تتطلب كل معاملة تحدث في مؤسسة ما أن تأخذ إدارة المحاسبة بعين الاعتبار تأثيرها المالي. يحتاج المحاسب لتسجيل كل معاملة لها تأثير مالي في السجلات المحاسبية. العديد من الشركات إصدار بطاقات الخصم والائتمان للموظفين للحد من المبالغ المستردة التي يعوضها. بدلاً من تعويض الموظفين ، تدفع الشركة فاتورة بطاقة الائتمان أو تقوم بتعديل سجلاتها الخاصة بصفقة الخصم. تختلف إدخالات المحاسبة اعتمادًا على ما إذا كان الموظف يستخدم بطاقة خصم أو ائتمان.
معاملة بطاقة الخصم
تقوم البنوك بإصدار بطاقات الخصم لموظفي الشركة لتقليل عدد الشيكات التي تحتاجها الشركة للطباعة. تعمل معاملة بطاقة السحب الآلي على إزالة الأموال النقدية من الحساب المصرفي للشركة في وقت حدوث المعاملة. يستخدم الموظف بطاقة الخصم بنفس الطريقة التي يستخدم بها بطاقة الائتمان عند إجراء عمليات الشراء. يتلقى البنك إخطارًا إلكترونيًا بالصفقة وينقل الأموال إلى البائع لدفع ثمن المعاملة.
محاسبة بطاقة الخصم
عندما يقوم موظف بإجراء معاملة باستخدام بطاقة الخصم ، فيجب على محاسب الشركة تحديث السجلات المالية. يتصل المحاسب بالموظف لتحديد ماهية المعاملة. يستخدم المحاسب هذه المعلومات لتحديد حساب المصاريف المراد استخدامه في إدخال المحاسبة. المحاسب يزيد حساب المصاريف ويقلل النقد.
معاملة بطاقة الائتمان
تقوم البنوك بإصدار بطاقات الائتمان لموظفي الشركة لتقليل عدد تقارير المصروفات المقدمة من الموظفين. تقوم معاملة بطاقة الائتمان بإنشاء التزام للشركة التي تتطلب من الشركة دفع المصرف في نهاية الفترة. يستخدم الموظف بطاقة الائتمان عند إجراء عمليات الشراء عبر الإنترنت أو عبر الهاتف أو شخصيًا. يتلقى البنك إخطارًا إلكترونيًا بالمعاملة. في نهاية الفترة ، يضيف البنك جميع المعاملات ويرسل فاتورة للشركة.
محاسبة بطاقه الائتمان
عندما يقوم موظف بإجراء معاملة باستخدام بطاقة الائتمان ، فإنها تحتفظ بإيصالها وتكتب وصفًا للمعاملة على الإيصال. في نهاية الشهر ، تقدم جميع إيصالاتها إلى محاسب الشركة. يقارن المحاسب الإيصالات بالفاتورة ويتأكد من حساب جميع المعاملات. يستخدم المحاسب الإيصالات لتحديد حساب المصاريف المراد استخدامه في إدخال المحاسبة. المحاسب يزيد حساب المصاريف ويقلل النقد.
