يتطلب إعداد مراجعة للأداء للموظف أن يقوم المراجع بتضمين معلومات محددة في مستند مكتوب. تجنب تقديم بيانات غامضة أو عامة وآراء شخصية لا يمكن إثباتها. عن طريق الحفاظ على وثيقة مراجعة الأداء محددة وواضحة ، يصبح وثيقة مفيدة يمكن الاحتفاظ بها في ملف الموظفين الموظف ويشار إليها خلال الاستعراض القادم.
الزمن النشط
الكتابة في الفعل النشط هي مفتاح كتابة مراجعة الأداء. عند إدراج الأهداف في فترة المراجعة القادمة ، ابدأ كل هدف من هذه الأهداف بفعل. هذه الصياغة تستدعي الموظف إلى العمل وتخبره بما يجب عليه فعله. تتضمن بعض الأفعال المتوترة النشطة الأساسية في مراجعة الأداء "كاملة" و "إنجاز" و "إنتاج". وفقا لموقع جمعية الخدمة الخارجية الأمريكية ، فإن الكتابة في زمن نشط تقلل من خطر الارتباك في الأهداف والغايات المكتوبة في تقييم الأداء.
تعريف الضمائر
إذا كان سيتم استخدام الضمائر في مراجعة الأداء ، فتأكد من واضح لمن أو ما يشير إليه الضمير. للقيام بذلك ، تأكد من الإشارة إلى المجموعة أو الشخص أو المهمة على وجه التحديد في بداية المراجعة ، واستخدام الضمائر لمجرد الرجوع إليها. تجنب استخدام عدة ضمائر في مراجعة الأداء عندما يمكن استبدالها بأسماء أو مجموعات أو مؤسسات محددة يمكنها توضيح المراجعة.
الأرقام والقياسات
كن محددًا عند تحديد الأهداف. كن محددًا عند الإشارة إلى الإنجازات التي تمت خلال فترة المراجعة السابقة. الرجوع إلى الأرقام كلما أمكن ذلك. لا تستخدم عبارات واسعة مثل "فوق الهدف" دون تعريف الهدف. يؤدي استخدام هدف دقيق إلى جعل المراجعة واضحة ومحددة ، ويحد من فرصة حدوث ارتباك إذا تمت الإشارة إليها عند تقديم الموظف طلبًا للحصول على عرض ترويجي أو طلب زيادة. تقديم أمثلة محددة عند تقديم هذه الأرقام. إن القول بأن أحدهم يؤدي "بمستوى أعلى من المتوقع" هو أقل دقة بكثير من القول بأنها "تجاوزت هدفه المتمثل في إعداد 20 تقريرًا هذا العام من خلال خمسة تقارير ، وهو ما يمثل 25 بالمائة من هدفها المعلن."
تواريخ
استخدم التواريخ في مراجعة الأداء. يجب أن تشير هذه التواريخ إلى مناسبات محددة خلال فترة المراجعة السابقة عند إعطاء الموظف مراجعتها ، مع أمثلة محددة من الأداء الإيجابي أو السلبي. عند تحديد الأهداف ، قم بتضمين تاريخ يجب أن يتم فيه تحقيق الهدف. إذا كان يجب إكمالها قبل نهاية فترة المراجعة الحالية ، فعليك تضمين التاريخ الذي تنتهي فيه فترة المراجعة الحالية. هذا يساعد على توضيح الأهداف وجعلها محددة.
