تتطلب معظم المنظمات من موظفيها معرفة كيفية كتابة أنواع معينة من التقارير. على سبيل المثال ، يجب أن يعرف اختصاصيو ضمان الجودة كيفية كتابة تقارير الجودة. يساعد تقرير الجودة على تقييم أنظمة التحكم الحالية للمؤسسة المصممة لضمان جودة المنتجات والخدمات والعمليات. يمكن استخدام تقارير الجودة المنظمة جيدًا من قبل محترفين آخرين للمساعدة في تحسين منتجات وعمليات المؤسسة.
استخدم ملاحظاتك. أثناء مراجعة عمليات ضمان الجودة داخل المؤسسة ، يجب أن تأخذ ملاحظات تفصيلية حول ماهية العمليات ، وكيف يتم تنفيذها من قبل الموظفين ومدى فعالية ما يبدو.
استخدم لغة بسيطة في تقرير الجودة الخاص بك. الجمل القصيرة والعبارات البسيطة هي الطريقة المثلى للحصول على المعنى الخاص بك والتأكد من أن جميع المهنيين يمكن بسهولة فهم محتوى تقريرك.
اكتب الملخص في تقرير الجودة الخاص بك. الملخص هو ملخص لجميع أقسام تقريرك. تلخيص كل قسم في حوالي اثنين إلى خمس جمل. الهدف هو لمن يقرأ الملخص أن يعرف ما إذا كانت قراءة التقرير بأكمله تستحق وقته.
أضف قسمًا لمعلومات الخلفية. يجب أن يشمل هذا القسم أو العملية التي تم تحليلها ، والأشخاص الذين ساعدوا في التحليل والغرض من تقرير الجودة.
تضمين قسم للنتائج الخاصة بك. عند تحليل قسم أو عملية ، يجب الانتباه إلى كيفية اكتمال العمليات ، والموظفين المشتركين ، ومدى فعالية العمليات بالنسبة للمنظمة. كل هذه التفاصيل تحتاج إلى أن تدرج في هذا القسم. يمكن سرد البيانات أو الحسابات بشكل منفصل وإرفاقها بالتقرير.
اختتام تقرير الجودة الخاص بك مع قسم الاستدلالات. سيعرض هذا القسم استنتاجاتك وتوصياتك لتحسين العمليات التي شاهدتها. أعط الكثير من التفاصيل عند تقديم الاقتراحات. استخدم التفاصيل المرئية حيثما كان ذلك مناسبًا ، مثل المخططات والرسوم البيانية. لمزيد من التفاصيل والأمثلة التي يمكنك تقديمها في هذا القسم ، كلما كان تقرير الجودة الخاص بك أكثر فائدة.
