جزء من وظيفة المدير هو تأديب الموظفين الذين لا يتبعون القواعد. في حين أن التحذير اللفظي البسيط سيكفي لأول مرة ، فإن المخالفات البسيطة ، والمخالفات الأكثر خطورة أو التكرار تتطلب إنذارًا مكتوبًا وموثقًا. سيساعد ذلك على عدم شرح الموظف لما فعله بشكل خاطئ وما هو متوقع منه فحسب ، بل يساعدك أيضًا على الاحتفاظ بنسخة من التحذير لملف الموظف ، والذي قد يكون مفيدًا في وقت لاحق. كتابة مثل هذا التحذير قد تبدو مهمة شاقة ، ولكن مع قالب تحذير مكتوب ، يمكن أن تكون العملية بسيطة إلى حد ما.
نصائح
-
يجب أن يتبع التحذير المكتوب نموذجًا قياسيًا ويتضمن معلومات مثل القواعد التي تم كسرها ووصفًا مفصلًا للجريمة وكيفية تحسين الموظف.
لماذا استخدام التحذير الخطي
يمكن أن يكون التحذير المكتوب مفيدًا لكل من الموظف والشركة. بالنسبة للموظف ، يمكن أن يوفر التحذير إرشادات وتعليمات واضحة حول ما تتوقعه الشركة منها وكيفية تحسين أدائها الوظيفي لتجنب المزيد من التحذيرات. بالنسبة إلى الشركة ، يمكن أن يساعد التحذير المكتوب على إثبات أن الإجراء قد اتخذ بحيث يمكن اتخاذ خطوات أخرى إذا استمرت المشكلة. كما أنه بمثابة توثيق للمشكلة في حالة قيام الموظف بإيداع نوع من النزاع القانوني في وقت لاحق ، مثل حالة إنهاء غير مشروعة.
متى تستخدم هذه التحذيرات
سيكون لكل عمل مشاكل مختلفة مع مختلف الموظفين على أساس قواعد الشركة الخاصة ونوع الأشخاص العاملين هناك. ومع ذلك ، فإن السبب الأكثر شيوعًا في كتابة الموظفين عبر جميع الصناعات هو التأخر المفرط.
عادة ما يتم إصدار خطاب تحذير للموظف بعد تقديم تحذير شفهي ، ولكن هذا ليس هو الحال دائما. إذا وقعت جريمة خطيرة لمرة واحدة ، فمن المنطقي تجاوز تحذير شفوي وتحذير فوري مكتوب يمكن أن يذهب في ملف الموظف. تجدر الإشارة إلى أنه يجب توثيق جميع التحذيرات اللفظية بعد وقوعها ، بما في ذلك وقت وتاريخ التحذير ، ويجب إدخالها في ملف الموظف بحيث لا يكون هناك أي لبس بشأن ما إذا كان الموظف قد تم تحذيره أم لا مشكلة خاصة.
باستخدام خطاب التوبيخ
من المستحسن البحث عن نماذج لكل من التحذير المكتوب وخطاب الانضباط الخاص بالموظف قبل أن تحتاج إليه. يجب أن تكون هذه مخصصة لشركتك وعلى استعداد للاستخدام قبل أن تقوم في الواقع بكتابة موظف. يجب أن يتلقى كل موظف يتلقى إخطارًا بالانذار أو الانضباط نفس النموذج المملوء بمعلومات ذات صلة بالمشكلة المحددة التي يتم توثيقها. هذا سيضمن معاملة جميع الموظفين بإنصاف وعلى قدم المساواة.
قم دائمًا بملء كل فارغ على خطاب نموذج التحذير المطبوع مسبقًا.إذا لم يتم تطبيق شيء ما ، فيمكنك كتابة "غير متاح" ، لذلك من الواضح أنه غير قابل للتطبيق وأنك لم تكن مهملاً في ملء النموذج. إذا قمت بالفعل بكتابة رسالة باستخدام قالب ، فأنت لست بحاجة إلى القيام بذلك ولكنك لا تزال تكتب الرسالة بدقة بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. يمكن أن يؤدي اتخاذ هذه الخطوات إلى حمايتك إذا ظهرت مشاكل قانونية في وقت لاحق. لهذا السبب ، استخدم دائمًا اللغة الرسمية وتجنب استخدام الاختصار أو المصطلحات.
بينما يجب أن تعمل مع قالب ، يجب أن تختلف النغمة المحددة المستخدمة في خطاب التوبيخ بناءً على شدة المخالفة. إذا تأخر الموظف عدة مرات ، على سبيل المثال ، يمكنك ببساطة التركيز على تصحيح السلوك وتعيين نغمة أكثر إيجابية لتشجيعه على الظهور في الوقت المناسب. إذا قام موظف بشتم لعميل ، قد ترغب في الحصول على نغمة أكثر جدية تركز على العقوبات المحتملة إذا ما أخطأ مرة أخرى.
