قد يكون لشركة واحدة عدة وظائف للحفاظ على سير العمليات بسلاسة وإبقاء الموظفين سعداء. اثنان من هذه المناصب هما السكرتارية ومديرو المكاتب ويختلفان بشكل كبير في المسؤوليات والنطاق والتعليم والراتب. في الوقت الذي يعمل فيه مدير المكتب عن كثب مع العمليات الداخلية ، يخدم السكرتيرون كلا من المديرين والشركة ، خاصة إذا كان الوزير يتولى مهام الاستقبال العامة.
سكرتير وظيفة الوصف
يقوم الأمناء بأدوار أساسية ، تقديم الدعم لمديري المكاتب أو التنفيذيين وتنفيذ مهام الاستقبال الأساسية. فهم يجيبون على الهواتف ، ويحددون مواعيد الاجتماعات والمواعيد ويكتبون التقارير أو الوثائق نيابة عن المديرين والمديرين التنفيذيين ، ويتعاملون مع البريد العادي الوارد والصادر ، ويقومون بتحديث وثائق البرامج عند الحاجة. قد تتغير الواجبات الفعلية اعتمادًا على الموضع المعني ، حيث قد يتعامل الأمناء القانونيون مع الاستفسارات من العملاء القانونيين وتحديث مجلدات المريض في بيئة طبية.
وصف وظيفة مدير المكتب
مدير مكتب مسؤول عن الإشراف وتوجيه الموظفين في بيئة المكتب. يعرف مديرو المكاتب أهداف العمل والإدارة المعينة ، لذلك يجب عليهم التأكد من أن جميع الأعمال التي يقوم بها الموظفون تلبي المبادئ التوجيهية والأهداف والمعايير التجارية. يقوم بعض المديرين بتفويض المهام والواجبات والمشروعات للموظفين العاملين في قسم معين. يجب على مديري المكاتب أيضًا الالتزام بالميزانيات التي حددها قسم المحاسبة وتلبية المواعيد النهائية المحددة.
المتطلبات التعليمية
غالباً ما يكون السكرتير حاصلاً على دبلوم المدرسة الثانوية. يتم توفير تدريب إضافي على الوظيفة ، بحيث يتعلم السكرتير العمليات الداخلية للشركة ويحق له استخدام نظام الكمبيوتر خلال فترة التدريب. وقد يطلب الأمناء القانونيون والطبيون شهادات إضافية من الرابطة الوطنية للأمناء القانونيين أو الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين. غالباً ما يكون لدى مديري المكاتب تدريبات ما بعد المرحلة الثانوية في إدارة المكاتب أو الخدمات الإدارية أو الدعم. قد يشمل التعليم ما بعد الثانوي درجة البكالوريوس أو درجة الزمالة.
فروق الراتب
وبما أن مديري المكاتب لديهم خلفية تعليمية واسعة ويديرون موظفين آخرين في أحد المكاتب ، فإنهم يحصلون على راتب أعلى من السكرتارية ، وفقاً لمكتب الولايات المتحدة لإحصائيات العمل التي تنشر معلومات عن الرواتب. اعتبارا من عام 2008 ، كسب مديرو المكاتب والمشرفين على الموظفين حوالي 45،790 دولارًا سنويًا ، في حين حصل الأمناء على متوسط 25،240 دولارًا أمريكيًا اعتبارًا من عام 2010. ويكسب السكرتيرون ذوو الأجور الأعلى 36،910 دولارًا سنويًا ، ما زال أقل بكثير من متوسط مديري المكاتب.
