يمكن أن تكون كتابة رسالة رسمية إلى مجلس الإدارة عملية مروعة. هذه هي فرصتك للحصول على أفكارك من قبل المسؤولين ، لذلك من المهم اتباع العملية الرسمية. ولكن ليس هناك أي معنى في الحصول على التنسيق الصحيح إذا كان المحتوى ناقصًا أو الحرف به أخطاء نحوية.
قبل البدء في الرسالة إلى المجلس
في المقابلة مع مجلس الإدارة ، تعرف ما تريد أن تقوله. ما هو دافعك؟ ماذا تريد انجاز؟ خطاب الشكوى يحتاج إلى براعة مختلفة تمامًا عن ، مثلاً ، رسالة تبحث عن تمويل لمشروع.
خذ بعض الوقت لتقديم بعض الملاحظات. تدوين ما تقول وماذا يهم لك. قد لا يدخل هذا الأخير في الرسالة ، ولكن قد يساعدك في الحفاظ على التركيز والفرز. هل هناك أي وثائق تحتاج إلى الرجوع إليها ، أو أدلة أو إحصائيات تريد مشاركتها؟ اطلب منهم الاستعداد وتوضيح سبب أهميتهم.
صياغة الرسالة
أولا ، تنظيم الملاحظات الخاصة بك. ما هي أكبر نقطة بالنسبة إلى سبب كتابتك؟ ما العناصر التي تدعم هذه النقطة؟ وضعها في ترتيب. هذا هو المخطط التفصيلي الخاص بك ، لذلك أنت الآن على ما يرام.
يكافح العديد من الناس من بدء رسالة ، ويعتقدون أنهم بحاجة إلى أن يكونوا بارعين من البداية ، ولكن أن تكون واضحًا أكثر أهمية. قل كل ما تريد قوله ، ثم قم بتحسينه وشديده عند التحرير. للبدء ، خاطبها "عزيزي الرئيس سميث وأعضاء مجلس الإدارة" ثم افتح "أنا أكتب إلى …" ، ثم أذكر سببك الرئيسي في الكتابة.
اتبع الافتتاح بنقطة الدعم الرئيسية واكتب فقرتين موجزتين تتضمنان جميع المشكلات التي لاحظتها في وقت سابق.
تذكر ، هذا عمل ولهؤلاء الناس الكثير على طبقهم. لا تكن منمق أو ينحني أو ينحرف. انتقل إلى النقطة ، كن مهذباً بشأنها واحترمها.
أهمية التحرير
في الواقع ، لا يشكل كتابة مجلس الإدارة اختلافًا كبيرًا عن كتابة أي خطاب عمل رسمي ، إلا أنه يتعلق بمجموعة من الأشخاص وقد يكون لديه قدر أكبر من الركوب عليه ، اعتمادًا على سبب كتابتك.
معظم الناس يفرطون في التركيز على الكتابة ، عندما يكون الجزء الأكثر أهمية ، في الحقيقة ، هو التحرير. دائما تأخذ استراحة بعد كتابة شيء ما ، حتى يزيل رأسك وتعود بعيون جديدة.
خذ ثلاثة ممرات تحرير على الأقل. ابحث عن الأخطاء النحوية ، والكلمات غير الضرورية ونبرة غير عادية. غالبًا ما يخطئ الناس في أن يكونوا موجودين بكونهم فظًا ، ولكن الكتابة بشكل دقيق هي قوية إلى حدٍّ كبير ، كلتا الخصال التي تلعب بشكل جيد في المراسلات التجارية.
مع ذلك ، كن محترمًا ومراعاة إلى حد ما ، ولكن لا تتدفق أو تضع أي شيء على نحو أكثر كثافة.
اعرف الغرض الخاص بك
كما ذكر ، من المهم معرفة سبب كتابتك. من المحتمل أن تكون الأحرف الثلاث الأكثر شيوعًا التي عليك كتابتها هي طلب شيء ما أو الاستقالة أو قبول فرصة.
الاستقالة: عندما تستقيل من شركة أو مشروع أو حتى مجلس الإدارة نفسه ، فأعرب عن امتناني لمن أتيحت لك الفرصة. اشرح ، في جملة واحدة من الأفضل ، لماذا تستقيل - لأسباب شخصية ، لاستكشاف فرصة جديدة ، لأنك ترغب في تغيير - دون مشاركة التفاصيل. يبقيه قصيرة والمهنية. إذا كنت تستطيع ، فاعرض أن تكون متاحًا إذا لزم الأمر في المستقبل.
قبول: هذا يمكن أن يكون فقرة واحدة تليها بيان الامتنان. لنفترض أنك تقبل الفرصة ، فأنت تتطلع إلى المساهمة وأنت ممتن لإيمان المجلس. لا أسهب في المشاريع أو النوايا ؛ هذا هو ما هي العقود ل.
الطالبة: على الفور ، اذكر ما تطلبه. اشرح السبب. إذا كانت لديك أدلة داعمة لسبب صلاحية الطلب ، قم بتوثيق هذا بإيجاز. تجنب وعود الأداء أو النتيجة ، حيث يجب أن يتم ذكرها فقط في العقد أو الجدول الزمني للمشروع ، حيث يكون لديك القدرة على التفاوض. أشكرهم على نظرهم وعرض أن تكون متاحة إذا كان لديهم أسئلة أو تحتاج إلى توضيح.
