تقرير الأداء هو أداة تجارية قيمة. يتيح لك توثيق وتتبع أداء الموظفين. من المهم كتابة هذه التقارير بعناية ، حيث يمكن أن تكون محفزات لتشجيع سلوك أكثر إيجابية أو سلبية من الموظفين. يجمع تقرير الأداء المكتوب جيدًا بين المعلومات والتحليل والصدق واللباقة.
مركز تقريرك حول ملاحظات متعددة لديك بيانات. من المهم الاحتفاظ بالملاحظات حول الموظفين قبل كتابة التقرير ثم سحب المعلومات من تلك الملاحظات من أجل تجميع التقرير. تأكد من أن الملاحظات كانت مباشرة وليس الإشاعات. قد يكون أحد الأمثلة على الملاحظة المباشرة عبارة عن ملاحظة كتبتها وقدمتها عندما لاحظت وجود موظف يصل متأخراً 30 دقيقة للعمل في تاريخ محدد.
اكتب عن السلوكيات المرتبطة تحديدًا بالعمل الجاري. تشمل السلوكيات المرتبطة بالعمل التفاعل مع الزملاء ، والاهتمام بالتفاصيل ، وجودة الأعمال الورقية ، والموقف العام ، والالتزام بالمواعيد.
مركز تقريرك عن السلوك الذي تمت مناقشته شفهيا مع الموظف. يجب ألا تكون تعليقاتك مفاجأة كاملة للعامل.
ركز على الأمور الإيجابية ، ولكن تأكد من وضع قائمة بموضوعية في أي أحداث سلبية إذا لزم الأمر. قد تكتب شيئًا مثل: "يحافظ السيد جونز على تفاعلات إيجابية مع زملائه في العمل. ويظل متأخراً إذا لزم الأمر لإكمال عمل. لقد واجه بعض المشاكل في الوصول إلى العمل في الوقت المحدد ، كما يتضح من الملاحظات التي تم إجراؤها على 11 و 20 و 27 يونيو."
كن موجزا ومحدودا. اذكر أمثلة على حالات محددة. الامتناع عن المشي على الأقدام. ومن الأمثلة السيئة على هذا الأمر شيء مثل "السيدة سميث لا تعمل بشكل جيد في العمل. إنها تبدو فقط في حالة سيئة للموقف. لا أعرف ما قد يحمله المستقبل إذا لم تستطع. … "أفضل مثال على ذلك ،" كانت السيدة سميث قد قدمت شكوى ضدها من قبل زميلين آخرين في مناسبات متعددة بشأن خطورتها المهينة والخطيرة ".
اربط تقرير الأداء بالتقارير السابقة. حدد المجالات التي قد تكون قد تحسنت أو ساءت أو بقيت على حالها. على سبيل المثال ، قد تكتب ، "في الربع الأخير ، كانت أرقام إنتاج السيد طومسون أقل بنسبة 75 بالمائة مما تعتبره الشركة مقبولة. ولكن منذ تقييمه الأخير ، تحسن إنتاجه بشكل كبير وهو الآن يفي بمعايير الشركة".
التواصل التقدير لمجالات السلوك الإيجابية. قد تكتب شيئًا مثل "يؤثر موقف السيدة براون الإيجابي على من حولها ويجعل بيئة العمل بيئة أفضل".
قدّم تعليقات حول كيفية رغبتك في رؤية المناطق الأضعف تتحسن. اربط التقرير بالأهداف المستقبلية. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب ، "لقد فشل السيد هارتسوغ في تقديم خطط الدروس الأسبوعية في أربع مناسبات. وخلال الفصل الدراسي التالي ، يود المشرف أن يراه يحوّل خطط الدروس الخاصة به في يوم الجمعة من كل أسبوع".
اكتب التقرير عندما تكون في إطار إيجابي للعقل. تأكد من مراجعة التقرير بعد عدة ساعات على الأقل من كتابته للقبض على أي تنقيحات ممكنة يجب إجراؤها.
شجع الموظفين على التواصل معك بشأن تقرير ما بمجرد استلامه إذا رغبت في ذلك. استخدم التحليل كفرصة للتعاون معًا بشكل إيجابي نحو التحسين الشخصي ، بالإضافة إلى تحسين للشركة ككل.
