أحد الاختراعات التي تلعب دورًا كبيرًا في العمليات التجارية هو معالج الكلمات. تم إطلاق برنامج معالجة الكلمات المعتمد على الكمبيوتر في البداية في القرن التاسع عشر على شكل آلة كاتبة ، وهو يقوم بمهام خزانة الملفات والكلمة الكاتبة وقلم الحبر مجتمعين. جنبا إلى جنب مع عدد لا يحصى من القدرات ، وسهولة الاستخدام والقدرة على تحمل التكاليف تجعل من الاستثمار في الأعمال التجارية معقولة.
يجعلها أسهل لإنشاء قوالب
في إعداد المكتب ، غالبًا ما يتم تخصيص المستندات الأكثر شيوعًا لتناسب السيناريوهات الفردية. يتم ذلك عادة عن طريق إنشاء قوالب باستخدام برنامج معالجة النصوص مثل MS Word أو Pages.
القالب هو مستند تم إنشاؤه كنقطة بداية للمستندات المستقبلية. إلى جانب المرونة في إضافة البيانات وإزالتها ، توفر القوالب للمستخدمين القدرة على تحرير وطباعة عدة نسخ من رسائل الأعمال الهامة ، وكلها تحتوي على معلومات أساسية مختلفة.
يجعله أسهل لحفظ المستندات وتأمينها
تسمح ميزة "الحفظ" أو "الحفظ باسم" التي تقدمها مستندات معالجة النصوص للمستخدمين بإعطاء أسماء لا تنسى ضمن نفس موقع الملف أو في مواقع مختلفة للملفات. عند حفظ المستندات على جهاز كمبيوتر مؤمن ، فإن معلومات العميل محمية وسهلة الاسترداد في أي وقت.
ميزة حماية كلمة المرور المتاحة في المستندات المفتوحة تمنع التغييرات غير المصرح بها على المستندات المهمة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا اعتمد العديد من الأشخاص على المعلومات الموجودة داخل هذه المستندات لأداء وظائفهم (على سبيل المثال ، معالجي مطالبات التأمين الطبي الذين يدفعون المطالبات وفقًا للاتفاقيات التعاقدية المبرمة مع الأطباء).
يوفر الوقت والبيئة
عند استخدام ميزات برامج معالجة النصوص بالاقتران مع المهارات التنظيمية الجيدة ، فإن هذا يوفر وقت المستخدمين. فبدلاً من قضاء الوقت في الفرز والبحث عن الأعمال الورقية غير الصحيحة أو المفقودة ، فإن استخدام ميزة البحث على الكمبيوتر يجعل عملية البحث عن الملفات أمرًا بسيطًا.
وعلاوة على ذلك ، تستفيد معالجة الكلمات من البيئة من خلال تقليل كمية الأوراق المطلوبة لأداء المهام اليومية (مثل الأرشفة ، وإرسال الرسائل ، وإرسال جداول أعمال الاجتماعات). من خلال إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني الآمن ، يتم تقليل تكلفة الطوابع البريدية والورقية بشكل ملحوظ.
