تعتبر إجراءات المكتب هي المعيار المقبول للقيام بالأعمال التجارية في مكان عمل معين. قد تختلف هذه المعايير اعتمادًا على الصناعة أو حجم العمل أو الموقع الجغرافي أو الاحترافية في المكتب أو حجم الشركة. على سبيل المثال ، ستكون إجراءات المكتب في الممارسة الطبية أو طب الأسنان أو الممارسة القانونية مختلفة كثيرًا عن تلك الموجودة في أعمال البناء أو البيع بالتجزئة أو الاستيراد. ومع ذلك ، هناك بعض "المعايير" لإجراءات المكتب عبر الصناعات.
إجراءات الهاتف
جميع المكاتب تتطلب آداب مهنة ومهذبة. أجب على الهاتف فورًا ، وتحدث بوضوح وبأدب ، ولا تترك مطلقًا مطلقًا أكثر من بضع ثوانٍ دون الرجوع إلى المكالمة - حتى إذا كان كل ما قيل هو "، ما زلت أعمل على طلبك."
خذ رسائل للعمال الذين هم خارج المكتب أو غير متوفر. قم بتسجيل اسم المتصل وتاريخه ووقته ورقم هاتفه بوضوح ، بالإضافة إلى الغرض من المكالمة ، إذا تم تقديم ذلك. عندما يكون نظام البريد الصوتي في مكانه ، اسأل المتصل إذا كان يرغب في ترك بريد صوتي ، ثم نقله إلى نظام البريد الصوتي. من غير المهذب نقل المكالمة دون إبلاغ المتصل قبل النقل.
إدارة السجلات
تختلف خصوصيات إدارة السجلات بشكل كبير من مكتب إلى آخر ، ولكن يجب الحفاظ على تفاصيل جميع العمليات التجارية بطريقة منظمة ومهنية. احتفظ بنسخ من جميع الإيصالات والفواتير وبيانات الحساب وأوامر العمل والمقترحات وتقديرات الوظائف والمراسلات والتقارير وأي مستندات أخرى تنتجها الشركة.
إنشاء ملفات لكل بائع أو حساب عميل أو بيع أو مشروع ، بناءً على مواصفات الشركة. قم بتسمية جميع المجلدات بوضوح ، وقم بإيداعها في مكان يسهل الوصول إليه حيث يمكن استعادته بسرعة عند الحاجة. هذه متطلبات للإدارة السليمة لأي عمل ، بغض النظر عن الصناعة.
مناولة البريد والتوزيع
تختلف إدارة البريد الوارد والصادر عن المكتب ، أيضًا ، ولكن تعامل مع كل البريد كمراسلات مهمة والتعامل معه على وجه السرعة ، وخاصة المراسلات مع العملاء والعملاء.
فتح البريد وتوجيهه إلى الإدارة أو الموظف المختص ، وفقًا لإجراءات الشركة المحددة. لا تفتح مطلقًا بريدًا مختومًا "شخصيًا". إذا كان سيتم فتح البريد الوارد قبل التوزيع ، فقم بوضع مشبك الورق في الجزء الخلفي من المراسلات في حالة الحاجة إلى معلومات العنوان أو المرسل.
قم بتقييم البريد الصادر ، إذا لزم الأمر ، وقم بتثبيت الكمية المناسبة للبريد في الزاوية اليمنى العليا. إذا تم استلام البريد بواسطة شركة بريد ، فقم بوضعه في المكان الصادر والصحيح للانتقاء. إذا تم نقله إلى مكتب البريد المحلي ، فضع كل الحروف في صندوق لسهولة النقل. قم بتعبئة جميع الحزم بشكل آمن وبوضوح لتمييزها للتسليم الصحيح.
أجهزة الكمبيوتر والتكنولوجيا
من المهم ضمان حماية بيانات الكمبيوتر بشكل مناسب في مكتب اليوم الذي يعتمد بشكل كبير على هذه المعلومات. تدرب على إجراءات السلامة الأساسية لحماية ملفات الكمبيوتر والأجهزة.
لحماية المستندات والبرامج ، قم بإنشاء نسخة احتياطية يومية لكافة ملفات الكمبيوتر على موقع إنترنت يوفر هذه الخدمة ، أو على محرك أقراص محمول منفصل أو قرص Zip. كن حذرًا عند تنزيل الملفات والبرامج من الإنترنت. احتفظ ببرمجة الحماية من الفيروسات عند تشغيل الكمبيوتر ، وحافظ على تحديث قاعدة بيانات الفيروسات لأن التهديدات الجديدة تنشأ باستمرار.
حماية الأجهزة مع حامي عرام قوي وموثوق. أوقف تشغيل أجهزة الكمبيوتر في الليل عندما لا يستخدمها أحد ، وافصل أي أجهزة إلكترونية أثناء العواصف الرعدية الشديدة.
