عندما تقرر إصدار بطاقات ائتمان لموظفين معينين ، فإنك تحتاج إلى وضع القواعد واللوائح التي تحكم استخدام تلك البطاقات. من الجيد أيضًا أن يكون لديك مجموعة من الإجراءات التي ستساعد في تتبع نفقات بطاقات الائتمان ، والحفاظ على الإنفاق تحت السيطرة. يجب إصدار بطاقات ائتمان الشركة فقط للموظفين الذين يحتاجون إليها لأغراض تجارية مثل نفقات السفر أو المكتب. يجب أن يكون أحد شروط بطاقة ائتمان الشركة هو أن إساءة استخدام البطاقة ستؤدي إلى الإنهاء.
استخدام شخصي
قد توفر بطاقات ائتمان الأعمال طريقة ملائمة لتمويل عمليات الشراء ورحلات العمل من حين لآخر ، ولكنها تقدم أيضًا فرصة كبيرة لإساءة الاستخدام. يمكن أن تساعد السياسات والإجراءات الجيدة على حماية الشركات من الموظفين الذين يستخدمون البطاقات لتغطية نفقاتهم الشخصية ، ويمكنهم حماية الموظفين عن طريق السماح لهم بمعرفة أنواع عمليات الشراء التي يمكنهم القيام بها بأمان دون خوف من الانتقام.
إحدى الطرق للحفاظ على استخدام بطاقة ائتمان الشركة من قبل الموظفين للاستخدام الشخصي هي فقط إصدار البطاقات للموظفين الذين يظهرون مسؤولية مالية جيدة. قد يتطلب ذلك إجراء فحص ائتمان على الموظفين الذين يتم النظر إليهم للحصول على بطاقة. يجب صياغة سياسة تحظر استخدام بطاقات ائتمان الشركة للمشتريات الشخصية. للمساعدة في تنسيق ذلك ، يجب إصدار البطاقات للموظفين من خلال الشركة ويتعين على الشركة استلام الفاتورة الشهرية. يجب أن يُطلب من الموظفين تقديم نموذج حساب لتوضيح كل النفقات المحملة على بطاقتهم. إذا كانت ورقة النفقات لا تتطابق مع الفاتورة الفعلية ، فقد يكون هناك استخدام شخصي للبطاقة. يساعد هذا النظام من الضوابط والتوازنات على تذكير الموظف بأنه مسؤول عن كيفية استخدام بطاقته.
موافقة مسبقة
يجب استخدام بطاقة ائتمان الشركة فقط لأغراض العمل ، ولكن عندما يكون الموظف على الطريق يرفه العملاء ، يمكن أن يكون الخط الفاصل بين أغراض العمل والاستخدام الشخصي غير واضح. يجب أن تحمل الشركة كل استخدام لبطاقة ائتمان الشركة. بالنسبة إلى الرسوم المتغيرة مثل التسلية للعملاء ، يجب اعتماد بروتوكول يحدد ويحدد أشكال الترفيه المقبولة. قبل الترفيح للعملاء ، يجب منح الموظف حدًا محددًا مسبقًا بشأن المبلغ الذي ستدفعه الشركة عندما يتعلق الأمر بالرسوم المدفوعة على بطاقة ائتمان الشركة. ستكون الرسوم على المبلغ المحدد مسبقًا من مسؤولية الموظف ، ويجب أن يؤدي استخدام بطاقة الائتمان في أي شكل من أشكال الترفيه غير المعتمدة إلى إنهاء الخدمة.
المسئولية
نظرًا لأنه سيتم استخدام بطاقات ائتمان الشركة فقط لأغراض تمت الموافقة عليها مسبقًا من قبل الشركة ، فقد يكون من المستحسن عدم السماح للموظفين بحمل بطاقات ائتمان الشركة معهم ، باستثناء أغراض محددة. يمكن أن يساعد إصدار بطاقات الائتمان فقط حسب الحاجة على التأكد من عدم وجود رسوم غير مصرح بها على بطاقات ائتمان الشركة.
