التقارير هي الطريقة الأكثر شيوعًا لتوزيع المعلومات في عالم الأعمال. تقوم تقارير الحقائق بتحليل الموقف ووصفه وتضمين كمية كبيرة من البيانات الدقيقة. يعرف كتّاب التقارير الناجحين أن كتابة التقرير ليست سوى نهاية العملية. فهم يخططون لتقريرهم ، وينظرون إلى غرضه ومن سيقرأه ويقررون ما يجب وضعه فيه وكيفية تنظيمه بشكل فعال. التقرير الوقائعي المكتوب بشكل جيد والمقدم بشكل جيد هو نتيجة لعملية مخططة بعناية.
التعرف على القارئ وتحديد الأهداف
النظر في المعرفة القارئ
النظر في ما يعرفه القارئ بالفعل. المشاكل الشائعة في تقارير الوقائع تبالغ في تقديرها وتقليلها من شأن معرفة القارئ. من السهل أن تطغى الناس على المصطلحات أو تحملهم معلومات مبسطة. حاول معرفة مدى معرفة القارئ بالفعل والتواصل على المستوى المناسب من المعرفة.
فهم اهتمامات القراء الخاصة بك
فكر في موقف القارئ. قد يكون للقارئ اهتمامات أو إهتمامات أو إهتمامات خاصة. افهم ما يريده قراؤك حقًا. تقديم تقرير من شأنها أن تروق لمواقفهم أو قد لا تحصل على قراءة. التفكير في ما إذا كان الشخص الذي يقرأ التقرير سيقوم بذلك بناءً على أفكار مسبقة حول المحتويات.
حدد ما تحتاجه معرفة القارئ
تحديد ما هي المعرفة الواقعية التي يحتاجها القارئ. ضع في اعتبارك مدى الحاجة إلى تقديم معلومات أساسية أو تعريف مصطلحات فنية.
النظر في الحقائق المرغوبة
انظر إلى الحقائق التي يريد القارئ أن يتعلمها. فكر في كيفية تقديم البيانات الواقعية التي تقدمها. في بعض الأحيان قد تظهر العملية أن التقرير ليس ضروريًا على الإطلاق أو أنه من الأفضل تحقيق الهدف بطريقة أخرى.
المواد والبنية والأسلوب
اختر المادة بعناية
اختر المواد الخاصة بك بعناية. يبقيه بسيطة وتبرير الاستنتاجات الخاصة بك. تبسيط قدر الإمكان. تجاهل المواد الدخيلة والتركيز على الضروري. برر استنتاجاتك بالوقائع والحالة التي وجدتها فيها. بناء الحقائق في حالة منطقية ومتسقة ، بحيث يمكن للقارئ الوصول إلى نفس الاستنتاجات.
تخطيط بنية التقرير
خطة هيكل التقرير. يجب أن تكون الحقائق عبارة عن مجموعة من الاتجاهات التي تأخذ القارئ إلى استنتاجك. ابدأ بتقسيم تقريرك إلى أقسام رئيسية. يمكن تقسيم كل موضوع بهذه الطريقة. قد تصبح هذه التقسيمات العناوين في تقريرك.
قم بعمل قائمة تحت كل عنوان بجميع النقاط التي تريد إظهارها ولاحظ المعلومات التي ستحتاجها لدعمها. ترتيب النقاط في تسلسل منطقي يلبي أهدافك.
تطبيق نمط مناسب
تطبيق نمط مناسب. على الرغم من أن التقارير تتبع اتفاقيات صارمة ، إلا أن هناك مساحة للأسلوب الشخصي. تستخدم التقارير الفعالة عملية الصياغة وإعادة الصياغة. اختر المصطلحات المألوفة للقارئ. المصطلحات التقنية مفيدة لزملائه من المتخصصين ولكنها ستكون مربكة للآخرين.
الاستفادة من تقنيات العرض التقديمي المناسبة
الاستفادة من تقنيات العرض المناسبة. تحتوي التقارير على جداول أو رسوم بيانية أو مخططات شريطية أو رسوم بيانية أخرى لعرض البيانات.
اتبع اتفاقيات كتابة التقارير
قم بإعداد صفحة العنوان
قم بإعداد صفحة العنوان. هذا عادة ما يحتوي على العنوان والترجمات والتاريخ واسم المؤلف ومكانه في الشركة. كما سيشير إلى من يتلقى التقرير الوقائعي. وقد يحمل أيضًا رقمًا مرجعيًا أو أي شكل آخر من أشكال التصنيف.
لخص الموضوع
لخص الموضوع. هذا ضروري بشكل خاص إذا كان التقرير طويلًا. أنه يعطي الناس مشغول جوهر التقرير دون الحاجة إلى قراءة كل شيء. يمكن لملخص جذاب أن يحفز الناس على قراءة التقرير بأكمله.
قم بتضمين صفحة المحتويات
قم بتضمين صفحة المحتويات. هذه صفحة منفصلة تسرد الأقسام الرئيسية أو الفصول الفرعية والأقسام والملاحق. كما أنه يعطي أرقام الصفحات ويجب أن يشير إلى العلاقة بين الأقسام.
اكتب مقدمة
استخدم مقدمة لشرح الغرض من التقرير الوقائعي. هذا يعطي معلومات أساسية ويشرح لماذا هو ضروري. تنص المقدمة على هدف التقرير ، والأشخاص الذين تمت كتابته لهم ونطاقه.
تنظيم نص التقرير
تنظيم نص التقرير. هذا يحتوي على الحقائق والنتائج التفصيلية الخاصة بك ، ويبين كيف وصلت إلى ويشير إلى الاستدلالات التي قمت بها. تقديم الاستنتاجات الخاصة بك. لخص النقاط الواقعية الرئيسية في تقريرك وقدم حكمًا مدروسًا عليه.
نصائح
-
حاول الحصول على نسخ من تقارير أخرى مكتوبة للجمهور المستهدف. سيعطيك هذا فكرة واضحة عما هو متوقع منك.
