كيف تكتب رسالة تعرّف على عملك

عندما يكون نشاطك التجاري هو الطفل الجديد في الساحة ، لا يمكنك فقط تركه للصدفة أو الإعلان الشفهي الذي سيبدأ العملاء والبائعين والصحافة في ضرب طريق إلى باب منزلك. ما إذا كان رسالتك البريدية يتم تسليمها من قبل ساعي البريد أو عبر الإنترنت ، يجب أن تكون لهجة التوازن بين القبول الدافئ والاحتراف البارد الذي سيجعل قرائك يريدون متابعة الاتصال شخصيًا ومعرفة المزيد حول ما تفعله.

العناصر التي ستحتاجها

• ترويسة احترافية

• المغلفات

• طابعة

ابحث عن جمهورك المستهدف والطريقة الأكثر فعالية من حيث التكلفة للوصول إليهم ، كما يقول كينيث رومان وجويل رافيلسون ، مؤلفو "كتابة هذا العمل ؛ كيفية التواصل بشكل فعال في مجال الأعمال". كلما زادت معرفتك بالتعليم الديموغرافي الأساسي ، والدخل ، ونمط الحياة ، وعادات الشراء ، كلما كان بإمكانك تخصيص النص والرسومات بشكل أكثر دقة. ضع في اعتبارك أن طريقة وتوقيت التسليم مبنيان على ما إذا كنت تخطرهم بحدث محدد التاريخ مثل الافتتاح الكبير أو تقديم المشورة لهم بشأن المنتجات والخدمات المثيرة التي قد يحتاجونها في المستقبل. في حالة الأخير ، من المحتمل أن يكون للرسالة المطبوعة فترة تخزين أطول من المراسلات بالبريد الإلكتروني.

احتضن فن "خطاب المصعد" ، اقترح لينا كلاكستون وأليسون وو ، مؤلفو "كيف تقولوا: التسويق مع وسائل الإعلام الجديدة: دليل لترويج أعمالكم الصغيرة باستخدام المواقع الإلكترونية ، و e-zines ، والمدونات ، والبودكاست". إذا كنت تقابل عميلًا جديدًا شخصيًا ، فهذا يشير إلى مقدار الوقت الذي تستغرقه لإقناعهم أثناء ركوب أحد المصاعد. لنفترض أن معظم الأشخاص يقضون نفس المدة القصيرة في قراءة رسالة تسويقية وتحديد ما إذا كان المحتوى ذا صلة بحياتهم. ضع قائمة بأهم ثلاثة أشياء تريد أن يبتعد عنها القراء من رسالتك قبل البدء في تأليفها. وفقًا لرومان ورافايلسون ، من المهم الحفاظ على التركيز الشديد وتجنب الإفراط في المعلومات. إذا كنت تحاول إعطاء القراء أكثر من ثلاثة عناصر لتذكرها ، فمن المحتمل أن ينتهي الأمر بهم إلى عدم تذكر أي منهم.

ابدأ رسالتك بخطاف قوي لجذب انتباه القراء. غالبًا ما يتم فتح خطابات التقديم الناجحة بسؤال أو إحصائية مذهلة أو حكاية قصيرة تشجع المتلقي على قراءة المزيد. أمثلة:

ماذا لو كان بإمكانك إرضاء الجميع في قائمة عطلاتك بتكلفة إجمالية أقل من 100 دولار؟

ثمانية وعشرون بالمائة من أصحاب الأعمال الصغيرة مثلكم قد سرقوا هويتهم ولا يعرفون ذلك.

عندما كنت في التاسعة من عمري ، عشنا فوق متجر للجبن واعتقدت أنه سيكون أعظم وظيفة في العالم لامتلاك واحدة. بعد عشرين عاما ، أستطيع أن أؤكد بسعادة أنه هو حقا. مع زيارة واحدة فقط للجبن من فضلك ، أعتقد أنك سوف تبتسم أيضًا.

قم بإعداد نغمة في مراسلاتك تكون مناسبة ومتسقة مع طبيعة العمل. يجب أن يكون ما يقرأه عملاؤك في الطباعة هو ما يمكنهم توقعه منك ومن موظفيك شخصيًا. أدرج النقاط الفرعية لجذب الانتباه إلى نقاط اهتمام محددة عنك وعن شركتك. تسليط الضوء على ما يميز عملك من المنافسة من حيث المنتجات الفريدة ، وانخفاض التكاليف ، وميزات السلامة ، وسهولة الاستخدام ، والضمانات ومكونات توفير الوقت. ثقة المشروع وإنشاء دعوة إلى العمل مثل حضور منزل مفتوح أو تحديد موعد أو استرداد قسيمة أو ملء استبيان قصير.

استعن بشخص غير مألوف لنشاطك التجاري لمراجعة رسالتك لمعرفة مدى سهولة قراءته وتنظيمه ومحتواه. تدقيق المواد الخاصة بك بدقة للتأكد من أنها خالية من الأخطاء وأن معلومات الاتصال الخاصة بك كاملة.

نصائح

• يان نورمان ، مؤلف كتاب "ما لا أحد على الإطلاق يخبرك عن بدء مشروعك التجاري: نصيحة البدء بالحياة الحقيقية من 101 من رجال الأعمال الناجحين" ، يوصي باستخدام رسائل البريد الإلكتروني الاختيارية كطريقة سهلة لإنشاء قائمة عملاء. يجب ألا تتجاوز رسالة التعريف بمشروعك صفحة واحدة على الرغم من أنه يجوز تضمين بطاقة أعمال أو بطاقة استجابة أو كتيب في نفس البريد.

تحذير

استخدام الفكاهة لماما وتجنب إدراج المصطلحات الصناعية التي قد لا تكون مألوفة للغرباء.