كيف تخطط لمكالمة المؤتمر. في عالم الشركات ، تعتبر الاجتماعات جزءًا حيويًا من التواصل. طريقة واحدة لعقد الاجتماعات التي قد يكون المشاركون فيها في مكاتب مختلفة ، أو حتى أجزاء مختلفة من العالم ، هي عن طريق جدولة مكالمة جماعية. على الرغم من أن المكالمات الجماعية يمكن أن تكون طريقة ملائمة للتواصل ، إلا أن هناك بعض الخطوات القليلة التي يجب عليك اتخاذها للتخطيط بنجاح. اتبع هذه النصائح لتخطيط مكالمة جماعية.
حدد موعدًا ووقتًا لإجراء مكالمة جماعية. تأكد من أخذ أي مشارك يقيم في مناطق زمنية مختلفة في الاعتبار عند التخطيط للوقت.لا ترغب في تخطيط مكالمة جماعية لبعض الوقت قبل أو بعد أن يكون زملائك في المكتب عادةً.
يمكنك الترتيب للحصول على رقم مكالمة المؤتمر من مركز المؤتمرات الخاص بشركتك ، أو اتصل بموفر الإنترنت الذي يسهل إجراء مكالمات جماعية. غالبًا ما يشتمل هذا على إعداد حساب ودفع رسوم بسيطة ، ولكنه خيار مناسب إذا لم تقدم شركتك خدمات عقد المؤتمرات.
قم بإعداد طلب اجتماع يشرح بالتفصيل التاريخ والوقت والموضوع المقترح. يجب إرسال هذا عبر البريد الإلكتروني إلى المشاركين في المكالمة الجماعية قبل عدة أسابيع من الوقت لمنحهم متسعًا من الوقت لاستضافة مكالمتك الجماعية. تأكد من تضمين إرشادات الاتصال المحددة وأية أرقام PIN يحتاجها المشاركون للوصول إلى المكالمة.
قم بإنشاء جدول أعمال للمكالمة الجماعية. يجب أن يشمل جدول أعمالك ما ترغب في تحقيقه عبر المكالمة الجماعية ، وما هي النتائج المطلوبة التي ستتم بعد الدعوة ، وأي المشاركين سيكونون مسؤولين عن الخطوات التالية.
أرسل جدول الأعمال وأي معلومات إضافية يحتاجها المشاركون لمراجعة عدة أيام قبل الاتصال. يمكنك تضمين جداول البيانات أو التقارير التي توفر خلفية للموضوع الذي تعتزم معالجته.
تابع شخصيًا مع أي مشارك لم تتلقَّه تأكيدًا من اليوم السابق للمكالمة الجماعية. تكون أفضل مكالمة هاتفية في هذه الحالة ، نظرًا لأن المشارك ربما لم يستلم البريد الإلكتروني الخاص بك مع طلب الاجتماع.
