل تدريب الموظف" أو اسم بديل مفضل. افتح "عرض تصميم الجدول" من مجموعة "العرض" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية". يتم تعيين الحقل الأول "ID" كمفتاح أساسي افتراضيًا. سيعمل Access على الرقم التلقائي لهذا الحقل أو باستخدام جزء "خصائص الحقل" ، يمكنك إنشاء قناع أو تنسيق آخر لتلبية احتياجات عملك ، مثل إضافة أرقام تعريف الموظف.

أدخل أسماء الحقول وأية حقول أخرى لالتقاط البيانات المرغوبة ، مثل "الاسم الأول" أو "اسم العائلة" أو "موضوع التدريب" أو "تاريخ الانتهاء". قد تتضمن حقول أخرى للتسجيل "التقديرات" و "الأداء" و "الملاحظات أو التعليقات". قم بتعيين خصائص البيانات ونوع التنسيق المناسب. تذكر تحديد "التاريخ / الوقت" لنوع بيانات حقل "التاريخ".

احفظ الجدول. قم بالتبديل إلى "عرض الجدول" في مجموعة "العرض" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".

حدد "معالج النماذج" من مجموعة "النماذج" في علامة التبويب "إنشاء" لفتح مربع حوار التصميم. حدد كل "حقل متوفر" مرغوب فيه من العمود الأيمن وانتقل إلى العمود "الحقل المحدد" بالضغط على الزر ">" للحقول الفردية أو ">>" لنقل جميع الحقول في وقت واحد. انقر على زر "التالي".

اختر التخطيط المطلوب للنموذج من مربع الحوار "تخطيط". انقر على زر "التالي". اسم "نموذج" في مربع الحوار التالي أو الاحتفاظ بالمطابقة الافتراضية إلى اسم الجدول. تقرر ما إذا كان قبول النموذج المصمم معالج أو تعديل التصميم. في حالة تعديل النموذج ، انقر فوق الزر "التالي". في حالة استخدام التصميم الافتراضي ، انقر فوق الزر "إنهاء". احفظ النموذج.

املأ البيانات لكل موظف وجلسة تدريب عندما تكون المعلومات متاحة. استخدم طريقة العرض "نموذج" لإدخال البيانات وعرض "الجدول" لتصفية البيانات وإنشاء التقارير. يتم حفظ السجلات تلقائيًا عند إدخال البيانات.

نصائح

يسمح Excel بالبحث والتقارير البسيطة التي تعتمد بشكل حصري على الفرز. يسمح الوصول إلى حفظ السجلات المتطورة وإعداد التقارير ، مما يسمح لعدة عوامل تصفية لإنشاء تقارير من قبل الموظف ، أو جلسة تدريبية أو أي مجال آخر أو اختيار البيانات. لا يمكن أن تحتوي أسماء حقول الوصول على مسافات ؛ إنشاء ترجمة لغة واضحة لرؤوس أعمدة التقرير. على سبيل المثال ، قد يتم تسمية حقل "TrainingSessionName" باسم "جلسة التدريب" للتقارير.