اعط الخطاب للموظف شخصيًا ، وليس عبر البريد الإلكتروني وليس عن طريق تركه على مكتب الموظف فقط. يمكنك اختيار حضور شاهد أو لا ، ولكنك لا تتعامل مع الأمر بشكل علني أمام باقي الموظفين. هذا يمكن أن يكون صعبا وغير مريح ، ولكن من المهم القيام به. قد يكون من المفيد في الواقع التحدث إلى الموظف حول الموقف ، حيث قد يعتقد أن الرسالة تبدو أكثر أو أقل صرامة مما كنت تقصده ، وحتى وجودك يمكن أن يساعد في التأكيد على النغمة التي كنت تنوي اتخاذها في الرسالة. يمكنك تخفيف ضربة الرسالة عن طريق تقديم بعض ردود الفعل الإيجابية للموظف ولكن لا تفعل ذلك إذا تسببت في أي ارتباك حول خطورة التحذير الذي تصدره.
دائما الحصول على توقيع من الموظف أثناء وجودك. إذا رفض التوقيع عليها ، اطلب منه التوقيع على خطاب يفيد بأنه رفض التوقيع على التحذير. احتفظ بالنسخة الموقعة لسجل الموظف. إذا قام الموظف بالتوقيع على خطاب يفيد بأنه يرفض التوقيع على التحذير ، قم بإدخال هذا الخطاب على الرسالة. كما تقدم نسخة إلى الموظف لسجلاته.
مثال على كتابة الموظف
يجب أن يبدأ خطاب التحذير المكتوب بالإجراءات الأساسية ، مثل الموضوع والتاريخ والوقت واسمك وعنوان وظيفتك واسم الموظف والمسمى الوظيفي وأسماء أي أشخاص آخرين يتلقون نسخة من المذكرة. قد ترغب في تضمين شعار شركتك في أعلى النموذج ، ولكن هذا اختياري.
إذا كان لديك دليل خاص بالموظفين ، فيجب عليك أولاً توضيح أي جزء من سياسة الشركة قد انتهك. يمكنك إما كتابة السياسة المحددة أو ببساطة تضمين إشارة إلى القسم ذي الصلة من الكتيب. إذا لم يكن لديك كتيب ، فما عليك سوى كتابة ملخص موجز لقواعد الشركة التي تنطبق.
قم بتضمين ما إذا كان هذا هو التحذير الأول أو الأخير ، وإذا كان مخالفة خطيرة ، دوّن ذلك أيضًا. يجب أن يتضمن التحذير إطارًا زمنيًا ، مما يعني أنه في حالة مرور وقت كافٍ ، ستتم إزالة التحذير من سجل الموظف ولن يتم احتسابه كتحذير سابق. بعبارة أخرى ، لا يجب أن يُحذَّر تحذير كتابي سابق حول التأخر ضد الموظف إذا بدأت في الظهور بعد ثلاث سنوات. يجب أن تظل الرسالة في ملف الموظفين الموظف للرجوع إليها. بشكل عام ، يجب أن يستمر التحذير للمرة الأولى لمدة ستة أشهر ، ويجب أن تستمر المخالفة الجسيمة لمدة ثمانية أشهر ويجب أن يستغرق التحذير النهائي عامًا واحدًا ، ولكن قد يختلف ذلك وفقًا لسياسات شركتك.
بعد ذلك ، وصف بالضبط ما حدث بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ، بما في ذلك التاريخ والوقت وأسماء جميع الأشخاص المعنيين. لا تقم بتضمين تفاصيل ذاتية مثل قول أن الموظف كان يعني موظفًا آخر. بدلا من ذلك ، توضيح بالضبط ما فعله الموظف الذي يمكن تفسيره على أنه متوسط. يمكنك اختيار كتابة وصفك للأحداث ، ووصف الموظف للأحداث وأي وصف شاهد للأحداث إذا كانت هذه الحسابات تختلف. إذا كنت تستخدم نموذجًا مطبوعًا مسبقًا ولا توجد مساحة كافية لكتابة جميع التفاصيل ذات الصلة ، فلا بأس من إرفاق قطعة ثانية من الورق إذا لزم الأمر.
لمساعدة الموظف على التحسن ، اتبع تفاصيل ما حدث لكيفية تغيير سلوك الموظف وسرعته في إجراء مثل هذه التغييرات. اتبع هذا مع معلومات مفصلة بشكل واضح حول النتائج التي سوف تنتج إذا فشلت في تصحيح سلوكها. تذكر أن التحذير المكتوب ليس إجراءً تأديبيًا ، لذلك تأكد من تحديد الإجراءات التأديبية التي ستحدث في حالة استمرار المشكلة. وأخيرًا ، قم بتوقيع وتوقيع الرسالة ، وعرضها على الموظف ومطالبتها وأي شهود على الاجتماع أيضًا بالتوقيع عليها وتاريخها.
