الضوابط الداخلية هي سياسات وإجراءات تستخدمها الشركات للمساعدة في منع الأخطاء والاحتيال ، والتي يمكن أن تشمل السرقة ، والاختلاس ، والمحسوبية أو أخطاء في الرياضيات في المستندات المالية. لست بحاجة إلى أن تكون محاسبًا قانونيًا معتمدًا أو لديك شهادة مالية لإنشاء ضوابط داخلية مفيدة في عملك أو وضع سياسات لموظفيك ليتبعوها.
تحقق من المواقع المشتركة والموقعين المعتمدين
أحد أكثر الضوابط الداخلية شيوعًا للشركات الصغيرة هو اشتراط التوقيع على الشيكات. هذا يساعد على منع شخص واحد من كتابة شيك لنفسه أو الموافقة على دفع غير مناسب. إذا كان نشاطك التجاري يكتب العديد من عمليات التحقق كل شهر ، فيمكنك إنشاء سياسة لا تتطلب سوى توقيعين على الشيكات التي تزيد قيمتها عن مبلغ معين بالدولار ، مثل 500 دولار. تأكد من حصولك على بطاقة توقيع في البنك الخاص بك مع توقيعات الموقعين المصرح لهم. هذا يسمح للبنك بالتحقق من التوقيعات قبل دفع أي شيك.
التسويات المصرفية
تسجل العديد من الشركات جميع مدفوعاتها وإيصالاتها في دفتر أستاذ عام ، وهو سجل للمعاملات المالية للشركة. تستند الإدخالات في دفتر الأستاذ إلى الشيكات المكتوبة والنقدية المدفوعة والنقد والودائع الإلكترونية أو مدفوعات بطاقات الائتمان المستلمة. للمساعدة في اكتشاف أخطاء الرياضيات والإدخالات الاحتيالية ، قم بإجراء تسوية مصرفية كل شهر ، وقم بمقارنة كشف حسابك المصرفي بدفتر الأستاذ العام الخاص بك. سيشمل كشف حسابك المصرفي جميع الإيداعات التي قمت بها أو تسلمها إلكترونيا وعرض جميع المدفوعات التي قمت بها. وسيشمل أيضًا أي رسوم مصرفية قمت بدفعها ، مما يسمح لك بتضمين تلك الرسوم في دفتر الأستاذ العام الخاص بك.
إجراءات الشراء
للتأكد من حصولك على أكبر قيمة عند إجراء عمليات شراء ، أنشئ عنصر تحكم داخليًا يضع سياسات لإجراء عمليات الشراء. ويمكن أن يشمل ذلك فقط استخدام البائعين المعتمدين أو طلب عروض تنافسية من المتعاقدين أو إجراء فحص أسعار لعدة بائعين قبل اختيار أحدهم. قد يتضمن ذلك مطالبة مدير مكتبك بالتحقق من الأسعار عبر الإنترنت في العديد من متاجر المكاتب قبل طلب اللوازم المكتبية أو الأثاث أو المعدات الأخرى.
سياسات السداد
إنشاء سياسة رسمية لإنفاق الموظفين للمساعدة في تقليل تكاليف السفر والسكن والترفيه والتكاليف المرتفعة. إذا سمحت للموظفين بحجز رحلاتهم وسكنهم الخاص عند حضور المؤتمرات أو المعارض التجارية ، فقد يقومون بحجز رحلات جوية وغرفًا تكسبهم أكثر نقاط المكافآت ، بدلاً من اختيار الحجوزات الأقل تكلفة. يتطلب أن يتم الموافقة على جميع نفقات السفر من قبل المشرف مقدما وأن جميع أشكال تعويض المصروفات تشمل الإيصالات.
التدقيق
يمكن أن يساعد شراء المشتريات من طرف ثالث والسجلات المالية والأوراق الزمنية وتسديد النفقات وغيرها من الأنشطة التجارية في تحديد الأخطاء والاحتيال وتقليلها. تسمح عمليات التدقيق الداخلية لموظف أو قسم بمراجعة عمل شخص آخر. تقوم المراجعات الخارجية بإحضار مقاول أو شركة خارجية لمراجعة عمل موظفيك. قد يتضمن ذلك الاستعانة بمحاسب عام معتمد لمراجعة كتبك كل شهر أو ربع سنوي. يمكن أن يساعدك إجراء مراجعة الجرد في تحديد ما إذا كان لديك مشكلة في السرقة أو التسليم الزائد أو الكسر.
