كيفية إجراء اجتماع

على الرغم من أن جميع الاجتماعات لا يجب أن تتبع "قواعد روبرت" بشكل صارم ، إلا أنها تحتاج إلى التخطيط مسبقًا والاحتفاظ بجدول أعمال محدد. واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكن أن تحدث في اجتماع هو عندما يفقد الزعيم السيطرة على المشاركين وتذهب المناقشات في اتجاهات عديدة. في مثل هذه الحالات ، يتم إنجاز القليل أو لا شيء ، وينتهي الاجتماع بإهدار كامل للوقت وعلامة ضد الجهة المنظمة للاجتماع.

العناصر التي ستحتاجها

• جدول أعمال

• وسادات من الورق

• اقلام رصاص

• مواد ومعدات سمعية بصرية

خطط لجدول أعمال محدد ، حتى لو كان سيتم تغطية عنصر واحد فقط. اعط تحذيرا وافرا لمن يعطيه تقريرا. يوضح جدول الأعمال للجميع سبب عقد الاجتماع والغرض النهائي. يجب أن يتضمن جدول الأعمال أيضًا إطارًا زمنيًا ، بحيث يعرف من يحضرون كيفية التخطيط لبقية يومهم.

تزويد الحاضرين بنسخة من الوثائق التي سيتم مناقشتها قبل عدة أيام من الاجتماع. اطلب منهم أن يكونوا مستعدين للحديث عن التقرير وأن يأتوا بأفكارهم وتعليقاتهم. أنت لا تريد أن يقرأ أحد الورقة بينما يناقشها الآخرون.

تمديد التقدير لكل شخص يساهم في الاجتماع. حاول الحصول على مدخلات من كل شخص حاضر وشكر كل واحد لمشاركتها مع تعليق شخصي.

إرسال كل من الحاضرين مذكرة متابعة مع النقاط الرئيسية التي قدمت طوال الاجتماع. إذا كان اجتماعًا رسميًا مع ملاحظات تم أخذها ، فيجب على كل شخص مراجعتها قبل المرة التالية التي تجتمع فيها المجموعة.

نصائح

• لا تدع أي شخص يأتي متأخرا لكل اجتماع. إن التأخر مرة أو مرتين أمر صحيح ، لكن في كل مرة يظهر عدم الاحترام الكامل.

تحذير

إذا بدا الأمر وكأن الاجتماع سيجري أكثر من عشر دقائق بعد ملاحظته في جدول الأعمال ، فقم بالتصويت على ما إذا كنت ستستمر أو تلتقي مرة أخرى.